Entender a definição de cotas de patrocínio para um evento pode parecer complicado, especialmente na primeira vez que você organiza algo assim. Não existe uma fórmula única que se aplique a todas as situações, mas há caminhos estratégicos que podem ser trilhados para uma distribuição eficaz.
Este artigo oferece uma análise dessas possibilidades, explorando as perspectivas do custo, do valor percebido pelos patrocinadores e do aprendizado, destacando como essas abordagens podem ser integradas para otimizar a captação de recursos.
Ao considerar a perspectiva do custo, os organizadores de evento mergulham na análise das despesas previstas, buscando parcerias com patrocinadores dispostos a cobri-las integralmente.
Este enfoque estratégico requer um planejamento minucioso, permitindo uma captação de recursos com resultados expressivos e neste artigo vamos te ensinar como definir as suas cotas de patrocínio. Vamos lá?
Os Diferentes Tipos de Cota de Patrocínio
Agora que exploramos as perspectivas do custo, do valor percebido pelos patrocinadores e do aprendizado na definição de cotas de patrocínio para eventos, é importante aprofundar nosso conhecimento sobre os diferentes tipos de cotas de patrocínio disponíveis.
A escolha dos tipos de cotas pode desempenhar um papel crucial no sucesso da captação de recursos e na realização do evento.
Cotas Financeiras
- Cotas Mínimas: Ideais para pequenas empresas ou patrocinadores que desejam contribuir de forma mais modesta. Elas oferecem visibilidade no evento, mas a um custo acessível.
- Cotas Médias: Apropriadas para empresas de médio porte que buscam uma presença mais destacada no evento. Oferecem maior visibilidade e benefícios adicionais.
- Cotas Máximas: Voltadas para grandes empresas que desejam uma presença proeminente e estão dispostas a fazer um investimento substancial. Podem incluir benefícios exclusivos e uma exposição significativa.
Cotas de Serviços ou Produtos
Além das cotas financeiras, algumas empresas podem optar por fornecer serviços ou produtos como forma de patrocínio. Esta abordagem, conhecida como patrocínio in-kind, pode ser extremamente valiosa para os organizadores de eventos.
Por exemplo, um fornecedor de alimentos pode oferecer serviços de catering, enquanto uma empresa de tecnologia pode fornecer equipamentos de áudio e vídeo necessários para o evento.
Outras possibilidades incluem brindes personalizados, como camisetas, canetas ou bolsas com a marca do evento e do patrocinador, que podem ser distribuídos aos participantes.
Cotas de Exposição:
As cotas de exposição são projetadas para maximizar a visibilidade da marca do patrocinador.
Isso pode incluir a colocação de logotipos em materiais promocionais, como banners, folhetos e programas do evento, ou até mesmo a inclusão do nome do patrocinador no título do evento.
Além disso, os patrocinadores podem ter seus logotipos exibidos em telas digitais durante o evento, ou serem mencionados em anúncios e comunicados à imprensa.
Para patrocinadores que buscam um alto nível de visibilidade, essas cotas oferecem uma excelente oportunidade de fortalecer o reconhecimento da marca e associá-la a experiências positivas e memoráveis.
Cotas de Conteúdo:
Em eventos focados em conteúdo, como conferências e seminários, as cotas de conteúdo permitem que os patrocinadores contribuam com o programa do evento.
Eles podem ter a oportunidade de apresentar palestras, participar de painéis de discussão ou conduzir workshops.
Essas sessões permitem que os patrocinadores compartilhem sua expertise, promovam suas ideias e se posicionem como líderes de pensamento em suas áreas.
Além disso, essas cotas podem incluir a oportunidade de criar conteúdo patrocinado ou co-branded, como webinars ou artigos, que podem ser distribuídos antes ou depois do evento.
Cotas de Ações Sociais:
Para eventos com um forte componente social ou comunitário, as cotas de ações sociais oferecem uma maneira para as empresas demonstrarem seu compromisso com causas importantes.
Isso pode incluir doações para instituições de caridade, apoio a projetos sociais ou ambientais, ou atividades de voluntariado organizadas como parte do evento.
Essas cotas não só ajudam a promover uma imagem positiva para o patrocinador, mas também contribuem para o impacto social e comunitário do evento.
