A produção e gestão de eventos de médio e grande porte demandam que o produtor seja extremamente competente e saiba comandar o seu time de forma profissional e clara.
Pense naqueles grandes produtores de sucesso que, no começo, ao abrirem suas próprias produtoras, talvez não contassem com o conhecimento que possuem hoje em dia.
E você? Acredita no seu potencial e na sua capacidade de produzir um evento de sucesso? Então confira este passo a passo para organizar um evento de médio e grande porte. Boa leitura!
Como garantir o sucesso de um evento?
Um planejamento detalhado, com as ferramentas e a equipe certas, é um bom meio de conseguir atingir o sucesso, principalmente no caso de eventos de grande porte.
Isto porque é necessário que o produtor tenha atenção redobrada aos detalhes, para que, ao final, o evento traga retorno financeiro para a casa. Lembre-se que, caso seja um show de um artista “caro”, você pode não conseguir ter lucro, mesmo vendendo todos os ingressos.
Eventos de grande porte, com atrações famosas costumam ter uma produção bastante custosa! Por exemplo: você precisa pagar o cachê do artista e de sua equipe, hospedagem, logística, estrutura do show, aluguel da casa de shows (que, dependendo do porte do evento, pode necessitar de lugares maiores, como estádios e arenas).
Algumas dicas para tornar o seu evento um sucesso são:
- conhecer o público que quer atingir;
- ter claros os objetivos do seu evento;
- definir o local e a data do evento com muita antecedência;
- se atentar ao orçamento;
- analisar todos os dados no pós-eventos;
- contar com uma boa plataforma para a gestão do público, com venda de ingressos elistas de convidados.
Você pode saber mais sobre cada um destes pontos no nosso post com 6 dicas para garantir o sucesso de grandes eventos. É só clicar aqui!
Evite prejuízos em seu evento de médio e grande porte
Um produtor de eventos atento sabe que não pode deixar passar qualquer tipo de detalhe. Mas em muitos casos, pela correria do dia a dia para colocar o evento de pé, algumas coisas podem passar batidas e você nem percebe.
O primeiro passo para evitar prejuízos é ter um orçamento bem definido e um bom planejamento financeiro. Com tudo organizado, você terá uma noção maior dos gastos que o evento gerará e saberá distribuir o orçamento de acordo com as necessidades de cada área.
Outra dica preciosa é se atentar aos mínimos detalhes. A produção de um evento pode até ser extremamente corrida e exaustiva, mas você não pode se dar ao luxo de deixar um detalhe bobo passar e ele acabar gerando grandes problemas no futuro.
Confira se você possui todas as autorizações necessárias para fazer o seu evento acontecer. Caso alguma fique de fora, corra atrás para resolver ou saiba que estará sujeito a ser multado por descumprir a lei e o evento ocorrer sem elas.
Não deixe também de avaliar a qualidade de todos os equipamentos, luzes e toda a parte estrutural usada para o evento. É importante realizar uma verificação minuciosa para evitar que problemas ocorram durante a execução do evento.
Além disso, outra dica é ficar de olho constantemente na quantidade de ingressos vendidos. Assim, é possível entrar em contato com fornecedores de comidas e bebidas e garantir que o estoque de produtos aguente a demanda dos convidados. Não tem nada que deixe o consumidor mais insatisfeito do que a bebida acabar no meio do evento ou estar quente por conta da falta de gelo, por exemplo.
Confira mais dicas em nosso post sobre como garantir a rentabilidade do seu evento!
Monte um cronograma para o seu evento!
Quando se trata de eventos, seja ele de médio ou grande porte, com um cronograma bagunçado ou inexistente, você pode colocar toda a sua produção a perder.
Ao entender que é essencial se organizar para evitar que pequenos tropeços se tornem algo grande no futuro, você compreende o papel essencial que um cronograma bem elaborado tem na produção de um evento. É graças a ele que é possível definir todas as atividades a serem feitas e os prazos delas, para que todos envolvidos possam checar.
Em eventos de grande porte, a sua atenção para o cronograma deve ser triplicada, uma vez que há muitas atividades e detalhes que precisam de prazos para serem resolvidos, como a locação do espaço (eventos grandes tendem a demandar espaços maiores e mais disputados, como estádios para grandes shows, por exemplo), contratação das atrações e muito mais.
Neste nosso post sobre como montar um cronograma perfeito para o seu evento, você pode conhecer mais dicas preciosas!
Como vender seu evento para patrocinadores?
Um ponto-chave na gestão de eventos é a aquisição de patrocinadores. Empresas que topam ajudar nos custos e nas operações do seu evento são muito bem-vindas, mas nem sempre são fáceis de conseguir.
