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Como fazer gestão de metas para eventos?

Realizar a gestão de metas para eventos é fundamental para acompanhar os resultados e usar as informações obtidas para melhorar cada vez mais as suas produções. Sem essa análise muitos dados valiosos são perdidos e o produtor deixa de ter acesso a informações que podem facilitar o seu trabalho.

Tomar decisões sem dados para analisar é bastante complicado, pois não há uma base que aponte para qual direção ir. Através da definição e gerenciamento de metas é possível obter respostas objetivas sobre as escolhas que se mostram mais interessantes.

Quer saber mais sobre a gestão de metas para eventos e conferir dicas de como aplicar isso em suas produções? Continue a leitura e acompanhe o conteúdo que preparamos!

Por que a gestão de metas para eventos é importante?

Quando você está organizando um evento, sabe qual é o objetivo que pretende alcançar? Pensar apenas em vender muitos ingressos é algo vago demais. É necessário ser mais específico para acompanhar os resultados de diferentes formas.

Através desse acompanhamento será possível obter uma série de informações, como:

  • Número de ingressos vendidos através de cada canal de divulgação;
  • Participantes recorrentes, ou seja, que foram em edições passadas e retornaram;
  • Nível de engajamento sobre o evento nas redes sociais;
  • Retornos obtidos pelos patrocinadores (vendas realizadas com o cupom do evento, número de seguidores ganhos nas redes sociais etc);
  • Número de participantes que afirmaram ter ficado satisfeitos com a experiência na pesquisa pós-evento.

Esses são apenas alguns exemplos de dados que você terá acesso ao realizar a gestão de metas nos seus eventos.

Se, por exemplo, perceber que um dos canais de divulgação teve mais conversões do que os demais, saberá que é a opção mais eficiente. Assim, nas produções seguintes poderá direcionar os investimentos de publicidade de modo estratégico.

Como definir metas para eventos?

Para obter informações relevantes é necessário definir as metas corretamente. Veja, a seguir, quais são os pontos que precisam ser considerados.

Seja específico

Não dá para ter como meta algo do tipo: “organizar um evento de sucesso”. A falta de especificidade não dá direcionamento das ações que precisarão ser realizadas. Além disso, como você irá saber se a produção foi realmente um sucesso? Como irá medir isso?

Como já explicamos, o número de ingressos vendidos, embora seja um importante indicador, não diz tudo sobre o projeto. É necessário se aprofundar para entender exatamente como o evento foi recebido pelo público, os pontos altos, outros que precisam melhorar e assim por diante.

Encontre maneiras de mensurar os resultados

Os números são ótimos indicadores para metas. Através deles fica mais fácil compreender os resultados e obter uma visão objetiva sobre o evento. Portanto, tenha sempre em mente que as metas precisam ser mensuráveis.

Nesse sentido, em vez de: quero vender muitos ingressos, opte por: quero vender um número X de ingressos. Dessa forma, ao final você saberá exatamente se alcançou a meta, se foi ultrapassada, se não conseguiu ou quantas unidades faltaram.

Apenas trace metas possíveis de alcançar

Metas devem ser desafiadoras porque a ideia é se esforçar para alcançar um bom resultado. Entretanto, tome cuidado para não exagerar no nível do desafio, pois elas devem ser possíveis de alcançar. Encontre o equilíbrio entre se desafiar e se manter realista.

Mantenha o foco em metas relevantes para o sucesso do evento

A gestão de metas é importante em qualquer tipo de projeto, o que irá mudar é o conteúdo delas. Afinal, a ideia é que sejam relevantes para o seu negócio, que no caso é um evento. Então, em vez de copiar metas de outros lugares, concentre-se nas que fizerem sentido para a sua empresa.

Defina prazos para alcançar cada meta

Por fim, um detalhe que não pode faltar quando se está traçando metas é a definição de prazos. É necessário que você e sua equipe saibam exatamente quanto tempo têm para alcançar cada uma delas.

Retornando ao assunto da venda de ingressos, é válido ter metas de unidades vendidas por período. Dessa maneira, em vez de definir uma meta maior de vender X unidades, poderá dividi-la em etapas. Então, através de um acompanhamento constante será mais fácil agir se os resultados não estiverem dentro do esperado.

trabalho equipe
Realizar a gestão de metas para eventos é fundamental para acompanhar os resultados.

Exemplos de metas para eventos

É importante definir metas que façam sentido no contexto dos seus eventos. Para ter um direcionamento e se inspirar, confira alguns exemplos de metas para eventos em geral.

Número de ingressos a serem vendidos

O número de ingressos a serem vendidos é uma meta válida para todos os tipos de produções. Existem várias formas de defini-la, como: meta de vendas por canal de divulgação, por cada promoter, em um intervalo específico de tempo etc.

Lucratividade

A lucratividade é um ponto bastante relevante em um projeto. Afinal, é a finalidade básica de qualquer trabalho remunerado. É importante que o organizador do evento defina uma faixa de valor que pretende ter como lucro.

Essa meta irá ajudá-lo na definição de orçamento, do preço dos ingressos, das cotas de patrocínio, entre outros pontos. Ter esse direcionamento é crucial para tomar as atitudes certas e ser bem-sucedido na empreitada.

Valor a ser arrecadado através de patrocínios

Os patrocinadores são elementos fundamentais para a realização de um evento. O papel deles é apoiar o projeto financeiramente e, em troca, ter visibilidade para a sua marca. Trata-se de uma relação positiva para os dois lados.

Portanto, não dá para fazer propostas sem ter o valor das cotas definido. Com uma meta do valor que precisa arrecadar com patrocínio você saberá quanto cobrar por cada cota.

Índice de satisfação dos participantes

Após o evento é interessante enviar uma pesquisa de satisfação aos participantes por e-mail. Mas, antes da produção acontecer, é válido ter uma meta de satisfação a alcançar. Assim, os detalhes do projeto serão pensados para deixar o público o mais satisfeito possível.

Engajamento nas redes sociais

Por fim, um tipo de meta bastante atual e relevante é o engajamento nas redes sociais. Afinal de contas, elas refletem o comportamento das pessoas. Analise as métricas atuais dos perfis do seu evento e defina metas de crescimento relacionados ao aumento de seguidores, likes, comentários e compartilhamentos.

Para obter resultados cada vez melhores na gestão de metas do seu evento, conte com o Lets.events e Toque aqui e confira mais artigos sobre organização e gestão de eventos no Blog da Let’s!

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