Um planejamento eficiente é a base para o sucesso de um evento, pois garante que todos os passos serão realizados corretamente. No artigo a seguir, explicaremos a importância dessa metodologia de trabalho e como aplicá-la aos seus eventos.
O que é um planejamento eficiente de eventos?
O conceito de planejamento eficiente também pode ser conhecido como planejamento estratégico. Trata-se de um dos passos mais importantes para a realização de um evento de qualquer formato e tamanho.
Antes de iniciar a parte prática da organização de eventos, é essencial saber o que se pretende e o que é necessário para realizá-los. Dessa forma, é válido responder a algumas perguntas, como:
- Qual é o objetivo do evento?
- Para qual nicho esse evento está sendo organizado?
- Qual é o público-alvo do evento?
- Qual é o orçamento?
- Qual será a equipe envolvida?
- Quais serão os canais de comunicação utilizados?
- Através de qual plataforma os ingressos serão vendidos?
Basicamente, um planejamento eficiente consiste em ter todas as respostas para essas perguntas em uma planilha. A partir desses tópicos, é possível organizar os passos que precisarão ser realizados para o evento acontecer. Em outras palavras, é um plano de ação.
Por que um planejamento eficiente é importante para a organização de eventos?
Uma tarefa simples, sem planejamento, pode se tornar bastante complexa e gerar problemas que seriam facilmente evitados. Um evento, independentemente do tamanho, possui complexidade e uma série de passos essenciais. Logo, o planejamento eficiente é de extrema importância para garantir que tudo caminhará como o esperado.
A partir desse tipo de planejamento, torna-se possível visualizar todas as etapas do antes, durante e pós-evento. Essa visão panorâmica contribui para entender a produção como um todo e auxilia na elaboração de estratégias para sua realização.
Com mais controle das diferentes etapas, é mais fácil identificar possíveis dificuldades e desenvolver soluções antecipadamente. O planejamento torna o processo de organização de eventos mais flexível e com maiores chances de êxito.
Dicas de planejamento eficiente para organizar eventos
No decorrer deste artigo, explicamos como um planejamento eficiente auxilia na organização de eventos. A seguir, listamos dicas de como sua empresa de eventos pode adotar um sistema mais estratégico para esse planejamento.
1. Tenha uma planilha padrão
Obviamente, há diferentes tipos de eventos que podem ser organizados por sua empresa. Contudo, de maneira geral, há elementos em comum na organização de todos eles. Esses itens devem ser incluídos na planilha padrão. Esse documento deve ser pensado como um guia para o dia a dia de produção de eventos.
O ideal é dividir a planilha em três seções: pré-produção, produção e pós-produção. Cada uma dessas fases deverá ter algumas ações listadas, ou seja, os passos essenciais para poderem ser colocados em prática. Fica a dica para detalhar as ações no máximo de passos possível para reduzir as chances de erro.
2. Trabalhe com o compartilhamento de informações
Um evento é organizado por uma equipe e é essencial que todos os envolvidos tenham acesso aos dados e informações da produção. Portanto, a planilha mencionada acima deve estar em um sistema que permita o acesso de todos e a edição em tempo real pelos colaboradores.
Na produção de um evento, há diversas tarefas que só podem ser iniciadas com a conclusão de tarefas de outros funcionários. A partir do momento em que há uma planilha acessível e editável por todos, é possível reduzir o tempo de trabalho. Lembrando que é preciso treinar os profissionais para utilizar corretamente o sistema.
3. Comunicação entre a equipe
Para ter um planejamento eficiente durante a produção de um evento, é importante manter uma boa comunicação entre os membros da equipe. Portanto, além de trabalhar com um sistema integrado e editável de planilha, é necessário realizar algumas reuniões.
Em muitos casos, a troca de mensagens pela intranet da empresa ou por aplicativo de mensagens já resolve. Mas, para garantir que todos estejam na mesma página da organização, recomendamos realizar reuniões com alguma regularidade. Nesse momento, as dúvidas podem ser esclarecidas.
4. Base de dados de fornecedores e parceiros
Uma forma de facilitar o dia a dia de trabalho da sua empresa de eventos é ter uma base de dados com os principais fornecedores e parceiros. Com o passar do tempo, é natural que os profissionais de eventos desenvolvam preferências e percebam que trabalham melhor com determinados fornecedores.
O desenvolvimento de um banco de dados tornará mais simples encontrar os contatos quando necessário. Essas informações podem ser vinculadas ao planejamento na planilha, tornando mais simples a realização dos passos de cada etapa da produção. Tudo o que simplificar o processo é bem-vindo.
5. Plataforma de venda de ingressos
O canal de vendas dos ingressos dos seus eventos é um tópico essencial para o sucesso. Afinal, o público deseja facilidade para fazer a compra e efetuar o pagamento.
Nossa dica é utilizar o Lets.Events, que oferece um sistema prático e um ambiente virtual seguro. A compra online é um grande benefício para os participantes.
Através da plataforma, é possível criar e gerenciar os seus eventos com total controle sobre a venda de ingressos, criados na própria página. Além disso, você poderá contar com ferramentas para impulsionar as conversões. Use a tecnologia a favor do seu trabalho e tenha excelentes resultados!
6. Pesquisas de satisfação
Para aperfeiçoar o seu método de trabalho e o seu planejamento, é interessante ter o hábito de realizar pesquisas de satisfação com o seu público. O objetivo dessas pesquisas é identificar quais pontos funcionaram e quais podem ser melhorados em um próximo evento.
Alguns pontos essenciais podem passar despercebidos pelos organizadores de eventos. Quando essas questões aparecem de forma recorrente nas pesquisas, podem indicar que algo precisa mudar. Identifique como a questão pode ser solucionada e implemente as mudanças necessárias no sistema de planejamento.
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