A produção e organização de um evento requer muitos detalhes. Planejamento e execução em diversas etapas e, claro, todo cuidado com os participantes, afinal você deseja que ele se sinta à vontade e que tenha lembranças positivas do seu evento, não é mesmo?
Pensando nisso, o crachá é um acessório muito importante para auxiliar na organização e recepção dos participantes em um evento. Além disso, ele ajuda nos seguintes aspectos:
- Credenciamento: no ato do credenciamento é importante que o atendente confira as informações do participante para não haver erro de identificação, afinal ninguém gosta de ter o nome escrito de forma errada, não é mesmo? Feito o credenciamento, no check in do evento, o participante recebe o crachá, validando sua entrada, identificando que ele não possui nenhuma pendência perante a organização do evento, seja de acertos financeiros ou informações de dados pessoais;
- Identificação: além de diferenciar que aquele participantes está credenciado de forma correta, o crachá ainda garante a identificação do mesmo. Os crachás podem conter apenas nome; nome e sobrenome; nome, sobrenome e empresa; nome e empresa; e até mesmo apelido, em ambientes mais informais;
- Divisão de setores: quando o evento é dividido por alas ou setores, o crachá pode ter uma excelente função, que é identificar por cores os participantes dos setores correspondentes. Assim, facilita e agiliza o reconhecimento do participante em seu respectivo setor, bem como auxilia os staffs e atendentes;
- Comunicação: o uso do crachá viabiliza uma comunicação mais assertiva, os atendentes e staffs do evento poderão chamar os participantes pelo nome, assim como facilita nos momentos de network ajudando a promover uma conexão mais rápida entre pessoas, sem a necessidade de apresentações formais e troca de informações acerca dos nomes;
- Agilidade: a utilização do crachá pelos participantes do evento auxiliam e agilizam na entrada, assim como na circulação deles durante o evento, não sendo abordados e barrados por staffs e seguranças. A volta dos intervalos também acaba sendo mais rápida, uma vez que todos estarão devidamente identificados, sem a necessidade de uma nova checagem de informações;
- Identificação da equipe: é importante que todos os profissionais envolvidos com o evento estejam com crachá, mesmo que uniformizados, pois garante melhor agilidade na comunicação e rápida identificação nos atendimentos e suportes. Palestrantes e convidados também devem estar devidamente identificados com crachá no evento, assim podem ser evitadas possíveis gafes;
Agora que você já sabe a importância, e como utilizar o crachá agiliza a organização do seu evento, é hora de escolher o tipo.
Afinal, como escolher os melhores modelos de crachás?
Você já viu que o crachá é um item indispensável em seu evento, certo? Agora vamos falar sobre como escolher o modelo ideal.
- Atente-se ao tamanho: o tamanho padrão de crachás para eventos é o formato A6, que tem medidas 10,5 X 14,8. Porém você pode ajustar com seu fornecedor um tamanho que mais se adeque a sua necessidade;
- Tipo de material: é comum usar um papel com uma gramatura de 250 a 300gr, uma espécie de papelão mais fino, ou até material PVC 0,50mm. Lembre-se que o crachá será usado poucas vezes, ou apenas um dia, porém seu material deve ser resistente;
- Cordão: defina se ele será personalizado com sua marca ou cordão simples, faça de acordo com seu orçamento. Além disso, fique atento ao acessório que prende o cordão ao crachá, para que seja viável a utilização dos mesmos;
- Layout: o layout deve ser feito baseado na identidade visual do evento, use logo, slogan, mas cuidado para não poluir muito. Além disso, no crachá deve haver espaço para inserir a identificação do participante.
- Não deixe para última hora: gráficas rápidas costumam fazer a impressão de crachás para eventos, mas é importante que você peça com antecedência para conseguir ver uma amostra e até mesmo fazer os cordões personalizados, que levam mais tempo. Grandes quantidades devem ser feitas por gráficas aptas a atenderem a demanda;
- Busque um bom fornecedor: o crachá pode parecer um material simples, perante a dimensão do evento, mas ele é o primeiro conteúdo físico ao qual o participante tem acesso. Então, além de caprichar no layout busque um bom fornecedor que fará a impressão da forma que seu evento merece, impecável!
E a última dica, e bem legal, é:
- Otimize seu crachá: uma ideia é imprimir o cronograma do evento na parte de trás do crachá, ou colocar o QR Code para a programação, ou ainda, um QR Code para redes sociais, coloque também hashtag para ser compartilhada e qualquer outra informação que contribua com a interação digital no seu evento.
Entendeu a importância e agilidade que um simples crachá pode oferecer para seu evento? Lembre-se que tem pessoas que guardam esse acessório como lembrança de eventos que marcaram sua vida, por isso, torne-se inesquecível
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