Cotas de Mídia:
Em eventos que atraem atenção significativa da mídia, as cotas de mídia oferecem oportunidades exclusivas de publicidade e promoção.
Isso pode incluir anúncios em canais de mídia parceiros, entrevistas exclusivas, ou destaque em coberturas ao vivo do evento.
Para patrocinadores que buscam ampliar seu alcance e visibilidade, essas cotas são uma maneira eficaz de se conectar com um público mais amplo.
Cotas de Networking:
Para eventos que enfatizam o networking, as cotas de networking podem incluir convites exclusivos para eventos de networking privados, como coquetéis, jantares ou encontros VIP.
Essas cotas oferecem aos patrocinadores a oportunidade de se conectar diretamente com líderes do setor, tomadores de decisão e influenciadores, em um ambiente mais íntimo e propício para a construção de relacionamentos profissionais.
Cotas Personalizadas:
Algumas empresas podem preferir cotas personalizadas que atendam às suas necessidades específicas de marketing e objetivos estratégicos. Essas cotas podem ser negociadas de forma flexível.
Ao considerar os diferentes tipos de cotas de patrocínio, os organizadores podem adaptar suas ofertas para atender às expectativas e necessidades dos patrocinadores, maximizando assim as chances de sucesso na captação de recursos.
Lembre-se de que a personalização é essencial para criar propostas de patrocínio convincentes que ressoem com empresas de distintos perfis e setores.
Caminhos para Definição de Cotas de Patrocínio para Eventos.
Em um contexto onde não há uma fórmula única que se aplique a todas as situações, a busca por estratégias eficazes torna-se ainda mais crucial.
Ao nos aprofundarmos na perspectiva do custo, traçamos um caminho onde os organizadores do evento mergulham em uma análise cuidadosa das despesas previstas.
Nesse enfoque estratégico, não se trata apenas de identificar os custos associados ao evento, mas também de formular um plano detalhado que permita a captação de recursos com resultados expressivos.
Paralelamente, a perspectiva do valor percebido pelos patrocinadores surge como uma abordagem estratégica diferenciada, reconhecendo a diversidade entre os potenciais apoiadores.
Aqui, não se trata apenas de oferecer cotas de forma padronizada, mas sim de personalizar propostas para atender às expectativas específicas de diferentes nichos.
Este tópico será explorado detalhadamente, fornecendo diretrizes práticas sobre como criar propostas de patrocínio que ressoem com empresas de distintos portes e setores.
A terceira perspectiva, a do aprendizado, é um caminho dinâmico que harmoniza as visões do custo e do valor percebido pelos patrocinadores ao longo do tempo.
Este processo contínuo de avaliação e ajuste das cotas permite uma adaptação estratégica à medida que o evento se desenvolve.
Vamos explorar casos práticos, destacando como a flexibilidade na definição de cotas pode ser uma vantagem estratégica, permitindo que os organizadores ajustem sua abordagem com base em aprendizados contínuos e mudanças no cenário do evento.
Ao avançarmos neste ponto, forneceremos não apenas teoria, mas orientações práticas para que você, como organizador de eventos, possa não apenas entender, mas também implementar efetivamente essas estratégias em seu próximo projeto.
Entenda a Perspectiva do Custo na Prática.
Agora, vamos aprender sobre a perspectiva do custo na prática, utilizando um exemplo concreto para ilustrar a aplicação dessas estratégias.
Imagine um evento com um custo estimado de R$ 500 mil. Os organizadores que optam por seguir essa perspectiva devem realizar uma análise detalhada das despesas geradas pelo evento, considerando cada aspecto do planejamento.
Esta abordagem torna-se particularmente interessante, uma vez que muitos patrocinadores concentram suas negociações nos custos do evento, buscando cotas mais acessíveis.
Para maximizar os resultados da captação de recursos, é crucial elaborar um planejamento de custos robusto.
No caso do evento com projeção de R$ 500 mil em despesas, sugerimos a consideração de cotas com os seguintes valores:
- Cotas mínimas: Com valores entre R$ 100 e R$ 150 mil, seriam necessárias de 4 a 5 dessas cotas para cobrir 20 a 25% do custo total do evento.
