A experiência de um evento começa quando as pessoas chegam ao local e ficam esperando para entrar. Por isso, o gerenciamento de filas em eventos é um cuidado importante que a organização deve ter para evitar atrasos e tumultos.
Quando os participantes começam a chegar em maior número, é natural que formem filas. Contar com uma equipe para garantir a organização do lado de fora é o que permitirá que todos possam ser encaminhados para a entrada tranquilamente.
Neste post daremos dicas de como realizar o gerenciamento de filas em eventos sem estresse. Assim, os participantes irão logo no início formar uma opinião positiva sobre a produção e seus organizadores. Vamos lá?
Por que realizar o gerenciamento de filas em eventos?
Em um evento marcado para começar às 14 horas, por exemplo, a partir das 13 é comum que haja um maior fluxo de pessoas. Naturalmente, elas começarão a se posicionar em filas, o que até facilita a organização por ordem de chegada.
Contudo, quando se espera um público considerável, dificilmente todos irão se manter organizados sozinhos. Há o risco de o credenciamento da entrada atrasar, as pessoas perderem a paciência e um tumulto começar.
Sem um bom planejamento, os problemas geram um efeito dominó. Com o atraso da entrada, as atrações também precisam ser reorganizadas, comprometendo todo o cronograma. Assim, se cria um mal-estar com os palestrantes e o público, o que não é nada positivo para a construção de uma imagem de credibilidade no mercado.
Quando se realiza o gerenciamento de filas nos eventos esse risco é reduzido. Afinal, além desse cuidado do lado de fora, toda a equipe está preparada para evitar esses problemas. Dessa forma, o credenciamento flui rapidamente e todos conseguem entrar na hora certa.
7 Dicas de gerenciamento de filas em eventos
Agora que já sabe a importância do gerenciamento de filas em eventos, veja as dicas que preparamos para agilizar a entrada dos participantes e garantir que tudo flua rapidamente.
1. Considere o público esperado
A primeira atitude a ser tomada para o gerenciamento eficaz de filas em eventos é saber qual o público esperado. Para facilitar esse planejamento, oferecer comodidade aos participantes e ter acesso a diversos outros benefícios, a venda de ingressos online é uma ótima opção.
Com a plataforma Lets.events você tem acesso facilitado ao número de ingressos vendidos. Assim, consegue se planejar para receber o público com agilidade e sem que as pessoas precisem passar horas em uma fila.
2. Antecipe a entrada
Com base na informação do número esperado de pessoas, dá para definir um horário de entrada que dê tempo de todos passarem pelo credenciamento. Liberar os participantes para entrarem com algumas horas de antecedência é uma boa opção para evitar atrasos.
Essa antecipação ajuda a desafogar a hora que antecede o início do evento, que é quando a maioria das pessoas chega. Mesmo que apenas uma parte vá mais cedo, já haverá uma redução capaz de facilitar o processo.
3. Utilize sinalização na entrada
A sinalização é extremamente importante em eventos, pois ajuda a informar e organizar. Por isso, invista em placas legíveis e posicionadas em locais de destaque, além de faixas organizadoras de filas.
Se as pessoas já têm uma tendência natural de formarem filas, ao verem a sinalização, elas irão se posicionar de modo organizado. Lembrando que ainda assim é importante contar com membros da equipe passando pela fila orientando e tirando dúvidas.
4. Proporcione conforto para as pessoas da fila
Mesmo que tenha um bom planejamento para a fila andar rápido, é válido proporcionar conforto para as pessoas que estiverem esperando. Para isso, considere o perfil do público e o período do dia em que o evento irá acontecer.
Se for um evento durante o dia, por exemplo, em uma cidade muito quente, posicione a fila em uma área coberta. O mesmo vale para épocas de muita chuva. Cadeiras, água e outras comodidades também ajudam a tornar esse momento mais confortável.
5. Crie equipes para cada etapa da entrada
Uma forma de agilizar a entrada e evitar filas demoradas é criando equipes para cada etapa da entrada. Assim, se tem os responsáveis por manter a fila organizada e tirar dúvidas, os que verificam documentos e ingresso, outros que entregam as credenciais, recolhem doações e encaminham os participantes para dentro do local.
Quando uma mesma equipe fica responsável por muitas tarefas, os processos acabam se tornando lentos. Já da forma que descrevemos se ganha em agilidade, pois os colaboradores conseguem atender mais pessoas em menos tempo.
6. Invista em soluções para mais eficiência na entrada
Hoje, existem muitos recursos capazes de agilizar a entrada em eventos e evitar filas demoradas. Anteriormente falamos sobre a venda de ingressos online, que também proporciona mais rapidez para o credenciamento.
Com o Lets.events você consegue acessar a lista de compradores de ingressos a partir de qualquer dispositivo. Assim fica mais simples conferir os nomes e liberar a entrada de forma muito mais prática do que se a consulta fosse feita em papel.
7. Prepare a equipe para atender com eficiência e cortesia
Além de agilidade, é importante que a equipe esteja preparada para oferecer um atendimento impecável. Para isso, é necessário treinar os colaboradores, deixando claro tudo o que espera deles em cada situação.
Um atendimento cortês ajuda a fortalecer a paciência das pessoas. Assim, mesmo que ocorra uma demora na fila, o fato de ter membros da equipe orientando e lidando com todos de forma gentil evita a criação de uma imagem negativa.
Inclusive, isso vale para todo o staff, tanto da entrada quanto da área do evento. Cada profissional representa a sua empresa, por isso, devem estar preparados para lidar com o público da melhor forma possível.
Conclusão
O gerenciamento de filas em eventos é muito importante, pois se trata do primeiro contato que os participantes terão com a produção. Nesse sentido, é importante que eles encontrem organização e rapidez para que a experiência comece de forma positiva.Se deseja ampliar a experiência positiva também para a compra do ingresso, conte com o Lets.events! Na nossa plataforma os participantes conseguem adquirir os ingressos com segurança e praticidade. Entre em contato e saiba mais!
