Organizar eventos envolve muitas etapas e tarefas, então é sempre bom contar com recursos que facilitem a organização desses processos. No post de hoje vamos falar sobre o canvas para eventos, uma ferramenta já conhecida no mundo empresarial e que pode ser de grande ajuda nas suas produções.
Uma das grandes vantagens do canvas é o fato de ser bastante simples de usar e entregar excelentes resultados. Com ele fica mais simples descrever o objetivo e o valor do seu evento para as partes interessadas, além dos custos e benefícios esperados, entre outras informações relevantes.
Quer saber mais sobre o canvas para eventos, suas principais vantagens e conferir dicas de como utilizar a ferramenta em suas produções? Continue acompanhando e confira!
O que é canvas para eventos?
Todo projeto precisa ser planejado, no entanto, é importante que as ideias sejam registradas de forma clara e dinâmica, facilitando a ação. Já pensou ter todas as informações relacionadas ao seu evento em um arquivo enorme e cheio de páginas? Nada prático, não é mesmo?
O canvas foi criado para apresentar os dados relevantes do projeto de modo mais organizado e fácil de compreender. Assim, toda a equipe terá acesso a eles e poderá contribuir para alcançar os objetivos e desenvolver outras melhorias.
A ferramenta é formada por nove quadros, em que cada um representa uma informação importante. Para preenchê-los é necessário buscar respostas para perguntas relacionadas, como, por exemplo, entender quem é o público-alvo do evento, a oferta de valor, as fontes de receitas etc.
Quais são as vantagens do canvas para eventos?
O canvas é uma ferramenta criada em 2004 e que rapidamente começou a ser utilizada por grandes empresas, como Amazon, Apple e Google. Sua fama se deve à facilidade de usar, aos resultados que oferece e à possibilidade de aplicar a empresas e projetos dos mais diversos segmentos.
Veja quais são as vantagens que o modelo canvas pode oferecer para os seus eventos.
- É uma ferramenta flexível e fácil de ser compreendida por todos os envolvidos no projeto;
- Facilita a comunicação entre a equipe;
- Possibilita a tomada de decisões de forma coerente com os objetivos do evento;
- Promove uma visão ampla e clara sobre os detalhes do projeto;
- Facilita a gestão financeira do projeto;
- Identificação dos diferenciais do evento;
- Foco em informações objetivas.
Conheça os blocos do canvas para eventos
Para utilizar o canvas para eventos é preciso preencher os 9 blocos que o compõem. Confira dicas de como fazer isso corretamente a seguir.
1. Segmento dos participantes
Este bloco representa o público-alvo do seu evento, ou seja, os perfis de pessoas para os quais a produção será direcionada. Para identificar o público é preciso buscar respostas para as seguintes perguntas:
- Para quem meu evento irá criar valor?
- Quem são os participantes mais importantes?
2. Proposta de valor
Neste bloco é preciso descrever os benefícios que o seu evento irá oferecer aos participantes. Pense em como a sua produção irá se destacar em relação a outras já realizadas.
Perguntas para descobrir a proposta de valor do evento:
- Qual valor irei entregar aos participantes?
- Quais problemas o evento irá ajudá-los a resolver?
3. Canais
O bloco chamado canais é o espaço em que deverão ser descritos os meios pelos quais os participantes irão conhecer a proposta de valor do evento e adquirir ingressos. Isso inclui as redes sociais, anúncios do Google, outdoors, a página de venda na plataforma Lets.events e assim por diante.
4. Relacionamento com participantes
Manter um relacionamento com os participantes é fundamental para atraí-los para o evento. Então, é preciso identificar de que formas essa conexão será construída e fortalecida. Para isso, responda os seguintes questionamentos:
- Que tipo de relacionamento os participantes do evento esperam?
- Como criar vínculos duradouros com eles?
5. Fontes de receita
O objetivo final de um evento é obter receita, então, é preciso identificar quais serão essas fontes. É nesta etapa que será definido o valor dos ingressos e das cotas de patrocínio.
Perguntas para responder:
- Qual valor os participantes em potencial estão dispostos a pagar pelo ingresso?
- Como eles preferem pagar?
6. Recursos-chave para a realização do evento
Identifique quais são os recursos essenciais para que o evento aconteça? Isso inclui equipamentos, métodos e outras ferramentas que farão parte de todas as fases da organização da produção, tanto antes, quanto durante sua realização e depois dela.
7. Atividades-chave
Ligadas aos recursos-chave estão as atividades-chave, que são as ações necessárias para que a proposta de valor seja entregue aos participantes. São exemplos disso:
- Protocolo seguido no credenciamento;
- Periodicidade de limpeza dos banheiros;
- Forma como as atrações irão se apresentar;
- Abordagem da equipe de segurança.
8. Principais parcerias
Quem serão os parceiros que irão contribuir para a realização do evento? Nesse grupo se incluem fornecedores, patrocinadores e prestadores de serviço. Vale destacar que a qualidade das entregas deles irá impactar diretamente na oferta de valor aos participantes.
9. Estrutura de custos
Os custos são uma etapa relevante da realização de um evento. Neste bloco você irá identificar os custos mais importantes, além dos recursos e atividades de valor mais elevado. Assim, será mais simples gerenciar o orçamento e evitar excessos.
Dicas para usar o canvas para eventos
Mais do que preencher corretamente os blocos do canvas para eventos é preciso seguir algumas dicas para que a ferramenta seja usada de forma eficiente, observe a seguir!
- Envolva a sua equipe no preenchimento dos blocos;
- Utilize as redes sociais e pesquisas com o público para conhecer melhor os participantes em potencial;
- Comece a preencher os blocos pelos três aspectos mais relevantes, sendo: segmento de participantes, proposta de valor e fontes de receita;
- Use o canvas para gerar insights e criar diferenciais para o evento;
- Aperfeiçoe os quadros a cada evento realizado.
Gostou de conhecer o canvas para eventos? Agora é só colocar as dicas em prática e utilizar a ferramenta em suas produções!
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