Organizar eventos não se resume a lidar com fornecedores e patrocinadores, existem outras atividades que fazem parte do processo. Saber liderar uma equipe, por exemplo, é extremamente importante para obter bons resultados.
Afinal, não dá para realizar uma produção sozinho, é preciso contar com a colaboração de profissionais que irão atuar no credenciamento, na limpeza e em várias outras frentes. Organizadores que sabem gerenciar o seu staff da forma certa adquirem diferenciais para os seus eventos.
Vamos entender qual é a forma correta de liderar uma equipe? Siga a leitura e confira as dicas que preparamos!
Importância da liderança para um evento de sucesso
No mercado de eventos, é bastante comum que os organizadores montem uma nova equipe a cada produção, contratando profissionais freelancers. Há os casos também em que existe um time fixo, sendo contratados reforços conforme necessário para cada projeto.
Nas duas situações será preciso lidar com pessoas praticamente desconhecidas ou, pelo menos, com as quais não se convive frequentemente. Em um primeiro momento, isso acaba dificultando um pouco a gestão da equipe, no entanto, existem maneiras de contornar essa barreira e obter excelentes resultados.
Quando o organizador reconhece a importância da liderança e assume essa postura, as coisas fluem com mais harmonia. Dessa forma, é possível contar com um time coeso e engajado trabalhando em prol do sucesso do evento.
10 Dicas para liderar uma equipe de evento
Mas como uma equipe deve ser liderada nas situações que mencionamos anteriormente? Confira as dicas que preparamos e veja como conduzir os profissionais para extrair o melhor de cada um e incentivar o trabalho em grupo.
1. Mantenha bons relacionamentos com os profissionais freelancers
Se costuma contratar os colaboradores dos seus eventos por projeto, procure manter bons relacionamentos com eles. Isso é interessante para os dois lados, porque irá facilitar a contratação para você e mantê-los informados sobre oportunidades.
Mesmo que não haja uma relação empregatícia, isso irá facilitar a liderança. Afinal de contas, terá um staff formado por pessoas com as quais já trabalhou antes, que sabe quais são as maiores qualidades e pontos a melhorar.
2. Comece o planejamento com antecedência
Se deseja realmente liderar a equipe para que o evento seja um sucesso, comece o planejamento com antecedência. Não dá para contratar pessoas em um dia para trabalhar no outro. Com mais tempo pela frente é possível realizar reuniões, treinar os profissionais e tirar todas as dúvidas que eles possam ter.
3. Tenha clareza ao definir os papéis
Embora certas funções possam ser revezadas, o ideal é que cada membro da equipe saiba exatamente qual é o seu papel no projeto. Dessa forma, irão se preparar para aquela atividade, sentindo mais segurança para realizá-la. Isso facilita também no dia do evento, pois todos saberão se encaminhar para o local correto.
4. Realize um treinamento geral
Os treinamentos são muito importantes se você deseja que o seu evento seja um sucesso. Seja para atividades como credenciamento, verificação dos ingressos na plataforma de eventos, atendimento na praça de alimentação, entre outras, a preparação traz mais confiança ao time.
Esse encontro é uma oportunidade para treinar os profissionais e apresentá-los uns aos outros. Lembre-se que o entrosamento entre eles também é um fator que impacta no desempenho geral.
5. Crie planos alternativos para imprevistos
Imprevistos podem acontecer até no mais organizado dos projetos e a melhor forma de lidar com eles é estando preparado. Desse modo, os membros da equipe não terão medo de situações adversas, pois saberão exatamente como agir. Inclusive, essa confiança servirá também como prevenção de problemas.
6. Mantenha um canal direto de comunicação
A comunicação é a ferramenta que une as pessoas e permite a conexão entre elas. Portanto, mantenha sempre um canal direto para se comunicar com toda a equipe. Se, por acaso, você não puder atendê-los em algum momento durante a realização do evento, defina alguém com quem possam falar.
Acredite, definir previamente os detalhes relacionados à comunicação pode poupar o seu projeto de muitos problemas. Então, vale a pena se dedicar um pouco mais antes para que tudo transcorra sem estresse.
7. Defina metas de acordo com cada função
Metas são indispensáveis em qualquer trabalho, pois dão direcionamento, além de funcionarem como uma forma de motivação. Saber exatamente onde se deve chegar é necessário para fazer a coisa certa e se manter estimulado até conseguir.
Se quer liderar a sua equipe e direcioná-la para a realização de um evento de sucesso, defina metas para cada área. Assim como os promoters devem ter metas de ingressos vendidos, outros colaboradores precisam ter clareza sobre o que estão buscando.
8. Reconheça o bom desempenho
Para ser um bom líder não basta apenas cobrar, é preciso reconhecer o bom desempenho também! Isso pode ser feito de diferentes formas, como elogios, bonificações e até o convite para ocupar funções mais importantes (e mais bem remuneradas) nos próximos projetos.
9. Remunere a equipe adequadamente
Por falar em remuneração, ela exerce um papel de extrema importância para o sucesso de um evento. Por mais que o trabalho ocupe diferentes papéis na vida de uma pessoa, a remuneração é a motivação inicial, pois é necessária para o sustento.
Se a sua intenção é obter a máxima dedicação da equipe, remunere os profissionais adequadamente. É válido realizar uma pesquisa sobre o setor de eventos da sua cidade, assim, poderá definir valores possíveis para os seus projetos e atrativos para as pessoas.
10. Aperfeiçoe sua liderança a cada experiência
Para finalizar, tenha sempre em mente que nenhum líder nasce pronto. É importante ter o desejo de aprender e evoluir, isso faz toda a diferença. Entretanto, não exija de si perfeição. Faça o seu melhor sempre e entenda que, quanto mais liderar, melhor irá se tornar nessa função.
Uma liderança eficaz é crucial para que o seu evento seja um sucesso. Então, além de construir relacionamentos positivos com os fornecedores e patrocinadores, mantenha esse empenho em relação à equipe. Pessoas motivadas e que têm os seus esforços reconhecidos trabalharão com muito mais afinco!
