Fazer listas é uma ótima maneira de se organizar para realizar um projeto, pois auxilia na organização das tarefas. O checklist para eventos é uma ferramenta bastante útil e que facilita a vida do organizador.
Trata-se de uma estratégia simples e eficaz que elimina o peso de ter que memorizar um grande volume de informações. Assim, o profissional consegue se manter mais tranquilo durante todas as etapas por saber que terá um material para consulta sempre que for preciso.
Mais uma vantagem do checklist é que pode ser feito em um aplicativo de gerenciamento de projetos. Desse modo, toda a equipe poderá consultar e acompanhar o andamento das atividades relativas ao evento.
Se você ainda não faz checklists para as suas produções, aproveite para conhecer melhor essa estratégia e começar a desfrutar dos seus benefícios. Siga a leitura para saber mais!
Importância do checklist para eventos
Até mesmo organizadores experientes precisam ter um planejamento para os seus eventos. Afinal, cada produção tem as suas características e certas tarefas comuns a alguns formatos não são necessárias em outros.
Deixar a responsabilidade de lembrar de tudo apenas para a memória, além de ser arriscado, pode contribuir para quadros de estresse e ansiedade. Acredite, ter todas as informações registradas e organizadas transmite mais tranquilidade e dá a sensação de maior controle sobre o próprio trabalho.
O checklist ajuda também em relação aos prazos, para que tudo seja realizado no tempo certo e sem passar apertos nos dias que antecedem o evento. Enfim, só há benefícios ao adotar essa medida que contribui para a realização de produções de primeira.
Itens que um checklist para eventos precisa ter
Já mencionamos que cada formato de evento demanda tarefas diferentes. No entanto, certas ações são padrão e necessárias na maioria das produções. Veja a seguir quais são os itens que não podem faltar no seu checklist para eventos.
Definição do tema, objetivo e nome do evento
Um checklist para eventos deve começar com tópicos relacionados à definição do tema, do objetivo e do nome do evento. Esses três pontos estão interligados, por isso é indicado que sejam definidos juntos.
Identificação do público-alvo
A partir das informações do tópico anterior será possível identificar qual será o público-alvo do evento, ou seja, o perfil de pessoas que poderá se interessar. Esse passo é essencial para definir vários outros detalhes da produção.
Número de participantes
Qual é a sua pretensão como organizador em relação ao evento? Deseja uma produção de pequeno, médio ou grande porte? Ter uma ideia do número esperado de participantes é importante para encontrar um espaço compatível.
Detalhes sobre o orçamento
Chegamos à parte financeira do checklist para eventos, o tópico em que você fará os cálculos para saber quanto a produção irá custar. Essa etapa deve ser realizada com muita atenção e cautela para que o projeto seja lucrativo.
Definição do local e data
As escolhas do local e da data do evento estão interligadas porque é necessário que o espaço esteja disponível para o dia pretendido. Além disso, é preciso verificar se há outras produções na mesma semana, competir com outras produções pode ser bastante arriscado.
Criação de identidade visual e mídias para divulgação
A identidade visual é importantíssima, pois se trata da imagem que ficará gravada na mente das pessoas. É necessário contar com uma logomarca e cores que remetem à atmosfera da produção. Tudo isso deverá estar presente no site, nos perfis das redes sociais e em todo o material de divulgação.
Detalhes sobre a venda de ingressos
Já citamos o tópico financeiro do checklist para eventos e agora é hora de complementá-lo com a definição de detalhes sobre a venda das entradas. O ideal é optar por uma plataforma de venda de ingressos, como o Lets.events. Assim, você transmite confiança aos participantes e ainda tem acesso a funcionalidades que irão facilitar o seu trabalho.
Contato com possíveis patrocinadores
Até aqui já temos diversos detalhes do evento definidos. Então, já dá para apresentar o projeto a possíveis patrocinadores. Monte uma lista com empresas que casem com o evento e seu público, em seguida, agende reuniões e faça a proposta.
Listagem de equipamentos necessários
Quais equipamentos são necessários para a realização do evento? Crie uma lista para não se esquecer de nenhum detalhe!
Solicitação de orçamento para fornecedores
Mais um tópico indispensável para um checklist para evento está relacionado aos fornecedores. É preciso solicitar orçamentos, decidir quais serão os escolhidos e fechar os contratos, observando todas as cláusulas com atenção.
Criação do cronograma do evento
Todo evento que conta com várias atrações e atividades deve ter um cronograma. Para isso, é preciso definir o tempo de duração de cada apresentação e os seus respectivos horários.
Acompanhamento da venda de ingressos
Assim que a venda de ingressos for iniciada é necessário acompanhar os progressos. Desse modo, poderá verificar se as conversões estão no ritmo esperado ou se é preciso mudar alguma estratégia na divulgação.
Treinamento da equipe para o dia do evento
Nas semanas que antecedem o evento é importante marcar reuniões com a equipe. Essa será uma oportunidade para informar os membros do staff sobre detalhes da produção e treiná-los para realizarem um trabalho impecável.
Realização de testes na véspera do dia do evento
Na véspera do evento é válido realizar testes com equipamentos e processos. Esse cuidado evita imprevistos e possibilita a identificação de falhas com tempo hábil para resolvê-las.
Organização para o credenciamento
Qual será a jornada que os participantes farão para entrar no local do evento? Pensar nisso previamente ajuda na criação de processos práticos, que permitam uma entrada tranquila e sem tumultos.
Confecção de relatório pós-evento
Depois da realização do evento, é preciso confeccionar um relatório com todas as informações relevantes sobre a produção. Esse documento servirá para arquivo da sua empresa e também para prestar contas aos apoiadores e fornecedores.
Conclusão
Utilize os tópicos como base para criar o seu próprio checklist. Escolha um local para fazer os registros, como uma planilha online ou sistema para gestão de projetos, monte a sua lista e tenha muito mais tranquilidade e organização para trabalhar. Toque aqui e confira mais artigos sobre organização e gestão de eventos no Blog da Let’s!
