Quem trabalha com produção de eventos sabe que alguns imprevistos podem acontecer. Nesse contexto, o que diferencia um profissional mediano de outro espetacular é a capacidade para lidar com essas situações. Além disso, existem outros que podem ser evitados através de um planejamento eficaz.
Se você deseja estar preparado para os problemas mais comuns e saber como evitar outras questões, vai gostar do conteúdo que preparamos. Continue lendo para conhecer as principais ocorrências com planos para resolver cada uma delas. Vamos lá?
Problemas mais comuns na produção de eventos e como resolvê-los
Veja a seguir quais são os 07 principais problemas que podem surgir ao longo do processo de produção de eventos com sugestões de como resolver.
Problema 1: Lidar com o mau tempo
Quando o evento é ao ar livre, um problema bastante comum enfrentado pelos organizadores é o mau tempo. Embora as previsões meteorológicas ajudem, nem sempre conseguem prever chuvas com exatidão.
Como resolver?
- Verificar as previsões climáticas antes do evento e manter-se atualizado com as informações mais recentes.
- Ter opções de locais cobertos ou alternativos, como tendas e salões, prontos para uso.
- Fornecer proteção contra chuva, como capas de plástico, aos participantes.
- Ter fácil acesso a equipamentos de iluminação adicionais, se necessário, para eventos que acontecem durante a noite.
- Planejar ajustes no cronograma do evento, como adiamentos ou mudanças de horários, para garantir a segurança dos participantes.
- Comunicar qualquer alteração nos planos de forma clara aos participantes, fornecedores, patrocinadores e equipe.
Problema 2: Equipamentos com defeito
Problemas técnicos são comuns, mas não é porque se trata de algo comum que pode ser ignorado. Afinal, defeitos nos equipamentos durante o evento podem prejudicar a experiência dos participantes e transmitir uma imagem de despreparo por parte da produção.
Como resolver?
- Testar todos os equipamentos antes do evento para identificar possíveis problemas.
- Ter backups dos equipamentos mais importantes para o caso de falha.
- Contar com uma equipe de suporte técnico disponível durante o evento para resolver rapidamente qualquer problema que surgir.
- Ter um plano alternativo para continuar o evento, mesmo com equipamentos que não funcionem corretamente, como usar funções manuais ou improvisadas.
Problema 3: Orçamento restrito
Para realizar um projeto de qualidade, é preciso investir em uma série de detalhes que possuem um custo. Um problema bastante comum na produção de eventos é o orçamento restrito, que obriga o organizador a fazer malabarismos.
Como resolver?
- Definir claramente os objetivos e prioridades do evento para alocar o orçamento de maneira estratégica.
- Procurar fornecedores que ofereçam preços razoáveis sem comprometer a qualidade.
- Ter cuidado ao escolher os itens que serão incluídos no orçamento, evitando gastos desnecessários.
- Explorar alternativas criativas, como parcerias com empresas ou doações de patrocinadores para obter recursos adicionais.
- Ser realista sobre o que é possível fazer com o orçamento disponível e flexível para fazer ajustes, se necessário.
Problema 4: Falta de tempo para lidar com tantas questões
O tempo é um recurso escasso, principalmente para produtores de eventos, que precisam cuidar de uma extensa lista de detalhes. Muitos costumam se perder com tantas tarefas a cumprir, enfrentando uma sobrecarga nos dias que antecedem o evento.
Como resolver?
- Iniciar a produção do evento com meses de antecedência.
- Criar um cronograma com as atividades e os prazos para concluí-las.
- Verificar quais atividades podem ser delegadas, mantendo o foco em questões estratégicas.
Problema 5: Atrasos de fornecedores
Os fornecedores são peças-chave na produção de eventos. Além de qualidade, eles precisam ser pontuais para não prejudicar o avanço das etapas. Quando essas empresas parceiras atrasam as entregas, todo o planejamento pode ser comprometido.
Como resolver?
Esse é um problema complicado de resolver depois que ocorre, sendo fundamental investir em medidas preventivas, como:
- Buscar fornecedores confiáveis, pedindo indicações de conhecidos.
- Formalizar as transações através de contratos com cláusulas definindo multas para atrasos.
- Investir na criação de relacionamentos duradouros com bons fornecedores, garantindo essas parcerias a longo prazo.
Problema 6: Cancelamento da atração principal
O evento foi anunciado, a venda de ingressos está a todo vapor, de repente, a atração principal tem um problema e cancela a sua participação, sem chance de negociação. Esse é um problema delicado e requer cautela do organizador para ser resolvido.
Como resolver?
Para resolver o problema de cancelamento da atração principal, existem dois caminhos, veja:
- Verificar a possibilidade de alterar a data do evento para manter a atração.
- Buscar um substituto à altura, que não decepcione o público.
Independentemente de qual seja o caminho escolhido, é preciso avisar o público assim que a decisão for tomada, dando a opção para quem desejar cancelar a compra do ingresso.
Esse cuidado evitará que desistentes criem uma imagem negativa da empresa. Assim, em uma produção futura, terão mais chances de participar por já conhecerem a seriedade dos organizadores.
Problema 7: Dificuldade para gerenciar a venda de ingressos
O produtor de eventos tem uma infinidade de tarefas a cumprir. Ter que se ocupar dos detalhes da venda de ingressos, pode gerar uma sobrecarga ainda maior. Afinal, envolve definir pontos de venda, formas de pagamento, verificar a periodicidade de recebimento dos valores, etc.
Como resolver?
A melhor maneira de resolver esse problema e ainda proporcionar praticidade ao público é através da venda de ingressos online. Optando por uma plataforma como o Lets.events, basta criar a página do evento, divulgar e pronto! A venda será realizada de forma segura e prática.
Os participantes deverão apenas acessar, escolher o ingresso desejado, prosseguir com os passos e, após a aprovação do pagamento, receberão a confirmação por e-mail. Para os organizadores, essa é uma grande ajuda, pois as preocupações com a operação de vendas são eliminadas.
Conclusão
Como foi possível perceber, a maioria dos problemas comuns na produção de eventos pode ser contornada. No entanto, a melhor escolha sempre será investir em ações preventivas, garantindo o sucesso da produção e a tranquilidade dos organizadores.
Para realizar a venda de ingressos através da plataforma Lets.events, acesse o site e saiba mais!
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