Lista de espera em eventos: conheça sua importância

Lista de espera em eventos: qual a importância de ter uma?

O que todo organizador de eventos deseja é ver os ingressos de sua produção se esgotarem. No entanto, até mesmo em uma situação como essa é preciso ter um plano de ação para garantir esse bom resultado até o final ou até mesmo superá-lo.

Imagine que a venda dos ingressos foi iniciada e superou todas as expectativas, esgotando rapidamente. A lista de espera permite que você analise a quantidade de pessoas interessadas que não conseguiu comprar as entradas e decidir o que fazer.

Além disso, evita a perda de vendas geradas por cancelamentos. Se alguns dos participantes solicitarem a devolução do valor pago, os inscritos na lista de espera serão avisados e poderão efetuar a compra.

Continue lendo para saber mais sobre a importância da lista de espera em eventos. Lets!

Como funciona a lista de espera em eventos?

A lista de espera em eventos é um cadastro em que as pessoas interessadas que não conseguiram comprar ingressos deixam seu nome e contato. Assim, em caso de desistência ou liberação de novas entradas, elas serão avisadas e poderão fazer a compra.

Para ter mais praticidade e proporcioná-la ao público, tanto a venda dos ingressos quanto a lista de espera devem ser disponibilizadas online. Dessa maneira, os processos serão realizados de forma bastante simples e com apenas alguns cliques.

A lista de espera pode ser hospedada na plataforma de eventos em que estiver acontecendo a venda. Se não houver esse recurso, é possível usar gratuitamente um formulário do Google, que os interessados deverão preencher com seu nome, email e telefone.

Vantagens da lista de espera em eventos

A lista de espera oferece diversas vantagens para os organizadores de eventos. Conheça a seguir as diferentes funções que ela pode exercer em suas produções.

Analisar a possibilidade de migrar o evento para outro espaço

Ter os ingressos do seu evento esgotados é bastante recompensador, um indício de sucesso, pois um número expressivo de pessoas se interessou e efetuou a compra. Nesse momento, é preciso saber enxergar as oportunidades e verificar se é viável ampliar a produção.

O número de ingressos disponibilizados para venda costuma considerar o limite de público que um local comporta com segurança. É comum que organizadores, especialmente os com menos experiência, comecem locando espaços menores para evitar prejuízos.

Se todas as entradas são vendidas e ainda há tempo para realizar mais vendas, a lista de espera se mostra um excelente indicador. Ao disponibilizá-la para os interessados se cadastrarem, é possível fazer uma análise e concluir se é válido mudar o endereço do evento para um local mais amplo.

Essa é uma alteração significativa no projeto, por isso, deve ser feita com cautela e análise de dados. A lista facilita a tomada dessa decisão, no entanto, é preciso ter calma para não agir de modo precipitado. Não há um padrão de número de inscritos na lista para uma mudança de local, cabe a você se reunir com a sua equipe e encontrar o melhor caminho.

Evitar perder vendas por desistências

Mais uma vantagem oferecida pela lista de espera em eventos é a proteção contra perdas por desistências na compra de ingressos. Quando uma venda é realizada, é comum oferecer um prazo máximo para o cancelamento e devolução do valor pago. Essa garantia é importante até por uma questão de aumento da conversão.

De qualquer maneira, essas regras devem ficar claras para as pessoas no ato da compra. Na plataforma Lets.events, o reembolso ou cancelamento pode ser efetuado até 7 dias após a compra e com antecedência mínima de 24 horas antes da realização do evento.

Então, se os ingressos foram esgotados e, alguns dias antes da realização do evento, são solicitados cancelamentos, a lista de espera é a solução para evitar perder essas vendas. Afinal, a organização saberá que há pessoas com interesse em participar e terá como informá-las rapidamente da nova disponibilidade.

Reunir contatos para divulgar os próximos eventos

Como já mencionamos, a lista de espera deve conter o nome e o contato dos interessados que não conseguiram comprar ingressos. Mesmo que não seja possível disponibilizar mais entradas, esses contatos poderão ser usados para promover projetos futuros.

O e-mail marketing é uma estratégia que, se bem empregada, ajuda a manter a conexão com as pessoas. No entanto, é preciso pedir a autorização delas para tal. Então, inclua uma observação no formulário da lista de espera para aceitarem ou não receber comunicações da sua empresa.

Uma forma de estimulá-las a se manterem parte do mailing é oferecendo descontos e vantagens. Algumas opções válidas incluem:

  • Ficar sabendo em primeira mão quando a venda de ingressos de eventos futuros começar;
  • Cupons de desconto;
  • Participação em sorteios;
  • Acesso a áreas exclusivas dos eventos.

Resumindo, a lista de espera ajuda você a formar uma boa base de contatos para divulgar eventos futuros. Contudo, lembre-se sempre de respeitar as determinações da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e solicitar o consentimento das pessoas para realizar os envios.

Fortalecer o desejo das pessoas de irem ao seu evento

Mais uma vantagem da lista de espera é o fortalecimento do desejo das pessoas de irem ao seu evento. Estratégias que acionam o gatilho da escassez são bastante comuns no marketing porque geram nas pessoas o senso de urgência.

Inclusive, a divisão da venda de ingressos em lotes com valores crescentes se baseia nessa ideia. Em vez de esperarem outro momento para fazerem a compra, muitas pessoas irão se adiantar para garantir os melhores preços. Afinal, os anúncios deixam claro que a quantidade de cada lote é limitada.

A lista de espera é também uma forma de acionar esse gatilho. As pessoas que inserirem os seus dados não terão certeza se poderão ou não ir, mas esperarão ansiosamente um email informando que novos ingressos foram liberados.

Conclusão

A lista de espera é um importante instrumento para a obtenção de dados sobre os interessados no seu evento. Além disso, evita a perda de vendas por desistência, aumenta a sua base de contatos e fortalece o desejo de participar da produção.

Se este conteúdo foi útil para você, aproveite para conferir outros posts do Lets.blog e ficar por dentro das novidades do setor de eventos!

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