Você já aplicou a gestão de custos na organização de seu evento? Trata-se de um processo fundamental para um controle financeiro atualizado e muito importante para evitar surpresas indesejadas, como um saldo negativo ao final de todo o trabalho.
A gerência de despesas é responsável por mostrar a verba disponível para o evento, estabelecendo um limite de gastos para cada uma das áreas, como segurança, aluguéis ou limpeza. Desta forma, é possível analisar a necessidade de reduzir custos e quais os caminhos a seguir para que haja uma maior qualidade com o menor impacto financeiro possível.
Mesmo que o seu orçamento não seja limitado, reduzir os custos na gestão do seu evento será quase sempre algo positivo. Não necessariamente significa redução de qualidade no serviço prestado, mas sim otimização do uso da verba disponível.
Não sabe por onde começar? Separamos agora mesmo 4 dicas indispensáveis para ajudar você nessa missão. Confira abaixo!
1. Pesquise fornecedores
O mercado oferece uma grande diversidade de fornecedores para eventos e, muitas vezes, o mesmo serviço pode ser encontrado com orçamentos bastante variados. Por isso, é de extrema importância conhecer o maior número possível de fornecedores antes de fechar negócio.
Para garantir que está fazendo uma boa escolha, não abra mão de uma pesquisa extensa sobre as empresas que trabalham em sua região e oferecem os serviços que você procura. Não se esqueça, ainda, de buscar informações sobre a reputação de cada uma delas.
Seguindo essa dica, você poderá contratar aquela que apresentar serviços de qualidade e com orçamento mais adequado para seu evento.
2. Conheça as prioridades da produção
Se você precisa reduzir custos em eventos, comece sua organização pelas prioridades, ou seja, pelas coisas que são indispensáveis. Dessa maneira você garante que todos os aspectos importantes serão resolvidos dentro do seu orçamento, deixando de lado os gastos mais supérfluos.
Por exemplo, se você está produzindo um show, comece a organização por partes fundamentais, como aluguel de equipamentos de som e luz e contratação de pessoal para fazer a segurança do local.
3. Utilize a tecnologia a seu favor
Em tempos de smartphones, você pode e deve saber usar as tecnologias para ajudar na produção do seu evento, já que elas são ferramentas poderosas e estão a seu favor. Dois exemplos de aplicativos úteis para a gestão de gastos são o Finance e o Moni, ambos gratuitos.
O Finance está disponível para Android e iOS e possui uma interface simples. Ele permite que o usuário registre sua receita e cada gasto e emite gráficos ao final do mês. Já o Moni está disponível apenas para iOS, mas seu diferencial está na possibilidade de fazer observações a cada registro feito.
4. Anote todos os gastos para reduzir custos na gestão do evento
Para aumentar seu controle sobre os custos do evento, é importante anotar cada gasto realizado, por menor que seja. Isso pode ser feito em aplicativos, como já citamos, ou até mesmo em um bloquinho de anotações, para os mais tradicionais. O que importa é não deixar de tomar nota para não esquecer nem um centavo que foi investido.
Essa dica ainda ajudará ao final do evento, caso você precise emitir relatórios de produção, já que permite detalhar minunciosamente os gastos provenientes da organização. Esse passo é fundamental para quem trabalha com eventos recorrentes, pois permite aperfeiçoar seu controle de gastos a cada novo trabalho, gastando cada vez menos em suas produções.
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