homem preenchendo checklist

Saiba tudo o que um checklist para eventos precisa ter

Fazer listas é uma ótima maneira de se organizar para realizar um projeto, pois auxilia na organização das tarefas. O checklist para eventos é uma ferramenta bastante útil e que facilita a vida do organizador.

Trata-se de uma estratégia simples e eficaz que elimina o peso de ter que memorizar um grande volume de informações. Assim, o profissional consegue se manter mais tranquilo durante todas as etapas por saber que terá um material para consulta sempre que for preciso.

Mais uma vantagem do checklist é que pode ser feito em um aplicativo de gerenciamento de projetos. Desse modo, toda a equipe poderá consultar e acompanhar o andamento das atividades relativas ao evento.

Se você ainda não faz checklists para as suas produções, aproveite para conhecer melhor essa estratégia e começar a desfrutar dos seus benefícios. Siga a leitura para saber mais!

Importância do checklist para eventos

Até mesmo organizadores experientes precisam ter um planejamento para os seus eventos. Afinal, cada produção tem as suas características e certas tarefas comuns a alguns formatos não são necessárias em outros.

Deixar a responsabilidade de lembrar de tudo apenas para a memória, além de ser arriscado, pode contribuir para quadros de estresse e ansiedade. Acredite, ter todas as informações registradas e organizadas transmite mais tranquilidade e dá a sensação de maior controle sobre o próprio trabalho.

O checklist ajuda também em relação aos prazos, para que tudo seja realizado no tempo certo e sem passar apertos nos dias que antecedem o evento. Enfim, só há benefícios ao adotar essa medida que contribui para a realização de produções de primeira.

Itens que um checklist para eventos precisa ter

Já mencionamos que cada formato de evento demanda tarefas diferentes. No entanto, certas ações são padrão e necessárias na maioria das produções. Veja a seguir quais são os itens que não podem faltar no seu checklist para eventos.

Definição do tema, objetivo e nome do evento

Um checklist para eventos deve começar com tópicos relacionados à definição do tema, do objetivo e do nome do evento. Esses três pontos estão interligados, por isso é indicado que sejam definidos juntos.

Identificação do público-alvo

A partir das informações do tópico anterior será possível identificar qual será o público-alvo do evento, ou seja, o perfil de pessoas que poderá se interessar. Esse passo é essencial para definir vários outros detalhes da produção.

Número de participantes

Qual é a sua pretensão como organizador em relação ao evento? Deseja uma produção de pequeno, médio ou grande porte? Ter uma ideia do número esperado de participantes é importante para encontrar um espaço compatível.

Detalhes sobre o orçamento

Chegamos à parte financeira do checklist para eventos, o tópico em que você fará os cálculos para saber quanto a produção irá custar. Essa etapa deve ser realizada com muita atenção e cautela para que o projeto seja lucrativo.

Definição do local e data

As escolhas do local e da data do evento estão interligadas porque é necessário que o espaço esteja disponível para o dia pretendido. Além disso, é preciso verificar se há outras produções na mesma semana, competir com outras produções pode ser bastante arriscado.

Criação de identidade visual e mídias para divulgação

A identidade visual é importantíssima, pois se trata da imagem que ficará gravada na mente das pessoas. É necessário contar com uma logomarca e cores que remetem à atmosfera da produção. Tudo isso deverá estar presente no site, nos perfis das redes sociais e em todo o material de divulgação.

Detalhes sobre a venda de ingressos

Já citamos o tópico financeiro do checklist para eventos e agora é hora de complementá-lo com a definição de detalhes sobre a venda das entradas. O ideal é optar por uma plataforma de venda de ingressos, como o Lets.events. Assim, você transmite confiança aos participantes e ainda tem acesso a funcionalidades que irão facilitar o seu trabalho.

Contato com possíveis patrocinadores

Até aqui já temos diversos detalhes do evento definidos. Então, já dá para apresentar o projeto a possíveis patrocinadores. Monte uma lista com empresas que casem com o evento e seu público, em seguida, agende reuniões e faça a proposta.

Listagem de equipamentos necessários

Quais equipamentos são necessários para a realização do evento? Crie uma lista para não se esquecer de nenhum detalhe!

prancheta com documento de checklist
Fazer listas é uma ótima maneira de se organizar para realizar um projeto.

Solicitação de orçamento para fornecedores

Mais um tópico indispensável para um checklist para evento está relacionado aos fornecedores. É preciso solicitar orçamentos, decidir quais serão os escolhidos e fechar os contratos, observando todas as cláusulas com atenção.

Criação do cronograma do evento

Todo evento que conta com várias atrações e atividades deve ter um cronograma. Para isso, é preciso definir o tempo de duração de cada apresentação e os seus respectivos horários.

Acompanhamento da venda de ingressos

Assim que a venda de ingressos for iniciada é necessário acompanhar os progressos. Desse modo, poderá verificar se as conversões estão no ritmo esperado ou se é preciso mudar alguma estratégia na divulgação.

Treinamento da equipe para o dia do evento

Nas semanas que antecedem o evento é importante marcar reuniões com a equipe. Essa será uma oportunidade para informar os membros do staff sobre detalhes da produção e treiná-los para realizarem um trabalho impecável.

Realização de testes na véspera do dia do evento

Na véspera do evento é válido realizar testes com equipamentos e processos. Esse cuidado evita imprevistos e possibilita a identificação de falhas com tempo hábil para resolvê-las.

Organização para o credenciamento

Qual será a jornada que os participantes farão para entrar no local do evento? Pensar nisso previamente ajuda na criação de processos práticos, que permitam uma entrada tranquila e sem tumultos.

Confecção de relatório pós-evento

Depois da realização do evento, é preciso confeccionar um relatório com todas as informações relevantes sobre a produção. Esse documento servirá para arquivo da sua empresa e também para prestar contas aos apoiadores e fornecedores.

Conclusão

Utilize os tópicos como base para criar o seu próprio checklist. Escolha um local para fazer os registros, como uma planilha online ou sistema para gestão de projetos, monte a sua lista e tenha muito mais tranquilidade e organização para trabalhar. Toque aqui e confira mais artigos sobre organização e gestão de eventos no Blog da Let’s!

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