A organização de um evento esportivo beneficente demanda atenção para alguns detalhes importantes. No post a seguir, apresentaremos os principais passos para realizar esse tipo de evento com sucesso. Vamos saber mais?
O que é um evento esportivo beneficente?
Eventos beneficentes são aqueles organizados sem fins lucrativos em favor de uma instituição ou causa. Dessa forma, todos os recursos arrecadados são destinados para a causa ou instituição. Podem se beneficiar desse tipo de evento:
- ONG (Organização Não Governamental);
- OSCIP (Organização da Sociedade Civil de Interesse Público);
- Entidade de assistência social;
- Instituto privado;
- Fundação;
- Cooperativa.
Há muitas instituições que se mantêm a partir de doações voluntárias. Um evento esportivo de cunho beneficente pode representar uma forma de assegurar a entrada desses recursos. Existem alguns tipos de eventos beneficentes que podem ser organizados, nesse artigo falaremos especificamente das competições esportivas.
Dicas de como organizar um evento esportivo beneficente
Eventos com finalidade beneficente se diferenciam de outros tipos de eventos. Para que tudo saia como o planejado é essencial trabalhar com planejamento e antecedência. Essa organização meticulosa é essencial para evitar a adição de custos extras ao longo do processo.
Uma vez que o objetivo desse tipo de evento é arrecadar fundos para uma causa ou instituição, é fundamental manter os custos sob controle. Confira a seguir dicas para organizar competições esportivas beneficentes com eficiência e excelentes resultados.
1. Controle financeiro em planilha
A base para organizar um evento beneficente é ter uma planilha de orçamento em que todos os custos serão controlados. Por isso o planejamento é tão importante, pois a partir dele é possível prever os eventuais custos que serão gerados. Ter uma reserva para cobrir eventuais custos extras é interessante, mas tente evitá-los.
A planilha de custos deve ser atualizada sempre que algum produto ou serviço seja adquirido. O ideal é que essa planilha seja acessível a todos os envolvidos na organização de maneira a ser atualizada constantemente. O controle financeiro tem um aspecto ainda mais relevante no contexto de eventos beneficentes.
2. Voluntários
A adesão de voluntários no processo de organização e realização de eventos beneficentes é essencial. Assim um grande custo de produção é eliminado. Tanto as pessoas que defendem diretamente uma causa ou instituição quanto os seus familiares podem ser engajados para atuar como voluntários.
3. Estrutura
O planejamento da estrutura de um evento esportivo deve considerar alguns tópicos. Tudo o que é fundamental para a competição ser realizada deve ser pensado anteriormente. No caso de eventos beneficentes, é importante que essa estrutura seja planejada para ter o menor impacto financeiro possível.
Em linhas gerais, é importante pensar no conforto dos participantes do evento. Numa competição esportiva haverá uma plateia e essa precisará ter acesso a vendedores de bebidas e comida. Inclusive essa venda pode se tornar um fator de reversão de receita para a causa ou instituição beneficiada.
No que se refere, especificamente, a competição esportiva é importante observar alguns pontos como:
- Fornecimento de kits para os competidores (camiseta ou colete, crachá, garrafa de água e barra de cereal);
- Autorização da prefeitura, no caso de corridas pode ser necessário desviar o trânsito ou interditar a área;
- Prêmios que serão concedidos aos vencedores (podem ser doações de parceiros do evento).
4. Venda de ingressos
Um ponto de grande relevância para a organização de um evento esportivo beneficente é a venda de ingressos. Afinal, é através dessa venda que será gerada a maior receita para reverter à causa ou instituição. Além da venda em si, é essencial que os organizadores do evento tenham o controle das inscrições.
A dica para realizar uma venda eficiente e manter o controle dos inscritos é usar a plataforma da Lets.Events. O sistema permite a criação de ingressos com rapidez e a sua venda de forma facilitada e online. Também há o controle das inscrições e o check-in dos competidores.
A ferramenta permite fazer personalizações para a venda de ingressos. Assim, é interessante adotar estratégias de venda de ingressos especiais, aqueles que custam um pouco mais, mas que têm um brinde. Para eventos beneficentes é importante ampliar as possibilidades de ganhos para potencializar a causa.
5. Captação de patrocinadores
Parceiros e patrocinadores contribuem significativamente para que um evento beneficente seja um grande sucesso. Grande parte dos itens necessários para a realização da produção podem ser obtidos sem custos. A ideia é simples, buscar transformar os fornecedores em parceiros.
Alimentos, bebidas, camisetas, crachás, equipamento de som, brindes, registro de filmagem, entre outros itens, podem ser negociados como parceria. Contudo, lembre-se de que patrocínios demandam uma contrapartida. Então, é essencial definir como as marcas dos apoiadores serão apresentadas durante o evento.
Desenvolva um plano de patrocínio e parceria, um material de apresentação para fazer o processo de captação. Assim, as empresas entenderão como sua marca será beneficiada e, dessa forma, terão mais facilidade para decidir pelo apoio. Explicar em detalhes a contrapartida faz a diferença.
6. Divulgação do evento
Uma boa estratégia de divulgação é essencial para que qualquer evento seja um sucesso de público. Os eventos beneficentes demandam ainda mais investimentos em marketing para entregarem os resultados esperados de arrecadação.
A divulgação do evento deve considerar a apresentação da causa ou instituição para o público. A sensibilização da audiência é determinante para haver a aderência.
As pessoas devem entender porque a causa deve ser apoiada e continuar. Uma vantagem desse tipo de evento é ter um público-alvo amplo e diversificado.
Entre os tópicos que devem ser considerados na divulgação de eventos beneficentes, estão:
- Desenvolvimento de materiais gráficos como flyers, banners e imagens para redes sociais;
- Campanha de divulgação nas redes sociais, como Facebook, Instagram, Twitter entre outras;
- Criação de evento no Facebook;
- Distribuição de materiais impressos como flyers e panfletos em pontos estratégicos da cidade;
- Divulgação em mídias off-line como televisão, jornais e revistas;
- Divulgação realizada através da rede de voluntários ligados à instituição ou a causa.
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