A organização de eventos envolve diversas ações diferentes, que vão desde o contato com fornecedores ao gerenciamento das finanças. Nesse segundo ponto, a dúvida que muitos organizadores têm é sobre qual é a melhor opção: planilha de controle financeiro ou sistema de gestão?
Neste post iremos falar sobre as duas ferramentas, apresentando as vantagens e desvantagens de cada uma delas. Siga a leitura para obter informações úteis para tomar a melhor decisão para a sua empresa. Vamos começar?
Planilha de controle financeiro e sistema de gestão – Saiba mais!
Não dá para organizar um evento sem realizar um bom controle do orçamento. Afinal, projetos podem envolver custos inesperados e sem uma gestão eficaz há o risco de terminar a produção no vermelho. Mas, qual ferramenta usar para isso?
Existem duas maneiras de realizar a gestão financeira de um evento, que são: usar uma planilha de controle financeiro ou um sistema específico para essa finalidade. Basicamente, a principal diferença é que a primeira requer um pouco mais de trabalho, enquanto o segundo realiza os cálculos de forma automática.
Contudo, a escolha entre uma ou outra opção envolve uma série de outros pontos, que podem ser resumidos na relação entre benefícios e o custo. Enquanto a planilha é uma ferramenta gratuita, os sistemas de gestão são pagos.
Por outro lado, os sistemas oferecem diversas possibilidades de análises, relatórios, além de mais praticidade no dia a dia de uso. Então, cabe a cada organizador de eventos analisar os pontos envolvidos para tomar a melhor decisão para o seu negócio. Mais adiante iremos apresentar informações úteis para levar em consideração.
Por que é importante realizar o controle financeiro na organização de eventos?
Antes de nos aprofundarmos na comparação entre a planilha de controle financeiro e o sistema de gestão, é válido destacarmos a importância desse gerenciamento.
O setor financeiro é o coração de toda empresa, pois é através do bom gerenciamento de recursos que o empreendimento irá funcionar de forma organizada e responsável. Saber exatamente os valores que entram e saem do caixa, definir o orçamento de projetos e pagar as contas em dia estão entre os principais pontos relacionados.
Sem um registro de valores, é impossível controlar as finanças de um empreendimento. Assim, não dá para tomar decisões embasadas na realidade e os riscos de descontrole são muito grandes.
Vale ressaltar que esse registro precisa ser digital, tanto por uma questão de segurança das informações quanto pela eficiência. Anotações em papel, além de pouco práticas, dificultam o gerenciamento e podem mais atrapalhar do que ajudar.
A seguir explicaremos de forma mais detalhada as duas opções existentes para realizar essa importante escolha.
Como funciona uma planilha de controle financeiro?
Uma planilha é um documento digital criado em um software ou plataforma, como é o caso do Excel ou Google Sheets, em que se insere dados financeiros. Esse arquivo pode ser configurado para realizar cálculos e, assim, permitir que o controle seja realizado.
Alguns dos valores que devem ser inseridos incluem: entradas de dinheiro (patrocínios, venda de ingressos, investimento inicial, entre outras); saídas (pagamento de fornecedores e equipe, documentação para realização do evento, segurança etc).
Vantagens
- Há a possibilidade de utilizar um serviço de planilhas gratuito;
- Basta criar o arquivo e começar a usar;
- É possível encontrar modelos prontos apenas para editar e inserir dados;
- Pode ser acessada offline.
Desvantagens
- Nem todos os membros da sua equipe podem estar familiarizados com planilhas ou conhecerem apenas as funções básicas;
- Algumas fórmulas são bastante complexas;
- A organização da planilha toma tempo;
- As informações não ficam seguras pela ausência de backup;
- Maiores chances de erros ao inserir dados manualmente;
- As funções oferecidas são limitadas;
- Se o arquivo for salvo apenas na versão offline poderá ser acessado apenas através de um dispositivo.
Conclusão: é uma opção um tanto quanto limitada, mas que pode ser de grande ajuda se os devidos cuidados forem tomados.
Como funciona um sistema de gestão?
Um sistema de gestão é um tipo de software criado especificamente para o controle financeiro de empresas. Existem versões que funcionam através de computadores e até de smartphones e tablets, o que facilita o trabalho de organizadores de eventos que costumam trabalhar de diferentes lugares.
Vantagens
- Sistema criado especificamente para realizar a gestão financeira de um negócio;
- A interface desse tipo de software costuma ser intuitiva, não sendo necessário ter grandes conhecimentos para utilizar;
- Dados centralizados em um só lugar;
- Realização de análises mais profundas sobre o negócio;
- Possibilidade de acompanhar indicadores relacionados aos custos e lucros.
Desvantagens
- É uma ferramenta paga;
- Risco de adquirir um sistema que não supra todas as necessidades do seu empreendimento.
Conclusão: se o investimento for bem planejado, pode oferecer diversas vantagens.
Planilha de controle financeiro ou sistema de gestão: qual escolher?
Como pudemos ver, a planilha de controle financeiro e o sistema de gestão possuem tanto vantagens quanto desvantagens. Dessa forma, cada organizador de eventos deve fazer uma análise dos dois lados para verificar qual pesa mais considerando a realidade do seu negócio.
Em se tratando de organizadores que estão iniciando a carreira e que, portanto, contem com recursos limitados, a planilha pode ser uma boa ferramenta. Já no caso de profissionais com mais tempo de experiência e uma carreira consolidada, o investimento em um sistema de gestão talvez se mostre mais vantajoso.
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- Mais facilidade para os participantes;
- Possibilidade de parcelamento;
- Realização de eventos híbridos (que combinam presencial e virtual);
- Formulários de inscrição customizáveis;
- Sistema de afiliados para aumentar o volume de conversões;
- Site responsivo que funciona bem em qualquer dispositivo;
- Facilidade para conferir os ingressos no credenciamento;
- Venda de ingressos com lugar marcado;
- Integração com ferramentas de marketing.
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