Existe um ditado que diz que “o que é combinado não sai caro”. Isso significa que quando as partes combinam previamente as regras de algo que será realizado pode-se evitar muitos problemas. É exatamente esse o objetivo dos regulamentos para eventos, parte importante da organização de um projeto.
Quando os participantes fazem a inscrição sabendo das regras envolvidas, o organizador evita uma série de questões. E isso se aplica a diferentes tipos de produções, de eventos esportivos a shows e palestras.
Quer entender melhor como funciona um regulamento para evento e qual a sua importância? Siga a leitura e tire todas as suas dúvidas!
O que são regulamentos para eventos?
Um regulamento é um conjunto de regras sobre a conduta que as pessoas devem ter em determinado local. No caso de um evento esportivo, por exemplo, o documento irá abordar questões relacionadas à competição, aos prêmios dos ganhadores, atitudes a serem evitadas e assim por diante.
Para eventos em geral, o regulamento pode tratar dos cuidados em relação ao espaço, do que não é permitido, do uso de imagem dos participantes em filmagens, regras para devolução de ingressos, reembolso etc.
Geralmente, o regulamento é apresentado aos participantes no ato da inscrição. Com a venda de ingressos digital, o documento poderá ser exibido na tela, enviado por e-mail ou outras possibilidades. O importante é que os participantes tenham fácil acesso a ele.
Mesmo que apenas uma pequena parcela das pessoas tenha o hábito de ler regulamentos completos é importante fazê-lo para o seu evento. Assim, em um eventual problema, terá como provar que os participantes estavam cientes das regras ou, pelo menos, deveriam estar se tivessem lido e seguido as especificações corretamente.
Por que o regulamento para eventos é importante?
Para entender a importância do regulamento para eventos, vamos usar como exemplo um dos programas de TV mais famosos do país, o Big Brother Brasil. Para manter um grupo de pessoas confinadas por meses em uma casa cheia de câmeras, a Rede Globo precisa definir regras.
Os participantes entram no programa cientes dos seus direitos e deveres. Assim, caso um deles aja de forma contrária ao que determina o regulamento são aplicadas penalizações compatíveis.
Uma falta leve, como o uso incorreto do microfone, pode significar a perda de estalecas (moeda usada no programa para a compra de alimentos). Já faltas mais graves, como uma agressão física, por exemplo, pode levar à expulsão do participante.
Agora, imagine como seria o BBB se não houvesse nenhum tipo de regra. Em uma situação como essa, tanto os participantes quanto a emissora se colocariam em risco de diferentes maneiras. Afinal, não dá para contar com a sorte, especialmente quando se tem várias pessoas envolvidas.
A situação é semelhante em eventos, pois mesmo que sejam situações diferentes, ambas envolvem pessoas em um mesmo ambiente. Sem regras predeterminadas sempre há o risco de as coisas saírem do controle e não se ter uma conduta específica para agir.
Tópicos que não podem faltar em regulamentos para eventos
Agora que você já sabe a importância de elaborar um regulamento para eventos, veja quais são os tópicos que não podem faltar no documento. Por mais que os regulamentos variem de acordo com o tipo de produção, certos pontos são padrão na maioria deles, acompanhe!
Objetivo do evento
Um tópico importante para iniciar o regulamento de um evento é o objetivo da produção. Pode ser promover uma competição esportiva, um curso, uma palestra, um seminário etc. O importante é deixar claro o que as pessoas podem esperar do evento para evitar que sejam criadas expectativas equivocadas.
Programação
A programação é outro tópico de grande importância no regulamento. É uma forma de deixar claro o que os participantes podem esperar, com horários e duração das apresentações. Mencione que pode haver alterações de última hora, motivadas por imprevistos, mas que o previsto é exatamente como consta no documento.
Venda de ingressos
A venda de ingressos deve ser citada no regulamento, com informações sobre o processo de compra, a plataforma utilizada, além dos meios de pagamento e opções de parcelamento.
É necessário abordar questões ligadas a um eventual cancelamento da compra, com detalhes como:
- Prazo máximo para pedir o cancelamento;
- Prazo para solicitação de reembolso;
- Formas para o reembolso ser realizado (depósito em conta ou estorno no cartão de crédito);
- Transferência de titularidade do ingresso.
Detalhes sobre competições e concursos
Se for haver algum tipo de competição ou concurso no evento é necessário especificar as regras que irão definir os ganhadores. Também é preciso citar quais serão os prêmios oferecidos a cada colocado e outros detalhes de acordo com o tipo de competição.
Direitos de imagem
É comum que a organização de eventos capte imagens que serão publicadas nas redes sociais do evento e usadas para fins de publicidade. Nesse caso, é necessário incluir no regulamento uma cláusula em que os participantes fiquem cientes e concordem em ceder os direitos da sua imagem.
Direitos e deveres dos participantes
Para um regulamento detalhado e que não deixe brechas para mal entendidos é válido incluir os direitos e os deveres dos participantes. Isso também dará mais segurança ao público e mostrará que a organização está ciente dos seus deveres.
Emissão de certificado
Eventos acadêmicos costumam emitir certificado para os participantes, o documento pode ser usado para contabilizar horas complementares em cursos universitários. Se esse é o caso da sua produção, especifique como os certificados serão emitidos e enviados, com prazo para que isso seja feito.
Política sobre a coleta e uso de dados
Por fim, é válido especificar como a organização irá coletar e utilizar os dados dos participantes. É fundamental conhecer as suas obrigações como organizador e seguir corretamente o que determina a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Conte com o Lets.events!
Ao utilizar a plataforma Lets.events você pode incluir o regulamento do seu evento na página de venda de ingressos. Assim, os participantes terão acesso facilitado a todas as informações, evitando uma série de questões.
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