Certos equipamentos e serviços para eventos são fundamentais para produzir feiras, palestras, conferências, simpósios, congressos e outros formatos. Cada ferramenta tem a sua função e contribui para o oferecimento de uma experiência de qualidade aos participantes.
Para os organizadores, é importante conhecer as opções existentes para usarem em suas produções e também analisarem se é viável alugar ou adquirir determinados equipamentos.
Ao longo da publicação iremos falar sobre os equipamentos e serviços mais importantes para produzir eventos e darmos dicas valiosas a respeito. Boa leitura!
10 Equipamento e serviços para eventos que não podem faltar
Se você fosse começar a produzir um evento hoje, quais seriam os equipamentos e serviços que colocaria na lista? Se ficou em dúvida, nós te ajudamos! Veja a seguir quais são os itens que não podem ser esquecidos.
1. Notebooks, tablets e smartphones
Os equipamentos mais básicos para a produção de eventos são os notebooks, tablets e smartphones. É através deles que serão consultados os nomes dos participantes que compraram ingressos, que serão abertos arquivos a serem exibidos no telão, sons etc.
Nem sempre é preciso contar com todos os três, às vezes, um ou dois tipos são o suficiente, tudo depende de cada produção. De qualquer forma, é algo que o produtor já deve ter porque será necessário tanto na fase de preparação quanto durante o evento.
Som
Os equipamentos de sonorização, como caixas acústicas, microfones e mesa de som, também são fundamentais para um evento e influenciam diretamente na qualidade da experiência. Nesse caso, a produção pode tanto ter os seus próprios quanto realizar o aluguel.
No caso de organizadores que realizam eventos de diferentes tipos, o aluguel pode se mostrar mais viável porque permite que se adéque os equipamentos a cada produção. Afinal, cada formato tem necessidades diferentes.
Iluminação
A iluminação também tem uma grande importância, tanto para que o local fique claro nos momentos em que for necessário quanto para dar ênfase a certas apresentações. Mais uma vez, cada organizador de eventos deve avaliar se é viável contar com os próprios equipamentos ou ter fornecedores parceiros.
Gerador de energia
Para ser um organizador de eventos de sucesso não dá para contar com a sorte. É por isso que alugar um gerador de energia é essencial. Se não precisar dele, ótimo, mas se for necessário, irá agradecer por ele estar lá.
Para profissionais que organizam eventos com frequência, é válido analisar a possibilidade de adquirir um. Afinal de contas, o número de usos acabará fazendo valer o investimento.
Projetor
O projetor é um equipamento importante para tornar as apresentações mais interessantes e inclusive é um recurso de apoio utilizado por palestrantes. Através dele podem ser exibidos vídeos, slides com os principais tópicos a serem abordados, entre outros tipos de conteúdo.
Palco
Nem todo espaço de eventos já conta com estrutura de palco. Nesse caso, é preciso contar com um fornecedor parceiro para realizar o aluguel do material e fazer a montagem.
Mobiliário
O aluguel de mesas, cadeiras e outros móveis pode ser necessário dependendo do tipo de evento e do espaço em que irá acontecer. É preciso pensar neles porque, mesmo que não tenham relação direta com o conteúdo, fazem parte da experiência dos participantes e palestrantes.
Existem diversas empresas especializadas em mobiliário para eventos. Vale a dica de realizar uma ampla pesquisa e fechar uma parceria com aquela que cumprir os requisitos que você definir. Assim terá maior facilidade quando precisar desse serviço.
Designer
Um serviço indispensável para produzir um evento de sucesso é o de um designer. Esse profissional irá cuidar de toda a identidade visual da produção, incluindo a logomarca, imagens publicadas nas redes sociais e tudo mais relacionado à comunicação.
Acredite, tentar fazer esses serviços por conta própria não é uma boa ideia. Tenha em mente que o material gráfico é a primeira coisa que as pessoas irão ver referente ao seu evento. Assim, causar uma boa impressão é fundamental.
Social media
Da mesma forma que é preciso contar com os serviços de um designer, o mesmo vale para o social media. Trata-se do profissional especializado em redes sociais, que sabe como criar postagens para engajar o público e conhece ferramentas para converter vendas.
Geralmente, existem agências que oferecem pacotes com os serviços de designer e social media incluídos. Isso é bom tanto no quesito praticidade quanto adequação dos conteúdos escritos e visuais.
Plataforma de venda de ingressos
Mais um serviço que não pode faltar em uma produção de sucesso é a plataforma de venda de ingressos. Afinal, os ingressos de papel fazem parte do passado. O ambiente digital permite que os participantes realizem a compra a qualquer hora e lugar de maneira totalmente segura.
Outras vantagens incluem: acesso a ferramentas que impulsionam a conversão, facilidade para criar o seu evento e iniciar as vendas, venda de ingressos com lugar marcado e muito mais!
Conheça o Lets.events para saber mais sobre todas as vantagens oferecidas!
Equipamentos para eventos: alugar ou comprar?
Agora que já sabe quais são os equipamentos e serviços mais importantes para um evento, vamos falar sobre uma dúvida recorrente entre organizadores: alugar ou comprar?
A verdade é que a resposta para essa pergunta depende, pois cada profissional tem as suas necessidades. Outro ponto importante é que cada evento também necessita de diferentes equipamentos.
Um simples microfone, por exemplo, pode variar de acordo com a produção. Em um evento mais formal pode fazer mais sentido utilizar a versão tradicional, enquanto em outro mais dinâmico, voltado para o público jovem, os mais compactos são os mais indicados.
De modo geral, o aluguel se mostra uma boa opção na maior parte dos casos. Afinal, você paga pelo uso e ainda não precisa se preocupar com manutenção e a defasagem dos equipamentos com o passar do tempo.
No caso dos computadores, smartphones e tablets é interessante o organizador contar com os seus próprios, por serem itens necessários em todas as fases da organização de um evento. E há também o gerador, que, por ser usado em todas as produções, pode ser interessante ter um próprio.
Em se tratando da busca de bons fornecedores, indicamos a leitura de uma postagem em que falamos sobre como escolher o fornecedor ideal.
