A gestão de cobranças é uma etapa de grande importância para o mercado de eventos. No entanto, nem sempre as empresas desse segmento têm um departamento financeiro e/ou profissionais dedicados a essa tarefa especificamente.
No post de hoje daremos dicas de boas práticas para adotar nesse sentido. Vamos começar?
Conheça boas práticas de gestão de cobranças para o mercado de eventos
Empresas do setor de eventos devem ter um sistema de gestão de cobranças bem estruturado. A adoção de boas práticas é fundamental para efetuar as cobranças dos clientes e organizar os pagamentos.
Confira algumas dicas para melhorar essa atividade no seu empreendimento.
1. Departamento financeiro
O ideal é que a sua empresa de eventos tenha um departamento financeiro ou pelo menos um profissional responsável por essa área. Nesse segmento, é natural que o gestor do empreendimento tenha um contato próximo com os clientes. Na prática, isso pode significar criar um vínculo que torne um pouco constrangedor fazer a cobrança.
A gestão de cobranças, quando está a cargo de um setor ou de um profissional, se torna menos pessoal. Assim, não há constrangimentos e nem esquecimentos, pois está tudo em uma esfera corporativa.
2. Use a tecnologia a favor da empresa
Outra boa prática para gestão de cobranças é usar a tecnologia como um recurso tanto de organização quanto de gerenciamento de prazos. Um software especializado fará o recebimento adequadamente e dentro de datas predeterminadas. Assim, o gestor tem uma boa justificativa para não prorrogar prazos.
Ter que lidar com pedidos de negociação dos clientes pode ser complexo e gerar situações de desgaste na relação. Porém, se houver um prazo estabelecido por um sistema de cobrança automática, haverá um motivo plausível. Os clientes entenderão que existe um compromisso oficial.
Esse tipo de ferramenta permite gerar a chamada régua de cobrança, isto é, notificações a cada etapa. Quando o compromisso é fechado, uma mensagem é enviada para um ou mais canais.
Próximo ao pagamento da primeira parcela, uma nova mensagem é enviada e assim por diante. O cliente está sempre sendo relembrado do compromisso assumido.
3. Conheça os seus clientes
Para tornar a gestão de cobranças da sua empresa mais eficiente, é importante conhecer os seus clientes e, assim, oferecer as melhores possibilidades de pagamento. Antes de parcelar um evento em 12 vezes no boleto, por exemplo, é interessante pesquisar o histórico de bom pagador do cliente.
Caso você perceba nessa pesquisa que o cliente em questão não tem um histórico positivo nesse sentido pode optar por outras formas de pagamento. A negociação pode ser de pagamento de 70% adiantado e os outros 30% parcelados no cartão. Assim, sua empresa não se coloca em risco e o cliente tem alguma oportunidade de parcelamento.
4. Aceite diferentes formas de pagamento
Para ter uma gestão de cobranças eficiente é importante aceitar diferentes formas de pagamento. Isso aumenta as chances do seu cliente efetivar a compra junto à sua empresa e também abre novas possibilidades mediante imprevistos.
Se durante a organização do evento o valor necessário aumentar, o cliente tem diferentes meios para cobrir essa diferença. Trabalhar com opções de pagamento também contribui para diversificar os tempos de entrada financeira. Um meio de pagamento pode demorar mais para compensar do que os demais.
5. Emissão de nota fiscal
Esse é outro ponto em que se mostra bastante prático: contar com um software financeiro. Dependendo do sistema escolhido, é possível emitir a nota fiscal dentro da interface. Para os seus clientes e para a sua empresa, é fundamental que a nota fiscal seja corretamente emitida.
A área financeira de qualquer empresa deve ser bem organizada, para o setor de eventos funciona inclusive como uma forma de comprovação para o recebimento. No caso de eventos corporativos, por exemplo, não é raro que o pagamento seja realizado apenas 30 dias após a emissão da nota.
6. Relatórios financeiros
A gestão de cobranças é uma das diversas tarefas do departamento financeiro. Por ser uma área de grande importância para a empresa, é interessante contar com relatórios financeiros detalhados. O uso de um software de gestão financeira pode te ajudar a solucionar essa questão rapidamente e com apenas alguns cliques.
E, mais uma vez, destacamos ser importante contar com profissionais da área financeira. O gerenciamento das finanças se reflete no bom andamento da companhia. Mais do que gerir as cobranças, é essencial entender qual é a lógica que funciona melhor para a sua empresa.
7. Mantenha registros
Uma prática essencial para a gestão de cobranças e do setor financeiro como um todo é a de manter registros. É importante ter os comprovantes de pagamento dos clientes e o histórico de como esses pagamentos foram realizados.
Essas informações podem ser necessárias, tanto para resolver questões burocráticas como para conhecer o perfil de pagador do cliente. É importante que essas informações estejam armazenadas em um local de fácil acesso para o gestor e a equipe do setor financeiro.
8. Antecipação de recebimentos
Como já citamos, há casos em que os eventos são pagos algum tempo após a sua realização e outros que são pagos de forma parcelada. Manter a saúde financeira da empresa enquanto aguarda a chegada desse dinheiro nem sempre é fácil.
Uma dica para tornar essa situação mais simples é contar com a antecipação de recebimentos. Para isso, é interessante conhecer as diferentes possibilidades que as instituições financeiras oferecem. Pesquise e compare as opções para encontrar uma que esteja alinhada com as necessidades da sua empresa e evite momentos de caixa vazio.
Boas práticas de gestão de cobranças evita dores de cabeça
Ter um sistema prático que efetue as cobranças e emita alertas para seus clientes contribui para:
- Aumentar a noção de compromisso com o pagamento;
- Terceirizar a cobrança (é o sistema que faz a cobrança e não você);
- Organizar as datas de recebimento;
- Cruzar as datas de recebimento e pagamento de dívidas da sua empresa;
- Manter as finanças equilibradas.
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