Para que você consiga atrair patrocinadores para o seu evento, existem algumas dicas que podemos te oferecer, por exemplo:
- ser organizado para reunir informações e argumentos e convencer os patrocinadores a associarem suas marcas ao seu evento;
- escolher patrocinadores que tenham fit com o seu evento e que o público seja similar, para que seu evento tenha credibilidade;
- tenha dados de eventos passados para comprovar aos potenciais patrocinadores que suas produções anteriores foram um sucesso;
Quer conhecer mais dicas sobre como atrair patrocinadores? Confira neste nosso post!
Saiba como garantir a segurança das pessoas em seu evento
Quando se trata de um evento de médio e grande porte, as responsabilidades aumentam proporcionalmente ao tamanho do evento. De maneira geral, podemos pensar que existem diversas responsabilidades por parte dos produtores de evento, por exemplo:
- providenciar os alvarás necessários;
- contratar de um time de segurança preparado e que consiga atender à quantidade estimada de presentes no evento;
- controlar a entrada e saída das pessoas do local do evento, garantindo que o acesso seja feito de forma rápida e eficaz;
- garantir que o acesso ao evento e a saída dele sejam feitos sem afetar a integridade física dos frequentadores;
- controlar os objetos que podem entrar com os participantes, como armas, objetos pontiagudos, alimentos não permitidos, bebidas e outros;
- obter uma equipe médica pronta para atuar de forma eficiente de acordo com a quantidade de presentes;
- retirar aqueles que acessaram o evento de forma indevida, seja invadindo ou com ingressos falsos;
- conter tumultos, brigas e outros tipos de aglomeração;
- garantir que, em caso de emergências, a evacuação dos participantes do evento seja feita de forma segura e seguindo as medidas de segurança.
Quer saber de mais informações? Confira tudo nesse post!
Por que utilizar um sistema de listas inteligente em seu evento?
Independentemente do porte do seu evento, é essencial utilizar um sistema de listas inteligente para os participantes. Existem ferramentas voltadas para o gerenciamento destas listas que podem ser uma mão na roda.
A dica aqui é investir em um sistema que automatize processos e dê flexibilidade para você e seus convidados. Assim, é possível organizar diversas listas de uma só vez, como uma lista amiga ou uma lista de descontos (os nomes incluídos pagam um valor menor na bilheteria do evento), uma lista de aniversário, uma lista de cortesias, uma lista de ingressos antecipados…
Com um sistema de listas inteligente, também é possível avaliar se o evento está sendo um sucesso de acordo com a quantidade de pessoas interessadas e que incluíram os seus nomes para participar do evento.
Conheça todos os benefícios de utilizar um sistema de listas inteligente clicando aqui!
Como melhorar a venda dos seus eventos com ingressos on-line?
A venda de ingressos é um dos pontos essenciais para o sucesso de qualquer evento, principalmente os de grande porte, no qual já é um investimento bem mais alto. O pesadelo de qualquer produtor de eventos é que ninguém apareça e ele tenha um prejuízo astronômico.
Se você é um produtor e ainda não conta com a venda de ingressos on-line em seu evento, está na hora de dar os primeiros passos, aproveitar todos os benefícios que esta prática pode trazer e aumentar a lucratividade e a eficiência dos seus eventos!
Ao trabalhar com uma plataforma de venda de ingressos on-line, é possível ter o controle em tempo real de como estão as vendas. Com estas informações, é possível pensar em estratégias, caso as vendas estejam fracas, ou entrar em contato com fornecedores para pedir estoque extra de produtos, caso esteja vendendo acima do esperado.
Saiba mais sobre os benefícios que a venda de ingressos pode trazer para o seu evento neste post!
Conheça as soluções do Lets para a gestão de eventos
Se você está buscando uma plataforma de venda de ingressos on-line, precisa conhecer o Lets.events.
Mas você sabia que o Lets é muito mais que apenas um lugar para vender seus ingressos? Ele conta com funcionalidades para a gestão completa do seu evento.
Com a nossa plataforma, é possível:
- vender ingressos online;
- monitorar as vendas em tempo real;
- impulsionar as vendas;
- aplicar a sustentabilidade em seu evento, sem ingressos impressos;
- facilitar o pagamento;
- utilizar formulários de participação;
- gerenciar listas de convidados;
- e muito mais!
E aí, entendeu o porquê de sermos a sua melhor escolha quando se trata de plataformas para gerenciar todos os convidados de um evento? Então entre no Lets.events para saber mais!
E se tiver qualquer dúvida basta entrar em contato através do Chat Online ou clicar aqui para falar, enviar uma mensagem para um dos nossos especialistas em eventos. E aí, Lets.Go?
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