- Cotas médias: Variação de R$ 200 mil a R$ 250 mil, exigindo de 2 a 3 cotas para custear 40 a 50% do evento.
- Cotas máximas: Com valores entre R$ 350 mil e R$ 500 mil, apenas 1 a 2 dessas cotas seriam necessárias para cobrir de 70 a 100% do custo total do evento.
Um processo de captação bem-sucedido dentro desta perspectiva idealizaria a venda de 1 cota máxima, 2 cotas médias e 3 cotas mínimas, proporcionando não apenas a cobertura dos custos, mas também gerando uma margem de lucro significativa.
Este exemplo prático servirá como guia ao longo do artigo, consolidando os conceitos teóricos em aplicações tangíveis.
Aproveitando leis de incentivo
Quando um evento é contemplado com a aprovação em leis de incentivo, uma nova dinâmica se apresenta na definição de cotas de patrocínio.
Nesse cenário, o valor aprovado por meio desses incentivos fiscais passa a ser considerado como parte integrante do custo total do evento.
Essa adição altera a perspectiva de captação, introduzindo um elemento adicional que pode impactar significativamente as estratégias de definição de cotas.
É crucial destacar que, ao considerar os benefícios proporcionados pelas leis de incentivo, os organizadores devem estar atentos a um ponto fundamental: o limite estabelecido para a captação por meio desses mecanismos fiscais.
Cada lei de incentivo possui suas próprias diretrizes e limitações, e ultrapassar esses limites pode resultar na perda dos benefícios fiscais associados.
Sem a devida observação dos limites impostos pelas leis de incentivo, os captadores podem enfrentar desafios, pois a busca por mais patrocinadores pode ser restringida por essas regulamentações.
Portanto, é imperativo que os organizadores estejam completamente informados sobre os detalhes das leis de incentivo aplicáveis ao seu evento, garantindo uma gestão eficiente e estratégica dos recursos disponíveis.
Entenda a Perspectiva do Valor na Prática
Explorar a perspectiva do valor na prática envolve uma análise minuciosa da disposição dos patrocinadores em contribuir para o evento.
Essa abordagem estratégica requer uma compreensão profunda da rede de contatos, levando em consideração não apenas o montante financeiro, mas também os benefícios percebidos pelos patrocinadores.
Ao se perguntar “quanto os patrocinadores estariam dispostos a pagar?”, os organizadores abrem caminho para uma personalização estratégica das cotas de patrocínio.
O porte das empresas que compõem a rede de contatos desempenha um papel crucial nessa perspectiva.
Para companhias de grande porte, a flexibilidade nas cotas se torna uma possibilidade estratégica. No contexto do exemplo de um evento com custo de R$ 500 mil, essa flexibilidade se reflete na composição das cotas:
- Cotas mínimas de R$ 400 mil: Representando 80% do custo total do evento, essa categoria proporciona uma participação significativa, alinhando-se às capacidades financeiras de grandes patrocinadores.
- Cotas médias de R$ 800 mil: Compondo 160% do custo total do evento, essa categoria oferece uma oportunidade de contribuição mais substancial, permitindo uma participação mais destacada no evento.
- Cota máxima única de R$ 2 milhões: Elevando-se a 400% do custo total do evento, essa cota representa uma expressiva contribuição e possibilita uma presença proeminente, muitas vezes associada à inclusão do nome da marca no evento.
É fundamental destacar que a inclusão do nome da marca pode ser uma exigência comum de grandes patrocinadores, e essa solicitação pode resultar em uma diferença significativa entre as cotas médias e máximas.
Essa distinção não apenas destaca a visibilidade da marca, mas também representa um investimento estratégico para a empresa patrocinadora.
O porte do patrocinador define o valor das cotas
A adequação das cotas de patrocínio ao porte dos patrocinadores é uma estratégia fundamental para garantir uma participação diversificada e bem-sucedida.
Em eventos onde a rede de contatos é composta por grandes empresas, a obtenção de cotas mais substanciais, acima de R$ 500 mil, torna-se uma realidade mais acessível.
No entanto, a dinâmica muda significativamente quando a rede de contatos é composta por empresas de menor porte, exigindo uma abordagem estratégica diferenciada.
Em contextos onde as companhias são de menor porte, a adaptação das cotas para valores mais acessíveis é essencial.
