Você já parou para pensar na importância do papel da recepcionista de eventos? Quando os participantes chegam a um evento o primeiro contato que têm é com ela, por isso, precisa ser uma pessoa simpática e que cause uma boa impressão, além de cumprir o seu papel de orientar e encaminhar todos aos seus lugares.
No post de hoje vamos falar sobre esse importante membro da equipe de produção. Siga a leitura para entender exatamente o papel desse profissional, as características que devem ser valorizadas e dicas para contratar os melhores. Vamos começar?
Recepcionista de eventos: o que faz?
A recepcionista de eventos tem como função principal receber os convidados. Dependendo do tipo de produção, outras atividades também podem ficar a cargo dela, como:
- Orientar os participantes sobre o lugar para onde devem se encaminhar (no caso de eventos com lugar marcado);
- Responder perguntas sobre horários de apresentações e fornecer outros tipos de informação;
- Ajudar os palestrantes e outras pessoas que irão se apresentar ao chegarem ao local correto;
- Verificar nomes na lista de participantes e convidados, conferindo os ingressos;
- Resolver possíveis imprevistos da entrada, como um convidado não ter o nome na lista.
Por mais que, à primeira vista, essas atividades pareçam simples, devemos lembrar que tudo isso irá acontecer em meio ao movimento da chegada. Os imprevistos, por exemplo, devem ser resolvidos com agilidade. E a recepcionista precisa cumprir seu papel sempre com um sorriso no rosto e mantendo a calma.
7 Características desejáveis para uma recepcionista de eventos
Para entender melhor a importância da recepcionista de eventos, veja quais são as características que deve valorizar ao contratar uma profissional para essa função.
1. Gostar de trabalhar em contato direto com o público
A característica básica de uma boa recepcionista de eventos é gostar de trabalhar com o público. Afinal, ela estará o tempo todo interagindo com as pessoas. Se não tiver afinidade com a função isso será perceptível para o público e a qualidade do atendimento será comprometida.
2. Ser proativa
Além das funções padrão de uma recepcionista, existem ações que precisam ser realizadas sem que seja possível prever. Se um participante tem um problema com o ingresso, por exemplo, é importante que ela seja proativa para fazer o que for necessário para resolver.
Pessoas que dependem muito de terceiros dando ordens para agir podem não se dar bem nessa função. Afinal, durante o evento, com tantos detalhes a serem cuidados, possivelmente não terá ninguém disponível para supervisionar a recepcionista.
3. Conseguir manter a calma em momentos de estresse
É papel do organizador de eventos e da sua equipe cuidar de todos os detalhes da produção para evitar problemas. Entretanto, ainda assim, imprevistos podem acontecer e é preciso considerar que podem ter participantes que ficarão impacientes e até irritados.
Para evitar transformar um problema em outro maior, a recepcionista deve conseguir manter a calma em momentos de estresse. Assim, conseguirá rapidamente entender a situação e agir para solucioná-la.
4. Boa comunicação
A comunicação é a principal ferramenta de uma recepcionista de eventos. Portanto, ela precisa saber se comunicar bem com as pessoas, entender o que o público diz e transmitir as informações corretamente.
Vale o adendo da importância do bom português. Não é preciso que a profissional use um vocabulário rebuscado, na verdade, isso deve até ser evitado. Basta que consiga se comunicar de forma clara e pronuncie as palavras corretamente.
5. Tratar a todos com gentileza
A gentileza é mais um elemento que não pode faltar nunca na postura de uma recepcionista de eventos. E isso vale para o tratamento direcionado a todos, de participantes a outros profissionais ligados à produção.
Uma pessoa gentil passa uma imagem positiva a todos e faz com que se sintam verdadeiramente bem-vindos no local. Por se tratar de uma função que representa toda a organização do evento, isso é fundamental e deve ser muito valorizado.
6. Dominar todos os detalhes do evento
Uma das funções da recepcionista é tirar dúvidas dos participantes. Para isso, ela precisa dominar todos os detalhes do evento e conhecer os meios para buscar rapidamente as informações que não tiver.
Por isso é tão importante realizar um treinamento prévio com toda a equipe, mais adiante falaremos com detalhes a respeito disso. Afinal, por mais experiente que um profissional seja, é sempre válido informá-lo sobre a postura que espera dele no seu evento especificamente.
7. Cuidar da sua imagem pessoal
Como já mencionamos, a recepcionista representa toda a organização do evento frente ao público, por isso, deve passar uma imagem positiva, especialmente em suas ações.
Contudo, sabemos que o aspecto visual compõe a imagem que uma pessoa passa aos demais. Por essa razão, é preciso que a profissional que vai ocupar essa função esteja usando roupas adequadas e tenha outros cuidados ligados à sua apresentação pessoal.
Dicas para contratar uma recepcionista de eventos
Agora que já sabemos tudo sobre a função de recepcionista de eventos, confira dicas de como contratar a melhor profissional para compor a sua equipe.
Procure em agências especializadas
Dependendo da cidade em que mora, pode ser que encontre facilmente agências especializadas em eventos. Assim, poderá contratar recepcionistas experientes sem grandes dificuldades.
Peça indicações para outros organizadores de eventos
Outra forma de encontrar boas profissionais é pedindo indicação para outros organizadores de eventos. Assim como acontece com indicações de fornecedores, isso aumenta as chances de selar boas parcerias.
Realize um treinamento com a equipe
Independentemente da experiência que a recepcionista que contratar tenha, é muito importante realizar um treinamento. Essa é a melhor maneira de garantir que ela esteja ciente da postura que você espera na sua produção.
Durante esse treinamento, aborde questões como: forma de se comunicar, apresentação pessoal, protocolo para seguir em caso de cada tipo de problema e todas as informações que deve ter para repassar aos participantes.
Dedicar-se à contratação e treinamento de uma recepcionista de eventos é ter a garantia de que sua equipe será representada por uma profissional capacitada para causar a melhor impressão possível aos participantes.
