O mundo globalizou. A comunicação está tão fluida e as novas tecnologias tão presentes no dia-a-dia das pessoas, que quando uma equipe se reúne para pensar em soluções para otimizar um evento, estão sempre em busca de algo inovador, nunca utilizado antes, com estratégias exclusivas, e por aí vai.

Você que está no mercado há um tempo, tem experiência na produção de eventos, já se sentiu desatualizado em algum momento? Pois é, hoje vamos falar sobre uma estratégia de planejamento que, ao contrário de todo esse movimento em busca da diferenciação, traz uma proposta bem simples, mas que nem sempre é considerada: a análise SWOT.

Mas, o que é SWOT mesmo?

A análise SWOT é uma matriz simples que apresenta a posição estratégica que uma determinada empresa ocupa em seu ramo de atuação. A palavra em si, é uma sigla em inglês dos termos: Strengths (pontos fortes), Weaknesses (pontos fracos), Opportunities (oportunidades para o seu negócio/evento) e Threats (ameaças para o seu negócio/evento).

No Brasil é conhecida também por FOFA, justamente pela junção das iniciais das palavras traduzidas: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

A Análise SWOT não tem mentor ou criador definido, mas a versão mais comum para sua origem acredita-se que tenha sido na década de 1960, por professores da Universidade Stanford, a partir da análise das 500 maiores empresas dos Estados Unidos.

Por que aplicar a matriz SWOT em um evento?

Ao utilizar a matriz SWOT o produtor de eventos pode organizar um plano de ação para reduzir os riscos e aumentar as chances de sucesso do seu evento. Através desta ação de simples execução, o produtor tem uma análise estratégica do seu evento sob diversas perspectivas. Tudo de forma simples e objetiva.

A SWOT é elaborada em quadrantes, o que garante uma melhor visualização do seu  evento. Este material deve contemplar absolutamente todas as hipóteses, tanto no planejamento quanto no pós-evento.

Na hora de preencher as informações, pode não ser simples identificar os reais pontos fortes e fracos do evento, as potenciais oportunidades e as ameaças mais eminentes, principalmente se for a primeira edição e não tiver um histórico. Mas, é essencial olhar criticamente para o ambiente em que o evento está enquadrado.

Modelo Matriz SWOT

Análise SWOT para eventos na prática

Agora que você já sabe exatamente o significado e a importância de uma matriz SWOT bem elaborada, é válido passar por cada um dos quadrantes que forma esse sistema, a fim de entender o valor de cada um.

Primeiramente, é preciso considerar os aspectos/ambientes internos e externos da produção do seu evento.

Nos aspectos internos entram as percepções de forças e fraquezas. Para isso é preciso considerar no ambiente alguns itens, como: recursos humanos, financeiros, físicos, entre outros, sobre os quais é possível exercer maior controle, pois são resultado de estratégias definidas pela organização.

Já os aspectos externos analisam as oportunidades e ameaças. Esse ambiente externo é composto por fatores que existem fora dos limites da organização e produção do evento, portanto a produção não tem controle sobre eles. Devem ser considerados fatores macro ambientais (questões políticas, demográficas, tecnológicas, econômicas, climáticas, etc.) e fatores micro ambientais (fornecedores, parceiros, consumidores e etc) que devem ser constantemente acompanhados.

Para facilitar o entendimento, vamos relacionar perguntas imprescindíveis de serem feitas em cada estágio da análise. Confira:

Forças (Strengths)

Quais são as suas melhores entregas?

Quais os melhores recursos você pode contar na produção do seu evento?

Qual o principal diferencial do seu evento?

Qual o nível de envolvimento do público com o evento?

Como você se relaciona com o seu público?

Como é trabalhada a experiência do consumidor no seu evento?

Fraquezas (Weaknesses)

Você conta com uma equipe capacitada e treinada para dar suporte aos convidados?

O que pode levar o público a desistir do seu evento?

Você consegue dar a devida atenção aos seus clientes?

Oportunidades (Opportunities)

Quais forças externas podem influenciar ou impactar positivamente seu evento?

Esse evento tem potencial para atrair turistas? Ou haverá turistas que podem se interessar em ir ao seu evento?

A atração principal está em alta e pode ajudar a atrair público?

O local é de fácil acesso e pode haver parcerias com empresas de transporte para beneficiar quem for ao evento?

Ameaças (Threats)

Quais forças externas podem influenciar ou impactar negativamente seu evento?

As condições meteorológicas podem prejudicar a realização do evento?

Como é a logística para acesso ao evento? Estrada, é fácil de chegar de carro, é um percurso perigoso?

Há outras produções ocorrendo na mesma data que podem dividir o público?

Essas perguntas podem parecer simples de responder. Mas, definitivamente, são mais complexas que parecem. Portanto, fica o convite a exercitar a matriz SWOT. Faça seu planejamento, utilize esta análise a favor do seu evento.

Só não se esqueça de ser sincero e realista em cada uma das fases, isto será essencial para a aplicação eficaz de sua SWOT. E quando o fizer, compartilhe com a gente suas impressões.E para que o planejamento do seu evento tenha sucesso, conte com uma equipe especializada para ajudar a vender ingressos e gerenciar seus convidados!

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