Organizar um evento exige não só atenção para que tudo dê certo, mas também planejar saídas para as possíveis surpresas ruins. Isso porque há situações de crise que podem acontecer, mesmo com uma organização quase impecável.
Um dos problemas que pode prejudicar seriamente a produção são os convidados indesejados. Eles causam diversos prejuízos que podem causar danos a curto e a longo prazo. Descubra quem são e a melhor maneira de lidar com eles.
Quais são os problemas que convidados indesejados podem causar?
Convidados indesejados podem causar uma série de problemas não só para o momento do evento em si, mas também a longo prazo, prejudicando a imagem da casa e da produção. Entre os principais que ocorrem, estão:
- danos materiais, causando prejuízo nos itens da casa;
- desconforto para os demais convidados, que poderão se retirar do evento antes da hora;
- necessidade de intervenção de seguranças e/ou policiais, causando mal-estar aos demais e exposição negativa para casa e produção;
- prejuízo de imagem para o evento e para a produção, podendo se estender a uma longa crise, dependendo da situação;
- possíveis processos futuros, dependendo do desenrolar da situação.
Esses são apenas alguns exemplos do que pode ocorrer. Em alguns casos podem ocorrer questões mais pontuais ou até mesmo mais graves.
Quais são os tipos de convidados indesejados?
Cada tipo de convidado indesejado terá um perfil diferente. Cada um cometerá ações variadas que demandarão reações diferentes e causarão problemas diferenciados. Conheça os principais deles.
O bêbado
O bêbado é aquele que perde a noção na quantidade de bebida alcoólica ingerida. Muitas vezes pode até mesmo já chegar ao evento embriagado. O seu comportamento irá variar de acordo com o perfil da pessoa quando chega nesse estágio. Há quem fique falastrão, dance loucamente, quem seja extremamente sincero, o que brigue com as pessoas, o que passe mal rapidamente, etc.
O atrasado
É o que chegará bem depois do horário marcado. Para palestras, workshops, minicursos, entre outros, isso pode acarretar em demora para o início do evento, prejudicando todo o cronograma do dia. Em caso de festas, poderá ser a pessoa que insistirá em entrar ainda no prazo da lista amiga, mesmo depois do horário, por exemplo.
O brigão
O brigão é aquele que está disposto a sair aquele dia para arranjar confusão. Seja em discussões com a staff, com convidados ou, até mesmo, chegando a agressão física por motivos totalmente banais.
O que perde o convite
Muitas vezes é obrigatória a apresentação do convite para a entrada no evento. E há aquele que complica para a equipe da produção esquecendo de trazê-lo consigo, sendo necessário checar documento e listas para autorizar a entrada.
O que quer chamar atenção para si
Há aquele que quer o foco das atenções todos para ele. É o que busca o foco das câmeras da cobertura fotográfica, ou então aparecer mais do que os convidados principais e que em alguns casos pode até ofuscar aqueles que seriam o destaque da produção.
Como lidar com eles de forma a não prejudicar a imagem do seu evento?
Lidar com convidados indesejados envolve assertividade e cuidado para saber como lidar com uma pessoa com comportamento ruim sem causar mais mal-estar ou então prejudicar a imagem do evento.
Para quem perde o convite, o ideal é ter uma lista de convidados como backup para agilizar a entrada, sem prejudicar a entrada. Sobre o atrasado, pode-se programar que haverá tolerância apenas de 15 minutos para entrada, sob risco de perder a vaga no curso, workshop ou minicurso.
Os casos mais complicados (o bêbado, brigão e o que quer chamar atenção para si) exigem jogo de cintura. Pode-se pedir para alguém do staff para conversar com a pessoa, deixando claro o incômodo que está sendo causado. Caso não seja atendido, peça para que, com discrição, o segurança convide a pessoa a se retirar. O importante é tentar contornar a situação da melhor forma, tratando o convidado indesejado com respeito o máximo que for permitido.
Convidados indesejados podem prejudicar seriamente a imagem do seu evento e saber como lidar com eles é fundamental para amenizar a situação. Já teve experiências complicadas com essas pessoas? Conte para nós nos comentários.
