Fazer um planejamento estratégico de eventos é crucial para ter sucesso no setor. Sem estratégia, as ações podem não trazer o resultado esperado, afinal, é preciso criar um plano considerando os objetivos e todo o contexto envolvido.
Em uma produção existem muitos detalhes envolvidos que devem ser encaixados no planejamento. O local, a data, as atrações, a estrutura, a venda dos ingressos, todos esses pontos precisam ser definidos de maneira estratégica.
Quer entender melhor o passo a passo para planejar os seus eventos e torná-los bem sucedidos? Acompanhe a leitura e confira!
Planejamento estratégico de eventos: por que é importante?
O planejamento estratégico de eventos é importante porque não considera apenas a produção em si, mas também todo o contexto. Não dá para realizar um evento sem pensar se a data é a mais interessante, se o local é de fácil acesso aos participantes ou se as atrações escolhidas irão agradar.
Tudo precisa ser pensado, analisado e, a partir disso, decidido. Do contrário, todas as ações serão realizadas no escuro, sem muito controle sobre os resultados. E, convenhamos, não dá para investir dinheiro e envolver patrocinadores em um projeto assim.
Quando tudo é planejado estrategicamente e de modo calculado, as chances de sucesso crescem significativamente. Esse passo inicial também ajuda a transmitir mais confiança aos parceiros em potencial, como patrocinadores e apoiadores.
10 Passos para fazer um planejamento estratégico de eventos
Está pronto para incluir uma boa dose de estratégia no planejamento de eventos? Acredite, se dedicar um pouco mais a essa etapa inicial fará uma grande diferença nos resultados.
Passo 1. Pense no objetivo que deseja alcançar
Para obter sucesso em qualquer projeto é necessário saber os objetivos que pretende alcançar através dele. Em se tratando de um evento, questione-se a respeito das suas pretensões com a produção.
Quer atingir um grande público ou um nicho específico? Será uma produção com apelo mais popular ou exclusivo? Faça essa análise inicial, pois ela irá ajudar a delinear os passos seguintes. Caso seja necessário, poderá alterar as informações mais adiante, no entanto, ter essa base é importante.
Passo 2. Dedique-se à criação do nome do evento
O nome não é um simples detalhe em um evento, pois será a primeira informação da qual as pessoas terão conhecimento sobre ele. Algumas características de um bom nome são: curto, fácil de pronunciar, criativo e relacionado ao tema da produção.
Vamos usar como exemplo o Rock in Rio. Mesmo que, hoje, as atrações não sejam exclusivamente de rock, já fica claro que se trata de um festival musical realizado no Rio de Janeiro. Além disso, o nome é curto e a pronúncia é simples, até mesmo para falantes de outros idiomas.
Passo 3. Pense na melhor data
A definição da data é outro passo que deve ser dado com bastante atenção. Dois pontos de atenção incluem:
- Não ser no mesmo dia de outros eventos voltados para o mesmo público;
- Considerar o clima da época de acordo com o tipo de evento (exemplo: um evento em um parque aquático não deve acontecer em períodos frios).
Passo 4. Defina o público-alvo
Com as informações que terá até aqui, chega o momento de definir o público-alvo. Certos tipos de produção alcançam públicos mais gerais e diversos, como shows, por exemplo. Já outros são voltados para nichos específicos, como profissionais de determinada área, empreendedores, mulheres etc.
Passo 5. Encontre o local mais adequado
Mais um passo para fazer um planejamento estratégico de eventos envolve a busca do local. O espaço precisa comportar o número esperado de participantes de forma segura e toda a estrutura necessária para as apresentações. Além disso, deve ficar em uma região de fácil acesso para evitar que as pessoas deixem de ir por conta da distância.
Passo 6. Liste as possíveis atrações
Estando ciente dos seus objetivos, do nome do evento e do público-alvo, é hora de pensar nas possíveis atrações. Se você não tem o mesmo perfil do nicho que deseja alcançar, peça orientação para pessoas que tenham.
Por exemplo, se for um evento de música voltado para o público jovem, converse com jovens sobre os artistas e gêneros musicais do momento. Realizar pesquisas nas redes sociais também é uma forma interessante de obter informações a respeito.
O mesmo se aplica a eventos voltados para o conhecimento, como feiras, conferências e palestras. Converse com representantes do público-alvo, faça pesquisas online e busque nomes relevantes dentro desse nicho.
Passo 7. Defina um orçamento
Um dos pontos estratégicos da organização de um evento é o orçamento. Afinal de contas, todos os outros detalhes definidos irão gerar custos. A venda de ingressos e o montante pago por patrocinadores deve ser suficiente para custear as despesas e gerar lucros. Então, tudo deve ser definido com cautela para se ter o resultado desejado.
Passo 8. Busque patrocinadores e apoiadores
Os patrocinadores e apoiadores têm um papel fundamental na realização de eventos. Os primeiros entram no projeto através de investimentos financeiros, já os segundos oferecem produtos ou serviços. Ambos o fazem para obter como retorno divulgação e visibilidade para as suas empresas.
Passo 9. Precifique os ingressos
Com as informações sobre o orçamento, patrocinadores e apoiadores, é preciso definir o valor cobrado pelos ingressos. Dependendo do tipo de evento, é interessante criar categorias diferentes, com mais ou menos acesso.
Por exemplo, em shows, o valor dos ingressos é definido por setor do local. Quanto melhor a visibilidade do palco, mais alto é o valor. Essa é uma estratégia para atingir diferentes públicos e atrair um grande número de pessoas.
Passo 10. Planeje a venda dos ingresso
Após a precificação, é preciso planejar como a venda será realizada. Hoje, a compra online faz parte da rotina de muitas pessoas devido a praticidade. Não é preciso se deslocar, basta acessar um site e efetuar a compra em poucos minutos.
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