Produzir eventos de sucesso envolve mais do que contar com bons fornecedores e cumprir prazos, é preciso ir além. Considerar o design e projeto de eventos poderá transformar a sua produção e torná-la memorável em todas as etapas, do primeiro contato até o pós.
Para profissionais que já atuam no setor há muitos anos, essas estratégias mais novas podem ser vistas como desnecessárias. Contudo, devemos lembrar que hoje a concorrência é muito mais acirrada do que no passado. Assim, é preciso se diferenciar para se destacar.
Siga a leitura para entender o que é design e projeto de eventos e como aplicar isso às suas produções. Vamos começar?
O que é design de eventos?
O processo de construção de uma casa se inicia com a criação de uma planta com todos os detalhes do imóvel. Geralmente, as medidas e características de cada cômodo seguem as necessidades de quem irá morar e das condições do terreno. É considerado como os moradores irão desfrutar da casa para chegar às melhores opções.
O design de eventos cumpre essa mesma função, que é de mapear a experiência dos participantes durante toda a jornada, compreendendo desde a compra do ingresso até após o evento. Dessa maneira fica mais simples definir o tipo de experiência que se deseja oferecer, aumentando as chances de agradar o público.
Ao construir um design e projeto de eventos é possível planejar como os participantes irão vivenciar cada etapa. Esse é o melhor caminho para surpreender, encantar e fidelizar pessoas, fazendo com que queiram participar de edições futuras.
10 Dicas para aplicar o design de eventos aos seus projetos
Deseja transformar o seu evento com design e projeto de eventos? Confira dicas que irão te ajudar a colocar essa estratégia em prática!
1. Faça uma ampla pesquisa sobre o público
A primeira atitude a ser tomada para colocar o design de eventos em prática é conhecer profundamente o público. A melhor maneira de obter todas as informações que precisa é fazendo perguntas.
Crie uma lista com diversos questionamentos que ajudem a mapear o público-alvo. Confira alguns exemplo:
- Quem são os participantes em potencial do evento?
- O que eles buscam ao participar?
- A motivação para participar é positiva ou está apoiada em alguma necessidade?
Não existe certo ou errado, o importante é pensar em questionamentos que façam sentido no contexto do seu projeto.
2. Pense no contexto no qual o evento está inserido
Após pensar nos participantes, é hora de considerar o contexto no qual o evento está inserido. É importante abrir o leque e pensar em diversas situações capazes de impactar a produção.
Considere se há outros eventos próximos voltados para o mesmo público, a melhor e pior coisa que pode acontecer, se há produções que podem servir de inspiração e assim por diante.
3. Defina o objetivo do evento
Por que você está realizando esse evento? Ter um propósito é fundamental para direcionar detalhes do projeto. Uma produção pode ter diferentes objetivos, como: promover um produto, uma marca, uma ou várias empresas, se estabelecer como organizar, entre outras possibilidades.
4. Considere todas as partes interessadas do evento
Um evento tem diferentes partes interessadas, que são pessoas e organizações que desejam que a produção seja bem sucedida. São exemplos: os participantes, os organizadores e os patrocinadores. Essas partes interessadas precisam ser consideradas para que a produção atenda as expectativas delas.
5. Crie personas para os participantes
Além da pesquisa sobre o público que mencionamos na primeira dica, é interessante criar personas que os representem. Basicamente, são personagens que representam as características de pessoas que podem se interessar pelo evento. Isso inclui gênero, faixa etária, profissão, condição social, objetivos profissionais etc.
6. Pense no valor que irá oferecer ao público do evento
Um evento é a prestação de um serviço e envolve que as pessoas invistam seu dinheiro na experiência. Mas, para que elas deem esse passo é preciso pensar no valor que irá oferecer ao público.
Esse valor pode estar relacionado ao entretenimento, à aquisição de conhecimento, ao acesso a oportunidades por meio de networking, entre outras possibilidades.
7. Liste as expectativas das partes interessadas sobre o evento
Depois de saber quais são as partes interessadas no sucesso do evento, é necessário conhecer exatamente o que elas esperam. Os patrocinadores, por exemplo, podem desejar realizar vendas entre os participantes, aumentar o número de seguidores nas redes sociais ou simplesmente fortalecer sua marca.
8. Considere os detalhes que não podem ser alterados
O ideal é que o design de um evento seja feito logo no início, como o primeiro passo a ser executado. Contudo, mesmo assim pode haver detalhes já definidos, como o espaço em que irá acontecer, por exemplo.
Nesse caso, é preciso considerar os detalhes que não podem ser alterados. Assim, todas as outras decisões devem considerar isso, de forma a adaptar o que for possível sem prejudicar os resultados.
9. Defina as métricas que irá usar para acompanhar os resultados
Um detalhe que não pode faltar em um design de eventos são as métricas. É preciso ter formas de medir se os resultados almejados foram alcançados. São exemplos de métricas: aumento do número de seguidores dos patrocinadores, número de ingressos vendidos, notas atribuídas pelos participantes na pesquisa pós-evento etc.
10. Faça um mapa da jornada do participante
Por fim, é importante criar um mapa com a jornada do participante. É basicamente como um passo a passo que mostra como as pessoas ficarão sabendo do evento, o caminho que irão percorrer para comprar o ingresso, a entrada no dia, considerando até o pós.
Esse mapa irá te ajudar a entender como a experiência dos participantes se dará. Dessa maneira, ficará mais simples pensar em melhorias para tornar o evento o melhor possível. Nesta etapa também é possível pensar em formas de inovar.Gostou de saber o que é design e projeto de eventos? Agora é só colocar as dicas em prática e se preparar para realizar produções únicas que surpreendam e encantem o público.