Esse ajuste estratégico visa garantir que as empresas menores possam contribuir de maneira significativa, alinhando-se às suas capacidades financeiras. Nesse cenário, as cotas podem ser delineadas da seguinte forma:
- Cotas mínimas de R$ 25 mil: Representando 5% do custo total do evento, essa categoria permite que empresas de menor porte participem ativamente do patrocínio, contribuindo de maneira significativa para o evento.
- Cotas médias de R$ 40 mil: Compondo 8% do custo total do evento, essa categoria oferece uma opção intermediária, possibilitando a participação de empresas com capacidades financeiras um pouco mais substanciais.
- Cotas máximas de R$ 60 mil: Elevando-se a 12% do custo total do evento, essa categoria representa uma contribuição mais expressiva, permitindo que empresas de menor porte possam participar de forma destacada.
Essa estratégia de diversificação nas cotas proporciona uma maior inclusão de patrocinadores, sendo especialmente relevante em eventos realizados em cidades do interior, onde empresas locais, muitas vezes de menor porte, desempenham um papel significativo no apoio aos eventos da comunidade.
Consideração
Na perspectiva do valor, a definição das cotas de patrocínio assume uma abordagem que independe dos custos diretos do evento. No entanto, essa liberdade estratégica requer uma justificativa sólida para o porte e a relevância do evento.
Durante as reuniões de captação de cotas, especialmente ao lidar com grandes empresas, é imperativo apresentar argumentos convincentes que destaquem os benefícios e a visibilidade oferecidos em troca do patrocínio.
A transparência na comunicação e a ênfase nos retornos tangíveis para os patrocinadores desempenham um papel crucial nessa fase.
Ajustando estratégias de patrocínio: aprendendo com erros e sucessos
No dinâmico processo de definição de cotas de patrocínio para eventos, os organizadores enfrentam o desafio constante de evitar erros significativos, seja para cima ou para baixo.
A inexperiência em negociações ou projeções imprecisas pode levar a uma estratégia de captação inadequada, comprometendo o sucesso do evento.
Identificar esses erros nem sempre é uma tarefa simples, o que ressalta a importância de uma abordagem adaptativa.
A estratégia de captação bem-sucedida até demais (erro para baixo)
Quando o processo de captação está em pleno vapor e as cotas de patrocínio estão sendo adquiridas rapidamente, é crucial manter um monitoramento constante.
O sucesso aparente pode mascarar a possibilidade de que as cotas estão sendo subvalorizadas, sendo adquiridas abaixo do valor que os patrocinadores estariam dispostos a investir.
Para a próxima edição do evento, considerar uma revisão ascendente nas cotas pode otimizar a receita e melhorar a sustentabilidade financeira.
Estratégia de captação sem sucesso (erro para cima)
Quando a estratégia de captação não atende às expectativas e surgem reclamações sobre o valor das cotas, uma reflexão profunda se faz necessária.
Esse cenário pode indicar um erro para cima na definição do valor das cotas de patrocínio, afastando potenciais patrocinadores.
Contudo, é crucial entender que o problema pode não se restringir apenas ao valor das cotas; a estratégia geral ou o discurso utilizado também devem ser considerados.
Nessa perspectiva, ajustar vários aspectos antes de determinar o valor final das cotas é essencial para garantir uma abordagem eficaz e alinhada aos objetivos do evento.
Estratégias eficazes de patrocínio para eventos – Insights e orientações práticas da Lets.events
Agora que você já sabe como as cotas de patrocínio podem ser estrategicamente definidas para maximizar o sucesso do seu evento, o próximo passo é colocar esses conhecimentos em prática.
Na Let’s Events, temos as ferramentas e a expertise necessárias para transformar essa teoria em realidade.
Com a nossa ajuda, você pode não apenas atingir, mas superar suas metas de captação de recursos, garantindo que cada evento seja tão lucrativo quanto memorável.
Está pronto para elevar seu evento a um novo patamar? Entre em contato conosco e descubra como podemos fazer a diferença no seu próximo grande projeto.
Quer conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor de eventos?
Explore outras postagens do lets.events/blog e aproveite uma fonte contínua de insights valiosos para aprimorar suas práticas de captação de recursos e gestão de eventos.
