Quando empresas vão realizar um evento, uma dúvida comum está relacionada a quem será o responsável pela organização. Dessa maneira, geralmente ocorre um impasse entre: produtor interno x agência de eventos.
Não há uma resposta pronta sobre qual é a melhor opção, pois tudo depende dos objetivos que se tem e de outros detalhes. Para tomar uma boa decisão, é válido conhecer as vantagens e desvantagens das duas opções e é exatamente sobre isso que trataremos ao longo da publicação.
Continue a leitura para saber mais sobre essas possibilidades, seus prós e contras, e assim tomar a melhor decisão. Vamos começar?
Entenda o papel do produtor interno e da agência de eventos
Embora os dois tenham o mesmo objetivo, cada um possui expertises diferentes na realização de eventos. Entenda melhor a atuação do produtor interno e da agência de eventos.
Produtor interno
O produtor interno, como o nome indica, é um profissional que faz parte do quadro de funcionários da empresa que irá realizar o evento. Geralmente, um colaborador do marketing ou de outro setor é o escolhido para organizar a produção, ou seja, um profissional que não é exatamente um especialista no setor de eventos.
Vale dizer que a inexperiência não é exatamente uma desvantagem. Trata-se apenas de uma constatação que pode nem fazer diferença no resultado da produção. No entanto, tudo depende do tipo de evento e do que se pretende com ele.
Se a intenção é realizar um evento apenas para funcionários, como uma confraternização ou palestra, possivelmente o produtor interno dará conta do recado. Porém, para produções maiores voltadas para clientes e parceiros, talvez seja importante ter o suporte de alguém mais experiente.
Resumindo, temos:
Vantagens: não é necessário contratar ninguém e o evento será realizado por alguém que conhece profundamente a essência da empresa.
Desvantagens: para projetos de grande porte, a inexperiência do produtor interno pode ser um fator complicador.
Agência de eventos
Companhias que não contam com nenhum colaborador apto a realizar eventos ou mesmo que não tenham disponibilidade para isso podem recorrer a uma agência de eventos. Por ser uma empresa voltada para essa atividade, é uma decisão que tem muitas vantagens.
Agências possuem contatos com fornecedores e expertise em eventos. Desse modo, podem conseguir melhores preços com empresas parceiras e realizar uma produção mais elaborada, que surpreenda os participantes. Por outro lado, há o risco do evento não expressar a essência e os valores da empresa, passando a ideia de uma produção mais comercial.
Resumindo, temos:
Vantagens: contato com fornecedores e expertise em realizar eventos.
Desvantagens: ausência de uma visão mais profunda da empresa e dos seus valores, além da geração de um custo extra.
Produtor interno ou agência de eventos: qual é a melhor escolha?
Como foi possível verificar, tanto o produtor interno quanto a agência de eventos possuem as suas vantagens e desvantagens. Por isso, não é possível responder se um ou outro é a melhor opção, pois tudo depende do tipo de evento e do que se espera dele.
Para produções menores e voltadas apenas para colaboradores, talvez o produtor interno seja suficiente e realize um bom trabalho. Afinal, mesmo que seja necessário tomar várias providências, com um bom planejamento não há muito segredo para tirar as ideias do papel.
Por outro lado, para a realização de algo maior, com um público externo, o suporte de uma agência especializada pode ajudar a transmitir maior credibilidade. Em relação à essência e aos valores da empresa, pode ser criada uma equipe interna para acompanhar o trabalho da agência.
Em vez de escolher um ou outro, unir as duas opções e formar uma equipe maior pode ser a melhor decisão para obter um resultado impecável. Assim, cada lado pode contribuir com a sua expertise e realizar um evento profissional, com ótimos fornecedores e totalmente alinhado com os valores da companhia.
Vantagens da parceria entre produtor interno e agência de eventos
A parceria entre produtor interno e agência de eventos pode ser bastante vantajosa para a empresa. Além dos benefícios que citamos anteriormente, há o aprendizado que os funcionários poderão ter com os profissionais contratados.
Dessa maneira, através das experiências e da observação do trabalho da agência, é possível aperfeiçoar o produtor interno. Se a empresa tiver a intenção de continuar realizando eventos, oferecer cursos a um funcionário pode agregar ainda mais ao processo.
Concluindo, a parceria entre os dois tipos de profissionais pode ser um investimento para realizar eventos cada vez melhores ou para preparar a equipe interna e torná-la autossuficiente na função.
Dicas para uma parceria bem sucedida
Para finalizar, confira dicas para realizar um evento de sucesso através da parceria entre o produtor interno e a agência de eventos.
1. Manter a sinergia da equipe
Em primeiro lugar, é necessário haver sinergia entre a equipe formada pelo produtor interno e os profissionais da agência de eventos. Dessa maneira, o trabalho colaborativo irá fluir com muito mais qualidade.
2. Abertura de ambos os lados para o trabalho em conjunto
Para alcançar a sinergia é preciso que ambos os lados estejam abertos a trabalhar em conjunto. Não dá para, por exemplo, a agência ou o produtor interno quererem centralizar as decisões, a ideia é que todos contribuam.
3. Comunicação clara sobre os objetivos do evento
O produtor interno irá representar os desejos da empresa em relação ao projeto. Então, é necessário que haja uma comunicação clara sobre os objetivos que a companhia tem em relação ao evento.
4. Liberação do produtor interno de outras atividades
Para que o produtor interno consiga se dedicar à organização do evento é importante que seja liberado de outras atividades. O acúmulo de obrigações poderá sobrecarregá-lo, comprometendo sua saúde e os resultados da produção.
5. Contratação de uma agência de eventos experiente
Por fim, é necessário contratar uma agência de eventos realmente experiente. Afinal, é exatamente essa a contribuição dela no projeto. Então, não se concentre em analisar apenas o preço do serviço, considere todo o conjunto.
Agora que você já conhece as funções do produtor interno e da agência de eventos poderá tomar uma decisão mais acertada para organizar produções memoráveis para a sua empresa!
