Os fornecedores são elementos muito importantes para o sucesso de um evento. Afinal, se eles não realizam as entregas no prazo e não fornecem produtos e serviços de qualidade, toda a programação pode ser comprometida. E você, organizador de eventos, qual é o seu fornecedor ideal? Possui critérios para escolher esses parceiros?
Pensar sobre esse assunto é fundamental para tomar os cuidados certos antes de fechar parcerias e evitar uma série de problemas. Siga a leitura para entender quais características buscar em um fornecedor e, assim, fazer boas escolhas.
A importância do fornecedor para o sucesso de um evento
Um fornecedor é qualquer tipo de empresa que oferece produtos ou serviços que outra pessoa ou empresa não tenha. Em se tratando de produção de eventos, os fornecedores costumam ser: decoradores, empresas de som, de aluguel de mobiliário, fotógrafos, distribuidoras de alimentos e bebidas etc.
Embora os itens fornecidos possam variar em importância considerando sua função no evento, podemos dizer que todos os fornecedores são fundamentais para que tudo saia como o planejado. Nesse sentido, para ter sucesso no setor e evitar problemas, é preciso trabalhar no sentido de construir bons relacionamentos com as empresas parceiras.
8 Dicas para encontrar o fornecedor ideal
Se você deseja fechar boas parcerias, precisa se atentar a alguns aspectos necessários para encontrar empresas confiáveis e que contribuam para o sucesso do seu evento. Confira as dicas!
1. Liste todos os tipos de fornecedores que precisa
O primeiro passo para realizar uma busca organizada é entender exatamente o que está precisando. Dessa forma, faça uma lista com todos os tipos de fornecedores que o seu evento precisa, lembre-se de detalhar tudo.
Com a lista em mãos ficará mais simples planejar os próximos passos sem perder o foco. Inclusive, isso irá facilitar caso encontre empresas que ofereçam mais de um item necessário e também permitirá que tenha maior controle sobre o orçamento definido.
2. Faça pesquisas online
A internet é sempre o meio mais prático de encontrar todo o tipo de serviço e com fornecedores de eventos não é diferente. Entretanto, é preciso considerar que esse será apenas um primeiro passo. Para se precaver de fechar parcerias ruins é preciso se aprofundar um pouco mais para conhecer melhor as empresas.
Algumas formas de se aprofundar nas buscas são:
- Procurar perfis das empresas nas redes sociais, ver fotos e comentários de clientes;
- Considerar os anos de experiência que cada empreendimento tem no setor;
- Verificar se há queixas sobre a empresa em sites de reclamação;
- Analisar o site institucional;
- Verificar os comentários no Google e a classificação dada por antigos clientes.
3. Peça indicações a outros organizadores
Se você tem amigos e conhecidos que também trabalham com organização de eventos, peça indicações. O compartilhamento de experiências anteriores entre profissionais é algo bastante positivo e pode facilitar a procura.
Vale lembrar que é interessante pedir tanto indicações positivas quanto negativas, ou seja, ouvir relatos de fornecedores que não cumpriram o combinado. Nem precisamos dizer que essas empresas devem ser evitadas, certo? Trocar figurinhas com outros organizadores pode te poupar muitas dores de cabeça.
4. Agende reuniões
Após fazer buscas online e pedir indicações a outros organizadores, é hora de entrar em contato com as empresas. Agende reuniões, que podem ser virtuais ou presenciais, dependendo da localização, e comece a analisar cada detalhe.
Tenha sempre em mente que empresas sérias demonstram isso logo no primeiro contato. Da mesma maneira que empreendimentos desorganizados podem dar provas disso também nesse início, seja através de atrasos, mau atendimento e outras situações.
5. Vá a eventos dos quais as empresas forem participar
Se possível, vá a eventos dos quais os seus possíveis fornecedores irão participar. Assim, terá a oportunidade de ver a empresa em ação, o que permitirá que verifique se a qualidade oferecida é a que espera para a sua produção.
6. Visite feiras do setor de eventos
Sempre que tiver a oportunidade, visite feiras do setor de eventos. Assim, poderá se atualizar sobre as últimas tendências do mercado, conhecer novos fornecedores, fazer networking e entrar em contato futuramente para agendar uma reunião.
Para evitar se esquecer de alguma empresa que gostou muito, faça anotações rápidas no celular com sua percepção a respeito. Então, depois, com mais tempo poderá guardar essas informações para usar quando precisar.
7. Evite escolher o primeiro fornecedor que encontrar
Nunca escolha o primeiro fornecedor que encontrar, mesmo que ele pareça excelente. Somente após uma boa pesquisa poderá considerar todos os benefícios oferecidos por cada possível parceiro e, assim, tomar uma decisão com mais confiança e menos riscos.
8. Considere todas as condições envolvidas
Ao fechar negócio com um parceiro é necessário considerar todas as condições envolvidas, como qualidade, reputação, preço, condições de pagamento. Mesmo que não encontre empresas que atendam todos os seus requisitos, conseguirá fazer uma avaliação mais completa, evitando se deixar levar apenas pelo menor preço, por exemplo.
Faça uma boa gestão de fornecedores
Além de se dedicar à busca de empresas parceiras, é necessário realizar uma boa gestão de fornecedores. Isso envolve manter cadastros de cada empresa com a qual fechar negócio e avaliá-las, a fim de verificar se vale a pena continuar contratando-as ou se não cumpriram com algo que foi acordado.
As pesquisas de feedback pós-evento com os participantes podem ser muito bem-vindas nessa avaliação. Portanto, considere a opinião das pessoas sobre seus fornecedores, afinal, o objetivo é sempre oferecer uma boa experiência a elas.
O cadastro de fornecedores deve ser sempre atualizado e contar com os contratos que forem fechados com cada empreendimento. Mesmo que tenha um relacionamento longo com determinados parceiros, jamais deixe de formalizar a contratação por meio de um documento.
Conclusão
Como pôde ver, encontrar o fornecedor ideal não é algo tão simples, mas envolve um esforço fundamental para que o seu evento seja um verdadeiro sucesso. Portanto, se dedique a essa fase para colher bons frutos e encantar os participantes.
Lembre-se de que ao encontrar um bom parceiro poderá contratá-lo em todos os seus eventos. Dessa forma, a dedicação para achar empresas sérias é um investimento que irá facilitar os seus próximos trabalhos.
