Propor e organizar um workshop empresarial dentro de uma organização requer análise cautelosa do tema, do interesse do público e, principalmente, da relevância do palestrante. Trata-se de um momento em que os colaboradores sairão de suas respectivas rotinas para se dedicarem a uma atividade extra. Este momento pode ser extremamente produtivo e causar um impacto positivo para os organizadores. Tudo vai depender da organização.
Não quero falhar, por onde começo?
Se você é o responsável pela organização de um workshop empresarial, antes mesmo de entrar nos detalhes e no passo-a-passo, o mais importante é perceber a relevância do tema para o público. Não adianta ter uma estrutura física espetacular, uma carga horária na medida e participantes renomados se o público não tem afinidade com o tema. Logo, antes mesmo de iniciar a organização de fato, faça uma breve pesquisa indispensável: qual o interesse do público-alvo pelo assunto.
Decidido o tema e certo de que é relevante para quem participará do evento, cabe aos organizadores ir atrás de quem falará aos ouvintes. Lembrando que os workshops, ao contrário das palestras, tem um formato mais interativo, onde público e palestrante interagem, debatem os temas, trocam experiências e constroem juntos um evento produtivo. Logo, busque por alguém que tenha habilidade para lidar com pessoas, afinal dominar um assunto é importante, mas não conseguir trabalhá-lo em público pode não ser uma boa pedida no caso de workshops.
Convidado do workshop definido, garanta que o local seja confortável, porém adequado para esse formato de evento, onde a interação é primordial. Para atrair o público certo para esse tipo de evento, garanta que os canais de divulgação estejam de acordo, ou seja, vá atrás de quem de fato tenha interesse pelo tema, seja nos meios digitais ou não.
Quais são de fato as etapas para organizar um evento empresarial?
Seu público, seu sucesso
O público é quem garantirá o sucesso do seu evento. Portanto, garanta que esteja mirando nos participantes certos, e mais que isso, tenha certeza de que o seu público precisa desse workshop, que sairá de lá com novas parcerias, novas ideias e novas oportunidades.
Seu tema, seu guia
Como já foi dito, definir o tema do workshop empresarial é sem dúvidas o primeiro passo. A partir do tema você consegue definir qual posicionamento utilizará, o local e todos os outros passos do planejamento.
Domínio no assunto
Tão relevante quanto o tema é o responsável por ministrar esse workshop. Vá em busca de quem é referência nos assuntos a serem debatidos, até por que o público estará mais disposto a pagar para ouvir quem de fato tem notoriedade e domínio do tema. E mesmo que seja um evento gratuito, lembre-se que sua marca estará atrelada à organização do evento, logo, garanta que os participantes saiam satisfeitos. Para isso, o palestrante precisa ser muito bem escolhido.
O preço certo
Será um evento gratuito? Será pago? Seu público tem condições de fazer esse investimento? Ou melhor, seu público tem interesse em fazer este investimento? Sim, esses questionamentos precisam ser feitos, e analisando um a um você chegará ao investimento ideal para o seu workshop empresarial.
Divulgação e estrutura
Nada sairá do anonimato se você não investir em divulgação. Existem vários canais de comunicação para fazer seu evento chegar ao público alvo. Cabe aos organizadores conhecer esse público para saber onde encontrá-los. Obviamente você não precisa saber de tudo, logo, se for necessário, busque ajuda em agências especializadas em comunicação e marketing para garantir sua divulgação. Caso a verba não lhe permita fazer contratações como essa, mais uma vez reforçamos: estude seu público, descubra os lugares (on e off) que eles frequentam e faça seu workshop chegar até eles. Ah, e claro, não adianta nada levar seu público até o evento se chegando lá eles não terão uma estrutura adequada para recebê-los. Seja uma cadeira, um lanche, equipamentos, cada detalhe faz toda a diferença.
Equipe que trabalha unida, permanece unida
O grande dia chegou, e você pode enfim descansar. Certo? Errado. No dia do evento sua equipe deve estar devidamente treinada, e cabe a você acompanhar se todos estão desenvolvendo bem suas atividades e o mais importante, se os convidados estão satisfeitos.
Seguir o cronograma, fazer pausas em casos de eventos muito longos, proporcionar um coffee-break, são essenciais tanto para não tornar os debates cansativos, quanto para dar a oportunidade de fazer networking. O tema e os palestrantes são muito importantes para atrair público, mas a chance de fazer networking também é um grande atrativo.
Pós evento: uma importante etapa que você deve ficar de olho
Você deve aproveitar o pós evento para estreitar sua relação com os participantes e mais uma vez deixar a lembrança de sua marca viva na memória de todos. Sejam as fotos do evento, comentários dos palestrantes, depoimento dos participantes ou um certificado de participação.
Último, mas não menos importante
Já pensou em como vai garantir as inscrições dos participantes?
Existem ferramentas e plataformas variadas no mercado, mas algumas mais completas e convergentes. No Lets.Events, por exemplo, os organizadores conseguem trabalhar a venda dos ingressos e as listas de convidados em um só lugar. Ele descomplica o seu evento, para que você possa gerenciar múltiplas listas de convidados, analisar seu evento antes dele acontecer, medir a audiência em tempo real e gerar relatórios detalhados.
Agora sim, prontos para organizar um workshop empresarial? Leia atentamente cada passo para nortear as suas decisões. Mas não se iluda, muitas surpresas podem aparecer pelo caminho, só não vale desanimar, pois os resultados são extremamente recompensadores. Bom evento!
