Por mais organização que se tenha ao produzir um evento, problemas podem acontecer. Nesses casos, saber como realizar a gestão de crise fará toda a diferença. Afinal, caso não saiba, existem estratégias para contornar imprevistos e também evitá-los.
Vale mencionar que uma crise não precisa, necessariamente, ser um grande escândalo. Trata-se de qualquer problema que comprometa a realização de todas as etapas planejadas. Pode ser a ausência de um equipamento, um atraso, a falta de uma atração etc.
A preparação para lidar com situações adversas possibilita soluções mais rápidas e eficientes. Por isso a gestão de crise é tão importante no setor de eventos. Vamos saber mais sobre o assunto? Acompanhe a leitura e confira!
O que é gestão de crise?
Uma crise é uma ocorrência que pode influenciar negativamente os resultados de uma situação planejada/controlada. Assim, gestão de crise é a preparação para evitar essas ocorrências e agir rapidamente para solucionar se acontecerem.
Se um acontecimento inesperado não é tratado de maneira profissional pela empresa responsável, os danos à sua imagem podem ser muito grandes. Especialmente hoje com as redes sociais, a experiência ruim de um indivíduo pode ser propagada para milhares e até milhões de pessoas. Então é preciso se precaver.
Podemos resumir a gestão de crise como uma segunda chance para consertar algo que, por algum motivo, foi mal administrado e, assim, salvar a reputação da sua marca.
Como a gestão de crise é realizada em eventos?
A gestão de crise em eventos tem três fases: antes, durante e depois. Veja quais são as ações que costumam ser realizadas em cada uma dessas etapas.
Antes
A gestão de crise não entra em cena apenas depois que o problema acontece. Também é realizado um trabalho preventivo antes do evento. Deve ser feita uma análise de todos os riscos envolvidos, com diagnósticos de possíveis situações e um plano para a ação.
Durante
Durante a situação de crise, é convocada uma reunião para definição do papel de cada membro da equipe. São buscadas soluções baseadas no planejamento feito previamente. A comunicação é um fator muito importante nessa situação.
Os fatos devem ser muito bem analisados, a fim de se compreender exatamente o que aconteceu, qual foi a raiz do problema, quem pode ser afetado e como o cenário pode se agravar.
Depois
Após a crise é necessário documentar o ocorrido e as medidas adotadas. O plano de crise deve ser atualizado com as novas informações sobre o que deu ou não certo. Afinal, a cada experiência novas lições podem ser aprendidas, registrá-las poderá ajudar a usar os aprendizados futuramente.
Dicas de gestão de crise para eventos
Agora que já explicamos o que é e como é realizada a gestão de crise em eventos, confira dicas para aplicá-la em seu negócio. Lembrando que são ações mais gerais que deverão ser adaptadas a cada contexto.
1. Definir o comitê de crise
É importante ter definido quem irá formar o comitê de crise. Dessa maneira, se um problema acontecer as pessoas da equipe já saberão quem são os responsáveis por tomarem uma atitude.
Sem essa atribuição prévia, em meio a uma crise, pode acontecer de todos se sentirem perdidos. Isso atrasa a busca por soluções, abrindo espaço para que o problema se agrave.
2. Documentar os critérios usados para determinar uma crise
Cada empresa deve fazer uma pesquisa bastante completa para classificar os tipos e a intensidade das situações que podem ser classificadas como ameaças de crise, incluindo o potencial de gravidade. É preciso que cada organizador tenha seus próprios critérios para definir o que é ou não uma crise dentro da sua realidade.
Um microfone que falha pode ser algo insignificante para um evento de maior porte que conta com vários outros de reserva, pois será resolvido em uma fração de segundos. Por outro lado, para uma produção mais econômica pode representar um problema maior. Conheça o seu cenário e prepare-se para lidar com ele.
3. Estabelecer práticas de monitoramento
Vamos ressaltar, mais uma vez, a importância de cada membro da equipe saber exatamente qual é o seu papel na gestão de crise. Um aspecto importante disso diz respeito ao monitoramento. É preciso ter profissionais monitorando diversas frentes do evento.
Cada um será responsável por uma frente, como estrutura de palco, equipamentos eletrônicos, atrações, redes sociais e assim por diante. Desse modo, conseguirão identificar rapidamente uma potencial crise e agir para evitá-la ou resolver, caso já tenha se concretizado.
4. Definir o porta-voz em caso de crise
Certos tipos de crise podem ser resolvidos rapidamente nos bastidores. No entanto, em outros casos é necessário informar o público e as empresas parceiras. Para isso, é válido contar com um porta-voz, uma pessoa preparada para transmitir a informação com serenidade e confiança.
Dependendo do porte do evento, é importante que essa pessoa passe por um processo de media training. Isso significa ser treinada para falar com veículos de imprensa, passando as informações com objetividade e confiança. O porta-voz também pode ficar incumbido de criar comunicados para as redes sociais do evento, se for necessário, ou até aparecer em vídeos.
5. Criar uma lista de contatos-chave para crises
Dependendo do tipo de crise, será necessário entrar em contato com empresas e profissionais específicos para solucionar o problema. Para ganhar tempo é preciso ter uma lista com contatos-chave.
A seleção desses contatos poderá ser feita no início do planejamento, com a identificação de situações em potencial. São exemplos: autoridades (para casos mais graves), chaveiros, eletricistas, equipe de apoio, assistência médica etc.
6. Realizar simulações
Por fim, pode ser interessante realizar simulações de certos tipos de ocorrência, como incêndio, atraso no credenciamento, ausência de um palestrante, entre outras. As simulações dão mais confiança para a equipe agir se algo, de fato, acontecer.
Conclusão
A gestão de crise é uma importante medida para o sucesso de um evento. Mesmo que os planos não precisem ser colocados em prática, o fato de existirem darão mais confiança a toda a equipe. Inclusive, o sucesso desse gerenciamento é medido exatamente através da prevenção. Toque aqui e confira mais artigos sobre organização e gestão de eventos no Blog da Let’s!
