A lista de convidados é uma ferramenta que pode ser utilizada para gerenciar convidados e oferecer cortesias. O organizador pode criar quantas listas quiser e depois mandar o link para os participantes exclusivos. Não é demais?
A melhor parte é que existem várias vantagens em utilizar essa ferramenta, inclusive para eventos on-line. Descubra todas elas neste texto e saiba como organizar as melhores listas!
Quais são as vantagens da lista de convidados?
Mensuração de público, aumento da divulgação, armazenamento de dados… São vários os benefícios que essa ferramenta pode proporcionar para o seu evento on-line. Descubra todas elas e pense já em criar a sua!
Mensuração de público
A lista é usada para a inscrição do seu público. A pessoa interessada consegue incluir o seu nome da lista, assim como consegue retirar, caso não possa mais participar do evento. Dessa forma, você, como organizador, consegue mensurar o público. Isso é fundamental para ter uma noção de quantas pessoas vão participar do seu evento on-line e, se for possível, repensar as estratégias de divulgação.
Agilidade
A confirmação da presença e o check-in no evento são processos feitos pelo organizador, de forma rápida e simples.
Outra grande vantagem é que o organizador do evento não precisa se preocupar em incluir nome por nome, já que eles podem ser incluídos pelos próprios convidados. Os participantes também podem incluir o nome de outras pessoas, respeitando uma quantidade estabelecida por você.
Aumento da divulgação
Normalmente, as listas de convidados ajudam no aumento do alcance de pessoas interessadas em comparecer ao evento, seja ele físico ou on-line.
Conforme o organizador abre uma nova lista, os participantes interessados podem incluir os seus nomes e os dos seus convidados. Portanto, esse é um ótimo incentivo para a divulgação espontânea e para o aumento do número de inscritos no evento.
Armazenamento de informações
As informações dos participantes das listas ficam armazenadas em um banco de dados dos convidados e do próprio evento. Elas são muito importantes para o pós-evento, porque ajudam a verificar o público que compareceu e a medir o seu nível de sucesso.
Lista de espera
Caso as inscrições tenham esgotado, é possível fazer uma lista de interessados para o caso do evento ter novas inscrições.
Como montar a sua lista de convidados?
Você já viu que existem várias vantagens de usar a lista de convidados para eventos on-line, mas como usá-la de forma eficiente? Veja 3 dicas a seguir!
Conheça o público-alvo
Antes de montar a(s) sua(s) lista(s) de convidados, é necessário conhecer o perfil do evento e o público-alvo que ele pretende alcançar. Assim, você consegue selecionar as pessoas possivelmente mais interessadas em comparecer ao seu evento.
Setorize as listas
Se você for criar mais de uma lista, uma boa ideia para organizá-las é dividi-las em categorias, que vão ajudar na identificação do convidado e na reunião de dados pós-evento, para conferir quais listas atraíram um maior número de pessoas.
Para os eventos on-line, existem algumas opções muito interessantes para organizar essa setorização:
- se for um evento com sessões, você pode ter uma lista por sessão (pensando em diferentes horários);
- organizar uma lista de presentes e/ou lista de espera, caso a primeira tenha atingido o limite;
- se tiver ingressos à venda, usar uma lista privada (exclusiva e que só pode ser acessada com um link) para cortesias.
Ofereça diferenciais
Você já viu que a lista aproxima as relações entre os participantes e os organizadores do evento. Que tal oferecer diferenciais para esses convidados vips? Os mimos podem conquistá-los de vez e ajudá-los a fazer uma divulgação espontânea do seu evento.
No caso dos eventos on-line, você pode pensar em enviar um conteúdo extra e especial por e-mail, que só eles terão acesso. Também é possível oferecer descontos em vendas de produtos relacionados ao seu evento, caso exista essa possibilidade.
O importante é reconhecer que, quando você oferece benefícios inesperados, a tendência é deixar os participantes surpresos e lisonjeados, fortalecendo a impressão e a divulgação do seu evento on-line.
Conclusão
Usar a lista de convidados para o seu evento on-line ajuda você a se organizar e a reunir os dados dos participantes. Essas informações podem ser muito úteis na hora de fazer um balanço das informações do seu evento e até mesmo na hora de programar uma próxima edição dele.
Para criar as suas listas, escolha uma plataforma de gestão de eventos on-line com essa funcionalidade 100% vantajosa para você. Nela, você pode definir as características da sua lista, como:
- se ela será pública (qualquer pessoa que tem acesso à página do evento pode participar) ou privada (apenas quem tiver o link de participação consegue acessar);
- se vai possuir limite de participantes;
- se os participantes podem ou não ter convidados adicionais;
- e quando a lista será encerrada.
Como você já viu, uma boa plataforma on-line oferece não só essa, mas outras ferramentas para ajudar na divulgação e nas vendas do seu evento on-line. É o caso desta campanha que oferece condições exclusivas para os organizadores de eventos. Não deixe de conferir!
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