Quando você pensa em organização de um evento, quais são as primeiras questões que surgem na sua cabeça?
- Local?
- Data?
- Atrações?
- Preço?
Você consegue identificar o que todas elas têm em comum? Bom, todas essas decisões serão tomadas a partir de um fator essencial para o sucesso do seu negócio: o público.
Para que tudo ocorra como o esperado, é fundamental que todas as etapas do seu planejamento tenham as características do seu público como principal fonte de tomadas de decisão. Para isso, é necessário entender o perfil das pessoas que você deseja que participe do seu evento, conhecer seus hábitos e costumes, criar estratégias de comunicação assertivas, oferecer comodidades, despertar o desejo e claro: atender suas expectativas no dia do evento.
Fazendo tudo isso, você estará colocando em prática uma estratégia conhecida como Gestão de Público, que vai impactar, e muito, no alcance de bons resultados. Vamos ver como conseguir isso? Fique com a gente.
Passo 1 – Antes de tudo, entenda o que é o seu evento.
Cada evento é único, por isso, cabe ao organizador entender todos os fatores que podem impactar no resultado final. Faça uma lista com todos os itens necessários para atender aos seus objetivos. Defina o tamanho do espaço, quantidade de convidados, atrações, fornecedores, opções de bebida e comida e o tamanho das equipes necessárias para executar cada etapa do seu planejamento.
Passo 2 – Conheça o seu público.
Para fazer uma boa gestão de público, é fundamental conhecer a fundo o seu perfil, gostos, costumes, hábitos de compra, necessidades e desejos. Tendo essas informações em mãos, fica mais fácil decidir quais estratégias de comunicação devem ser colocadas em prática para que o seu evento seja um sucesso.
Passo 3 – Planeje!
Fazer uma boa gestão de público só é possível se houver um ótimo planejamento. Com ele, é possível evitar erros como atrasos e não cumprimento de metas, além de trazer mais assertividades para suas ações. Um bom planejamento também vai te auxiliar no atendimento das expectativas dos participantes e na escolha de itens importantes como local, atrações e fornecedores.
Passo 4 – Fique atento à organização.
Para que o seu evento seja um sucesso, é essencial disponibilizar todos os dados imprescindíveis ao público como, por exemplo, local, data, programação, forma de inscrição ou compra de ingressos. É preciso também ficar atento ao seu calendário para que todas essas informações sejam divulgadas no tempo certo, possibilitando a utilização de outras estratégias de vendas como promoções, descontos e viradas de lotes.
Passo 5 – Divulgue!
Com todas as decisões tomadas, é hora de iniciar a divulgação. Tenha como ponto de partida os dados obtidos em suas pesquisas de público e planejamento. Entenda onde os seus clientes estão e vá até eles, com estratégias de comunicação offline e principalmente, online. Aposte em publicações em redes sociais, e-mail marketing e promoções. Lembre-se sempre de compartilhar o máximo de informações que puder para que não ocorra atrasos na entrada no seu evento, por exemplo. Afinal, um dos maiores benefícios da gestão de público é a diminuição de filas.
Passo 6 – Utilize plataformas de venda de ingressos online.
Poder contar com uma plataforma de vendas nos canais digitais é o segredo para uma gestão de público excelente. Além de proporcionar mais comodidade aos seus convidados e ter um espaço para divulgar todas as informações do seu evento, você terá acesso a dados que irão auxiliá-lo na tomada de decisões no dia do evento como, por exemplo, número de participantes que já compraram ingressos, dúvidas que podem surgir e outras situações que podem ocorrer e que acarretem em atrasos na entrada.
Por falar em atrasos, essa é uma boa opção para agilizar o seu check-in. Com uma boa plataforma de gestão de ingressos, você proporciona ao seu público entradas mais organizadas e seguras, garantindo um tempo maior de aproveitamento dentro do seu evento.
Passo 7 – Escolha uma boa equipe de apoio.
Oriente e treine todos os seus funcionários que estarão relacionados com a gestão do público. Em todo evento, é fundamental que o público tenha à sua disposição pessoas preparadas para fornecer e tirar dúvidas, tanto dentro, quanto fora do local. Além da plataforma de gestão de ingressos, é necessário ter uma equipe auxiliando o fluxo de entrada, organizando a lista de convidados e, principalmente, pronta para resolver qualquer tipo de problema que possa surgir.
Passo 8 – Conheça o Lets.events
Gestão de público em eventos não é uma tarefa fácil. Por isso, é preciso ter contato com ferramentas que possam simplificar esse processo e auxiliar da melhor forma possível. Uma das plataformas que se destaca pelo atendimento e pelo serviço é o Lets.events. Clique aqui e converse com um dos seus especialistas em eventos para entender melhor como uma plataforma online pode descomplicar e te ajudar a alcançar todas as suas metas.
