Nem só de criatividade e inovação é feita a rotina de um organizador de eventos. Contar com um bom planejamento financeiro é imprescindível para gerenciar o orçamento corretamente e investir em elementos criativos para a produção.
Mas como planejar as finanças de um projeto? Existe alguma maneira específica para fazer isso com eficiência? Continue a leitura para conferir respostas para essas perguntas e dicas práticas para aplicar. Vamos lá?
Importância do planejamento financeiro para o sucesso de um evento
Um evento é realizado através da contratação de diferentes serviços, pagos com os valores reunidos por meio da venda de ingressos e dos patrocínios. À primeira vista, parece simples gerenciar esses valores, no entanto, é preciso ter atenção para evitar o descontrole.
O planejamento financeiro é indispensável para o sucesso de um evento porque não dá para tomar decisões sem o acesso a dados concretos. Se o organizador não souber quanto gastará para executar cada detalhe do projeto, como fará o cálculo do valor dos ingressos?
Para a conta fechar e todo o trabalho resultar em lucro, é necessário reunir dados, analisar orçamentos, precificar corretamente. E isso só é possível através de organização e do registro de cada despesa relacionada à produção.
8 Passos para fazer o planejamento financeiro de eventos
Quer manter a tranquilidade mesmo com tantas despesas do evento para pagar? Siga os passos e mantenha todos os valores organizados, isso ajudará na tomada de decisões ao longo do processo e evitará prejuízos, confira!
1. Crie um orçamento
O planejamento financeiro requer tempo e não é algo muito divertido de se fazer, especialmente para quem gosta da parte mais criativa de organizar um evento. No entanto, sem a parte “chata”, a parte divertida não terá como existir. Mantenha isso em mente!
Para criar um orçamento, além dos gastos, é preciso incluir todos os ganhos projetados. Para um saldo positivo, os segundos devem ser capazes de suprir os primeiros com folga, resultando no lucro.
Alguns tópicos que não podem faltar são:
- Custos fixos;
- Custos variáveis;
- Ganhos projetados;
- Previsão de ROI (retorno sobre o investimento);
- Saldo do fluxo de caixa.
2. Comece com antecedência
Nunca deixe para iniciar o planejamento financeiro quando o projeto já estiver sendo executado. Afinal, a intenção não é ter um registro depois de tudo realizado e sim um controle para acompanhamento durante todas as etapas.
3. Defina prazos
Prazos são imprescindíveis para manter a organização. Quando existe alguém a quem responder, esses prazos costumam ser definidos por essa figura de autoridade.
No entanto, muitos organizadores de eventos independentes acabam se descontrolando pela ausência dessa figura. Se esse é o seu caso, comece a definir prazos para si mesmo.
Inclua datas para cada ação relacionada ao setor financeiro, mas faça isso de modo realista. Assim, ao cumprir cada meta irá fortalecer a sua motivação para seguir adiante.
4. Realize todos os pagamentos em dia
Quando falamos em prazos, nos referimos a metas internas e aos pagamentos de fornecedores. A organização é necessária também para evitar atrasos, pois eles podem prejudicar o seu nome no mercado.
Bons fornecedores desejam ter clientes no mesmo nível. Então, se quer contar com parceiros capazes de contribuir para o sucesso dos seus eventos, seja um bom cliente. Quando uma empresa respeita a outra, ambas crescem juntas.
5. Conte com bons patrocinadores
Embora a venda de ingressos costume ser a principal responsável pelos valores arrecadados em um evento, não deve ser a única. A prática do patrocínio é importante tanto por essa questão, quanto para se unir a empreendimentos de renome.
Anunciar um projeto tendo como parceira uma empresa séria e respeitada faz com que as pessoas vejam mais credibilidade no evento. Assim, ter bons patrocinadores é fundamental para o planejamento financeiro e para o sucesso da empreitada como um todo.
6. Mantenha um fundo para emergências
As emergências não avisam que vão acontecer e podem surgir até mesmo no mais organizado dos projetos. Então, o melhor a se fazer é se manter preparado para lidar com elas da melhor maneira possível.
Na organização de eventos, não dá para trabalhar com um orçamento apertado, é preciso haver uma folga para lidar exatamente com os imprevistos. Portanto, tenha o compromisso de usar o fundo para emergências apenas quando for estritamente necessário.
7. Acompanhe o orçamento
O planejamento financeiro de um evento não foi feito para ficar guardado. Ele deverá estar presente em todas as etapas e ser atualizado frequentemente. Além disso, é comum que precise de ajustes, porque mudanças sempre podem acontecer.
Vale destacar que todas as despesas relacionadas ao evento devem ser registradas e não apenas as de valor elevado. A locação do espaço faz parte do orçamento, assim como o lanche da equipe após uma reunião. Inclua tudo para evitar que pequenas despesas atrapalhem o seu controle.
8. Aprenda com os erros
Assim como qualquer ser humano, os organizadores de eventos podem cometer erros ao fazerem o planejamento financeiro de suas produções. A decisão mais inteligente que se pode tomar em uma situação assim é entender onde a falha ocorreu e tomar isso como lição.
Ninguém deseja errar, mas quando algo do tipo acontece não é possível voltar no tempo. Então, esfrie a cabeça, analise toda a questão e faça um planejamento mais cuidadoso da próxima vez.
Principais despesas para incluir no planejamento financeiro de eventos
Veja quais são as despesas mais comuns no planejamento financeiro de eventos. Lembrando que elas podem variar de acordo com o tipo do projeto, se é um show ou uma palestra, por exemplo.
- Locação do espaço;
- Locação dos equipamentos de som;
- Locação dos equipamentos de iluminação;
- Cachê das pessoas que irão se apresentar (artistas, palestrantes etc.);
- Contratação de equipe de segurança;
- Salário da equipe de apoio do evento (staff);
- Locação de mobiliário para o local (cadeiras, pufes, mesas etc.);
- Taxa da plataforma de venda de ingressos;
- Locação de equipamentos de tecnologia para compor o evento (drones, totens, telões etc.).
Agora você já sabe como organizar um planejamento financeiro para os seus eventos! Quer conferir mais conteúdos informativos como este? Navegue por outras postagens do Lets.blog e aproveite!
