A tarefa de organizar um evento não é nada fácil. Mas sempre tem algo que você pode fazer para evitar com que os imprevistos te peguem de surpresa no dia do seu evento.
Planejamento antes de mais nada
Eventualidades acontecem e a gente sabe! Mas muitas delas podem ser antecipadas ou até mesmo evitadas se você tiver um planejamento estratégico bem feito. É preciso supor problemas e traçar soluções. É necessário também em um documento, tudo o que se pretende com aquela evento. Qual o seu objetivo. Todos os contatos importantes. E também tudo o que é necessário para a sua execução, desde decisões a serem tomadas à contratação de pessoal, por exemplo.
Esteja atento ao local
Escolher um lugar que esteja dentro do número previsto de convidados, dentro das normas de segurança e que tenha a ver com seu público, são pontos importantes. Faça uma visita ao local antes de fechar um contrato. Converse com as pessoas ou com seus convidados, para ver se o espaço é realmente adequado. Acompanhe uma visita técnica para checar som, eletricidade, internet, etc. Se for preciso vá no local em uma outra festa, para ver se está tudo ok. Lembre-se que o ambiente, mesmo que terceirizado, faz parte da identidade da festa. Se algo der errado lá, refletirá no seu evento.
Faça um orçamento prévio
Tenha uma lista de todos os itens fundamentais que você precisará investir. Com isso você terá uma visão geral do seu evento, de quanto precisa aplicar financeiramente e quanto precisará de retorno, o que vai ajudar também na precificação do evento, se o mesmo for pago. Veja quanto pode gastar, isso vai te ajudar a definir os tipos de bebida e decoração do evento, por exemplo. Não deixe de incluir taxas necessárias se for garantir segurança e bem estar do seu público. Se for preciso, economize com algum detalhe não tão importante, mas não deixe com que esse tipo de coisa atrapalhe seu planejamento no dia do evento.
Esteja em alerta com alvarás
O prazo para conseguir um alvará varia de uma cidade para outra, mas por segurança peça a preparação entre 40 à 15 dias antes do evento, dependendo do tamanho do mesmo. Os documentos necessários vão depender do tipo de evento, da quantidade de pessoas, do local e da classificação. Antes de separar a papelada e de solicitar licenças, entre em contato com a prefeitura da sua cidade e esteja atento aos pedidos.
Tenha sempre fornecedores de confiança
Caso ainda não tenha um fornecedor de confiança, pesquise bem antes de contratar um. Peça referências. Veja no mercado quem já fez uso dos seus serviços. Pergunte aos seus amigos da área de produção, se aquela pessoa ou empresa é de confiança. Não deixe de saber tudo. Tenha em mente algumas opções e compare orçamentos. Nada de escolher apenas pelo mais barato, leve em consideração as recomendações também. Planeje bem junto com seus fornecedores. Alinhe horários, datas, contato, etc. Ah! E além de ter fornecedores de confiança, tenha sempre uma segunda opção! Imprevistos acontecem, mas você não pode queimar o seu filme por conta de erros de terceiros, certo?
Montando uma equipe de staff de qualidade
Uma boa equipe de staff pode te ajudar a comandar um evento mesmo com milhões de imprevistos. Não os escolha com essa intenção, mas como precisamos prever tudo, é melhor que sejam qualificados! Primeiro liste todo o pessoal necessário de acordo com as atividades que serão executadas e defina quantas pessoas precisará em cada grupo. Se for preciso terceirize alguns serviços e deixe pessoas de confiança gerenciando cada um deles. Planeje junto com as pessoas que estarão no dia do evento e faça treinamentos. É muito importante que todos estejam bem alinhadas para a execução de um bom evento. Mas também para superarem qualquer desafio inesperado.
Divulgação é a alma do negócio
Saiba bem quem é o seu público e defina uma estratégia de comunicação direcionado à ele. Escolha as redes que ele mais frequenta. Pode ser o facebook, o instagram, o whatsapp, ou qualquer outra rede social. Escreva mensagens que tenham a linguagem adequada. Use seu mailing para disparar emails. Tenha uma média de público com listas antecipadas. Isso é um ótimo termômetro para saber se seu evento vai ou não bombar. Não deixe de falar do seu evento, fazer promoções, sorteios, interagir com o público e tudo o que for preciso para se comunicar. A pior coisa é uma festa mal divulgada e sem pessoas no dia do evento.
Esteja com sua lista de convidados bem feita
Tenha uma lista! Isso vale para o seu primeiro evento ou para o milésimo. Se você tem uma lista de pessoas do seu evento passado, você pode usá-la para divulgar o evento atual Caso não tenha, faça para ter uma base de e-mails para as próximas. E não é só isso! Tenha também essa listagem para se organizar no dia do evento. Mesmo que ela não garanta a gratuidade do evento ou grandes descontos, é importante que você saiba a média de pessoas que estarão no seu evento. Uma lista bem estruturada e dividida, faz com sua entrada seja mais simples e rápida! E como a entrada do evento é a primeira impressão – e a que fica -, não deixe com que isso atrapalhe a sua noite, nem a dos seus convidados.
Tenha muito jogo de cintura
E mesmo com todo esse preparo e planejamento prévio de pensar no local do evento, fazer orçamento, estar por dentro das leis, ter cuidados com fornecedores e staff, além da comunicação e lista bem feita, lamento em te dizer mas… os imprevistos ainda podem acontecer!
Isso com produtores de primeira viagem e também com grandes organizadores de eventos. Nos momentos de surpresa, é importante você ter flexibilidade e agilidade nas tomadas de decisão e ter uma boa equipe para te apoiar. Mesmo que você seja surpreendido com uma situação inesperada, não se desespere e tenha muito jogo de cintura.
Não deixe, nunca, com que circunstâncias fora do planejado acabe com seu evento.
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