A definição de cotas de patrocínio para eventos pode parecer um processo um tanto complexo, especialmente em uma primeira edição. Não existem regras que se aplicam a todas as situações, mas há caminhos que podem ser seguidos para essa distribuição. No artigo a seguir iremos apresentar com mais detalhes essas possibilidades.
Caminhos para definição de cotas de patrocínio para eventos
Como citamos acima, apesar de não existir uma fórmula para essa definição existem caminhos que podem ser seguidos. Abaixo explicaremos melhor quais são as três principais perspectivas que podem ser adotadas para o estabelecimento das cotas de patrocínio.
- Perspectiva do custo – os organizadores do evento analisam as despesas e procuram por patrocinadores que estejam dispostos a cobri-las.
- Perspectiva do valor percebido pelos patrocinadores – oferta de cotas diferentes para nichos distintos de potenciais patrocinadores.
- Perspectiva do aprendizado – esse caminho é o que mescla os dois primeiros promovendo o ajuste das cotas com a passagem do tempo.
Perspectiva do custo na prática
Para ficar mais fácil compreender a aplicação na prática tomaremos como exemplo um evento com um custo de R$ 500 mil. Os organizadores que decidem seguir essa perspectiva devem levar em consideração as despesas geradas pelo evento.
Como muitos patrocinadores focam nos custos do evento para negociar cotas mais baratas, essa é uma perspectiva interessante de adotar. Elaborando um bom planejamento de custos é mais fácil realizar uma captação de recursos com excelentes resultados.
Então, se o evento em questão tem a projeção de R$ 500 mil de despesas é válido considerar cotas com os seguintes valores:
- Cotas mínimas com valores entre R$ 100 e R$ 150 mil – seriam necessárias de 4 a 5 dessas cotas para o custeio do evento. 20 a 25% do custo do evento.
- Cotas médias de R$ 200 mil a R$ 250 mil – seriam necessárias de 2 a 3 cotas para o custeio total do evento. 40 a 50% do custo do evento.
- Cotas máximas de R$ 350 mil a 500 mil – seriam necessárias de 1 a 2 cotas para custear todo o evento. 70 a 100% do custo do evento.
Um processo de captação para ser considerado bem-sucedido teria a venda de 1 cota máxima, 02 cotas médias e 03 cotas mínimas, por exemplo. Esses valores já seriam o suficiente para arcar com os custos e também para gerar uma margem de lucros.
E se o evento for aprovado em leis de incentivo?
Nos casos em que o evento em questão for aprovado em leis de incentivo basta seguir a mesma lógica. O valor aprovado deverá ser considerado como custo. Porém, é essencial se atentar para que há um limite para captar com incentivos fiscais. Sem o limite dessas leis, os captadores geralmente buscam mais patrocinadores.
Perspectiva do valor na prática
Essa é a perspectiva partindo da visão dos patrocinadores. Ela deve se basear na resposta para a seguinte pergunta: “quanto os patrocinadores da minha rede de captação estariam dispostos a pagar?”.
É importante observar qual é o porte das empresas que compõem a sua rede de contatos. No caso de companhias de grande porte é possível oferecer cotas que ultrapassem o custo do evento. Retomaremos o exemplo do evento com custo de R$ 500 mil, nesse caso a composição das cotas ficaria assim:
- Cotas mínimas de R$ 400 mil. 80% do custo total do evento.
- Cotas médias de R$ 800 mil. 160% do custo total do evento.
- Cota máxima única de R$ 2 milhões. 400% do custo total do evento.
Devemos salientar que grandes patrocinadores podem exigir incluir o nome da marca no evento. Devido a esse tipo de exigência há uma diferença bastante considerável da cota média para a cota máxima.
O porte do patrocinador define o valor das cotas
No caso de grandes empresas é mais fácil obter uma cota acima de R$ 500 mil do que uma abaixo de R$ 50 mil. Contudo, se a sua rede de contatos é formada por companhias de menor porte é necessário adequar as cotas para essa realidade. As cotas, nesse caso, tendem a ter valores mais baixos como, por exemplo:
- Cotas mínimas de R$ 25 mil. 5% do custo total do evento.
- Cotas médias de R$ 40 mil. 8% do custo total do evento.
- Cotas máximas de R$ 60 mil. 12% do custo total do evento.
Com cotas de valores menores, o evento pode contar com diversos patrocinadores. Essa é uma situação bastante comum em eventos realizados em cidades do interior.
Consideração
Na perspectiva do valor (do patrocinador), a definição das cotas independe dos custos do evento. Porém, é essencial serem utilizados argumentos sólidos para justificar o porte do evento. No momento da reunião de captação de cota com certeza serão feitos questionamentos, especialmente por grandes empresas.
Perspectiva do aprendizado na prática
No processo de definição de cotas de patrocínio para eventos há a possibilidade de errar para cima ou para baixo. Organizadores podem cometer tais erros por inexperiência em negociações ou por fazer projeções imprecisas.
Nem sempre é fácil identificar onde está o erro, então é interessante ir ajustando as cotas com o passar do tempo.
Estratégia de captação bem-sucedida até demais (erro para baixo)
Se o processo de captação está a pleno vapor é importante ficar atento. Pode ser que as cotas de patrocínio estejam vendendo tão bem porque estão abaixo do que os patrocinadores estariam dispostos a custear. Na próxima edição do evento pode ser interessante trabalhar com cotas mais altas.
Estratégia de captação sem sucesso (erro para cima)
No caso de a estratégia de captação não estar funcionando como o esperado e haver reclamações a respeito do valor é interessante refletir. Esse cenário pode ser reflexo de um erro para cima na definição do valor das cotas de patrocínio.
Porém, nem sempre o erro está necessariamente no valor da cota. Pode ser que a questão seja a estratégia ou o discurso utilizado. Vale a pena analisar vários aspectos antes de fechar o valor. Nessa perspectiva, o organizador do evento vai tateando até chegar à melhor proposta.
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