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LGPD de patrocinadores: o que organizadores de eventos precisam saber?

Você já está atento à nova legislação sobre proteção de dados pessoais? Esse é um cuidado fundamental para organizadores de eventos, afinal, é preciso manter a segurança das informações dos participantes. No post de hoje vamos falar sobre a LGPD de patrocinadores, ou seja, a lei aplicada às empresas parceiras da produção.

É muito comum que os patrocinadores tenham acesso aos dados dos participantes de eventos para conceder brindes, descontos, entre outros motivos. No entanto, eles não podem ser simplesmente compartilhados sem a permissão de seus proprietários, é preciso seguir alguns cuidados específicos.

Vamos entender melhor os detalhes relacionados à LGPD de fornecedores? Continue a leitura e tire as suas dúvidas sobre o assunto!

LGPD de patrocinadores: como se relacionam?

LGPD é a sigla para a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Ela foi aprovada em 2018 e as empresas tiveram em torno de três anos para se adaptarem, pois as punições começaram a ser aplicadas em 2021.

O objetivo da legislação é regulamentar a forma como as empresas lidam e gerenciam os dados dos seus clientes. Afinal, as informações pessoais dos indivíduos pertencem a eles e precisam ser preservadas.

Certos tipos de dados, em especial, como orientação sexual, informações de saúde, renda, religião e outros, são tidos como sensíveis pelo risco de serem usadas como motivos para discriminação. Por isso, as organizações que têm acesso a essas informações devem tratá-las com a máxima responsabilidade.

Mas como os patrocinadores de eventos se encaixam nisso? Como explicamos no início, é comum que organizadores compartilhem informações dos participantes com as empresas apoiadoras para fins diversos. E é necessário verificar como essas instituições cuidam desses dados.

Em um eventual vazamento de dados, empresas parceiras respondem solidariamente com a acusada. Isso significa que todos serão responsabilizados pela infração, mesmo aquele que não cometeu a infração diretamente. Dessa forma, a melhor maneira de evitar as sanções é se unir a empreendimentos que seguem corretamente a LGPD.

Cuidados que devem ser tomados com a LGPD e patrocinadores

Se você deseja seguir corretamente a LGPD em relação aos patrocinadores, veja algumas dicas fundamentais para seguir.

Atenção para a coleta de dados

Antes de pensar nos cuidados que os patrocinadores deverão ter com os dados dos participantes é preciso pensar na coleta. Uma das premissas da LGPD é que os proprietários dos dados saibam exatamente como suas informações pessoais serão tratadas.

Isso inclui o compartilhamento com terceiros e as medidas de segurança para evitar vazamentos. Dessa maneira, é preciso que no formulário de inscrição os participantes sejam informados sobre o compartilhamento com patrocinadores. Assim, eles poderão assinalar se autorizam ou não o processo.

Relação de transparência dos patrocinadores

Se a sua empresa não tomar os devidos cuidados com as informações pessoais dos participantes, estará colocando os patrocinadores em risco. Em uma eventual sanção, as empresas parceiras também poderão ser punidas. Então, se deseja manter as parcerias, construa relações de transparência.

Inclua menções ao compartilhamento de dados no contrato

Para manter bons relacionamentos com os patrocinadores dos seus eventos, inclua menções à proteção e ao compartilhamento de dados no contrato. Assim, todos os detalhes ficarão acordados entre as partes, evitando desentendimentos.

Inclusive, esse cuidado será bem avaliado por empresas sérias que buscam sempre agir respeitando a lei. Dessa forma, isso servirá como mais um motivo para aceitarem a proposta e apoiem o projeto.

Combine com os patrocinadores como será o envio de ofertas por email

Um uso comum para os dados dos participantes de eventos é o envio de ofertas por email pelos patrocinadores. E é importante combinar com as empresas parceiras como isso será feito.

Em primeiro lugar, os participantes devem autorizar o compartilhamento e o envio. Além disso, eles precisam ter facilidade para mudar de ideia e cancelar esse recebimento. É de praxe que os emails venham com um link no rodapé para descadastramento.

Afinal de contas, a estratégia de email marketing apenas traz bons resultados se as mensagens forem bem recebidas. Do contrário, é provável que a pessoa se irrite com a marca e marque como spam.

email dados
É muito comum que os patrocinadores tenham acesso aos dados dos participantes de eventos.

Suporte jurídico

A LGPD é uma lei e, como tal, tem detalhes que podem não ser tão simples de entender. Para evitar dúvidas e interpretações equivocadas, é importante contar com suporte jurídico.

Na realidade, isso é necessário para lidar com contratos em geral. Se ainda não tem um profissional do direito te auxiliando nisso, encontre alguém o quanto antes e peça orientação sobre a LGPD de patrocinadores.

Transparência sempre!

A transparência é a chave para cumprir a LGPD e manter bons relacionamentos com os patrocinadores e os participantes dos seus eventos. Por isso, forneça as informações necessárias sempre com muita clareza, seja nos termos para inscrição, na política de privacidade e nos contratos.

Essa postura transmitirá mais segurança a todos os envolvidos nas suas produções, ajudando a evitar problemas. Lembre-se que fazer a coisa certa sempre exige um pouco mais de dedicação, no entanto, esse esforço é recompensado através da construção de uma imagem de credibilidade no mercado.

O que acontece se a LGPD de patrocinadores não for cumprida?

Como já mencionado, empresas que compartilham dados com outras organizações respondem solidariamente em um eventual vazamento. Simplificando, ambas são responsabilizadas. Veja quais são as possíveis consequências que o seu empreendimento poderá ter se um dos patrocinadores não seguir a LGPD.

  • Recebimento de uma advertência com prazo para tomar as medidas necessárias para adequar os processos à legislação;
  • Impedimento para utilizar os dados até regularização a forma como são tratados;
  • Até seis meses de suspensão sem acesso aos dados que não foram corretamente gerenciados;
  • Proibição total ou parcial para realizar os eventos relacionados aos dados em questão;
  • Pagamento de multa, que pode ser simples ou diária, equivalente a até 2% do faturamento total.

Conclusão

A LGPD de patrocinadores envolve uma série de cuidados fundamentais para que os seus eventos sigam as determinações legais e os dados dos participantes sejam tratados com responsabilidade.

Se alguma empresa se recusar a adotar as medidas necessárias, repense a parceria. Afinal, o risco certamente não valerá a pena.

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