Para organizar eventos de sucesso é interessante que sua empresa saiba como escolher e fechar parcerias produtivas. No post de hoje iremos apresentar dicas de como tornar esse processo de captação de parcerias mais eficiente. Boa leitura!
Dicas para fechar boas parcerias e promover eventos de sucesso
Empresas que atuam no segmento de organização de eventos têm muito a ganhar com uma boa rede de contatos. O fechamento de boas parcerias contribui para tornar seus eventos grandiosos e com uma estrutura satisfatória para seus clientes.
Porém, como escolher os melhores parceiros? Como funciona esse processo? Continue lendo para conferir as dicas que listamos abaixo. Estes tópicos ajudarão a tornar essas escolhas mais simples e certeiras.
1. Mapeie a estrutura do seu evento
O primeiro passo para definir quais são as melhores opções de parcerias é mapear o evento de forma completa. Isso inclui analisar:
- Os processos necessários para o evento ser realizado;
- Os fornecedores contratados;
- Público-alvo do evento;
- Quantidade de participantes (mesmo que ainda não esteja vendendo ingressos, é interessante fazer uma estimativa);
- Conteúdo gerado para o evento;
- Possíveis ativações;
- Canais de divulgação do evento.
A partir desse mapeamento, se torna mais simples entender em quais setores é possível fechar uma parceria. Além disso, os organizadores terão mais ferramentas para definir quais são as empresas que se alinham mais com a proposta do seu evento. Boas parcerias se baseiam na coerência para os dois lados.
2. Defina como será o sistema de parceria
Partindo do mapeamento da primeira dica, a sua empresa pode definir como serão estabelecidas as parcerias. Os envolvidos precisam saber como funciona o processo e de que forma seu trabalho pode gerar resultados. Inclusive, é uma forma de reduzir as chances de erros ou desentendimentos.
Para fechar as parcerias, é importante fazer reuniões em que todos os pontos essenciais sejam debatidos. As duas partes devem entender claramente quais são as suas obrigações e os seus direitos.
Registre todas as informações das reuniões como:
- Responsabilidades assumidas por cada parte;
- Quais são as decisões tomadas em conjunto;
- Quais decisões são unilaterais de cada parte;
- Como será a divisão de custos e lucros.
É recomendável fazer uma avaliação de riscos para que ambas as partes estejam cientes de possíveis cenários. Trabalhar com base nessa avaliação ajudará a nortear a tomada de decisões ao longo do processo de organização e realização do evento.
3. Analise quais são os parceiros mais adequados
Ao longo do post, mencionamos o quanto é importante fechar as parcerias certas para organizar eventos de sucesso. Nesta dica te ajudaremos a desenvolver um método para analisar quais são os melhores parceiros para cada projeto.
Uma excelente ferramenta é a análise SWOT que verifica as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de uma estratégia. Com esse estudo, a sua empresa pode buscar por parcerias complementares, isto é, parceiros que dominem as suas fraquezas e resolvam as ameaças.
As parcerias em eventos têm como função preencher as lacunas que o organizador e cliente não conseguirão ou terão muito trabalho para preencher sozinhos. Outro fator decisivo para escolher um parceiro é a afinidade dessa companhia com o seu empreendimento. Ter valores semelhantes é imprescindível para uma boa sinergia.
4. Saiba dividir as responsabilidades
O trabalho em conjunto exige que as responsabilidades sejam divididas. Embora isso pareça óbvio, pode ser difícil para gestores com perfil mais centralizador abrirem mão do controle total.
Por isso, reforçamos ser determinante escolher parceiros que estejam alinhados com a proposta da sua empresa e do seu cliente (a marca do evento). Afinal, para que o trabalho de organização do evento flua, é necessário que se estabeleça um bom diálogo entre as partes.
Para ser mais fácil fazer essa divisão, é interessante:
- Fazer uma análise criteriosa dos potenciais parceiros;
- Manter uma comunicação fluida com os parceiros já escolhidos;
- Definir de forma clara como será a divisão de tarefas e a autonomia de cada parte.
5. Busque por patrocínio
Uma das formas de organizar um evento de sucesso é buscar patrocínio. Ter patrocinadores contribui para que seu evento tenha uma estrutura melhor para oferecer aos participantes. Procure por marcas que tenham interesse no público-alvo da produção e estejam alinhadas com a proposta geral.
Nesse tipo de parceria, os patrocinadores ganham com a promoção de suas marcas no evento. Contar com patrocinadores, especialmente aqueles mais conhecidos, contribui para atribuir mais credibilidade para seu projeto e, claro, ratear os custos da produção.
6. Ofereça vantagens de divulgação
Marcas parceiras e/ou patrocinadoras têm como principal objetivo a sua promoção no mercado. Sendo assim, é essencial que o organizador do evento tenha um planejamento em que esteja clara a forma que será feita essa promoção. A estruturação do plano de divulgação é determinante para obter sucesso no fechamento de parcerias.
Os parceiros podem receber autonomia nesse processo ou é possível desenvolver um manual de promoção em conjunto. A segunda opção é mais funcional porque define regras, evitando possíveis conflitos.
Nesse conjunto de normas é válido abordar:
- Regras para o material de comunicação;
- Meios de divulgação escolhidos como hotsites, redes sociais, anúncios, entre outros;
- Responsabilidades de cada parte.
7. Tenha uma boa proposta e um mídia kit
Para conseguir parceiros e patrocinadores para eventos é essencial ter uma proposta bem formulada e um mídia kit. A apresentação do projeto deve abordar os seguintes tópicos:
- Foco do evento;
- Qual será o formato do evento;
- Dia, hora e local;
- Quais serão os serviços agregados como buffet, tecnologia, segurança, entre outros;
- Público-alvo do evento;
- Número estimado de participantes;
- Proposta de patrocínio (se for este o caso);
- Plano inicial de publicidade;
- Benefícios que a marca terá ao se tornar parceira ou patrocinadora.
Com essas informações, o potencial parceiro/patrocinador tem a possibilidade de analisar a proposta de forma crítica. Para os organizadores de eventos, é interessante que os parceiros conquistados realmente estejam animados com a proposta.
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