O simpósio é um tipo de evento que por vezes é confundido com seminários e congressos. Contudo, são formatos distintos e que devem ser aplicados de acordo com o tema abordado, o público-alvo e os objetivos do encontro.
No post de hoje falaremos sobre o simpósio, suas características, diferenças com outras modalidades de eventos, além de dicas de como organizar. Siga a leitura e confira informações para promover simpósios incríveis!
Entenda o que é um simpósio
O simpósio é um evento acadêmico em que são apresentados estudos e abordadas novas técnicas de determinada área do conhecimento. Os participantes são especialistas na área e, portanto, possuem amplo domínio sobre os temas a serem debatidos.
Cada participante tem um tempo para se apresentar e, em seguida, todos debatem sobre o que foi falado. Um ponto importante a ser mencionado é que não costuma haver diferença entre plateia e apresentadores, já que todos são grandes entendidos no assunto.
Uma forma simples de entender o que é um simpósio é imaginá-lo como uma conferência, só que de pequeno porte. Por ser um tipo de evento focado em um único assunto, é realizado em apenas um dia.
Qual a diferença entre simpósio, seminário e congresso?
É comum que as pessoas confundam o simpósio com seminários e congressos. Entretanto, os nomes não são sinônimos e cada modalidade tem as suas próprias características, observe.
Seminário
O seminário tem como objetivo central propor uma discussão sobre determinado assunto. Podemos compará-lo a um debate, especialmente por ter um caráter estritamente oral e por não serem tomadas decisões a respeito do tema.
Diferentemente das palestras, em que apenas uma pessoa fala e as demais assistem, no seminário várias pessoas podem contribuir e compartilhar suas percepções. Especialmente porque possuem conhecimento para tal.
Congresso
O congresso é um tipo de evento acadêmico em que especialistas se reúnem para falar sobre temas do interesse de todos e apresentar novidades. Possui um viés bastante formal, com regulamento próprio.
Geralmente, os congressos acontecem periodicamente. Por isso é comum vermos nomes como: “15º Congresso de…”. Por ser um evento de grande porte, engloba diversos tipos de atividades, que podem incluir mesas-redondas, simpósios, cursos etc.
10 Passos para organizar um simpósio de sucesso
Agora que já sabe o que é um simpósio e a diferença entre ele em relação a seminários e congressos, confira os passos para organizar esse tipo de evento. Por mais que o conteúdo seja o foco, é preciso que todos os detalhes estejam alinhados para que os participantes possam se concentrar nas apresentações.
1. Definição do objetivo e tema
O primeiro passo para organizar um simpósio é definir qual o objetivo do evento e o tema que será abordado. Para isso, é necessário entender o público a ser atingido, considerando o que ele busca. A partir dessa definição, todos os outros passos serão delineados, sempre olhando para o público-alvo.
2. Escolha do local
O local de um evento é uma grande estrela e pode determinar o sucesso ou fracasso do mesmo. É importante que o espaço supra todas as necessidades da produção e dos participantes, além de oferecer conforto e ter uma boa localização.
Dica: caso encontre o espaço perfeito, porém em uma região mais afastada da cidade, verifique as opções de transporte que chegam até lá.
3. Criação da programação
A programação do evento inclui detalhes como data e horário, além dos nomes que irão se apresentar. Para evitar problemas, analise bem o calendário de eventos para o mesmo público para evitar concorrer com outras produções.
Em relação aos especialistas que irão se apresentar, entre em contato com antecedência para garantir que poderão comparecer. Quanto antes fizer isso, mais facilmente poderá realizar ajustes na programação para encaixar as agendas.
4. Conte com uma equipe preparada
Independentemente se o evento é de pequeno, médio ou grande porte, é preciso contar com uma equipe preparada para dar conta de todas as demandas que uma produção do tipo possui.
Delegar certas tarefas permitirá que você, organizador, consiga se dedicar a questões mais estratégicas.
5. Coffee break
Embora o oferecimento de coffee break não seja obrigatório em um simpósio, é uma forma de tornar o evento mais agradável e proporcionar um momento de descontração aos participantes.
Esse é um detalhe que requer bastante atenção, afinal, alimentos necessitam de cuidados especiais, o que inclui desde degustações prévias até local e forma como serão servidos.
6. Divulgação
A divulgação é uma etapa da organização de um evento que merece atenção. Afinal de contas, as pessoas precisam saber que o simpósio irá acontecer para que tenham interesse em participar, certo?
Aqui, vale a dica citada no primeiro passo sobre considerar o público. De modo geral, as redes sociais são ótimos locais para se divulgar um evento. Contudo, levar em conta o público-alvo garante que as estratégias sejam mais direcionadas e as chances de conversão aumentem.
7. Busca de patrocinadores
A busca de patrocinadores é mais um tópico de grande importância, pois são parceiros que irão contribuir para que o evento seja um sucesso. Na hora de realizar a procura, lembre-se de direcioná-la a empresas que, de alguma forma, conversem com o público-alvo, mesmo que não tenham relação com o tema do simpósio.
8. Realização de uma visita técnica no local
A visita técnica é um cuidado que garante que todos os detalhes estejam alinhados para o dia do simpósio. É um momento em que o organizador e os fornecedores se encontram no espaço para combinar os últimos detalhes.
9. Preparação da publicação dos trabalhos
Eventos acadêmicos envolvem a publicação dos trabalhos apresentados nos chamados anais de eventos ou proceedings. Através desses registros, o conteúdo poderá ser posteriormente compartilhado com outros especialistas, contribuindo para a disseminação de informações científicas.
10. Solicitação de feedback dos participantes
Por fim, um passo que deve ser realizado após o simpósio e que não pode ser esquecido é a solicitação de feedback dos participantes. Isso pode ser feito através do envio de um formulário via e-mail com questões de múltipla escolha ou em escala.
Os dados obtidos servirão para que aperfeiçoe certos pontos em suas produções e realize eventos cada vez melhores.Gostou das dicas? Aproveite para conhecer o Lets.events e realizar a venda de ingressos do seu simpósio em uma plataforma descomplicada, segura e que oferece diversas vantagens aos organizadores e participantes de eventos!
