Embora a organização de eventos tenha as suas particularidades, continua sendo um projeto realizado por uma empresa. Logo, estratégias usadas em negócios podem ser perfeitamente aplicadas nesse contexto. As metodologias da Gestão Ágil são um bom exemplo disso.
Trata-se de uma abordagem voltada para facilitar e simplificar processos. Já imaginou aplicá-la aos seus projetos de eventos? Continue a leitura para entender melhor do que se trata e conferir dicas de como aplicar.
O que é Gestão Ágil?
A Gestão Ágil foi criada em 2001, por um grupo de profissionais especializados no desenvolvimento de softwares. O setor de TI, de modo geral, precisava lidar com a seguinte questão: um sistema levava cerca de três anos para ser desenvolvido e ao final do processo já estava desatualizado.
Após um amplo debate, os profissionais chegaram a uma lista com 12 princípios que compõem a Gestão Ágil. Eles são baseados nas ideias de melhoria contínua e abertura para as mudanças. Com o sucesso das metodologias, passaram a ser usadas em outros setores, além do TI.
Trata-se de uma categoria de ferramentas voltadas para a gestão de projetos, separando-os em etapas. Elas envolvem a colaboração constante entre os membros da equipe e identificação de pontos de melhoria em cada uma das fases.
Funciona da seguinte forma: assim que o trabalho começa, as equipes passam por um processo de planejamento, execução e avaliação. Dessa maneira, as ações são realizadas de forma ordenada, aumentando a produtividade.
Existem diversas metodologias baseadas na Gestão Ágil, cada uma tem as suas particularidades. No entanto, todas compartilham uma mesma base. É interessante conhecer várias delas para eleger a que mais faça sentido para o planejamento dos seus eventos.
As metodologias de gestão ágil mais conhecidas são:
- FDD;
- Kanban;
- Lean;
- Scrum;
- Smart;
- Sprint;
- XP
Quais as vantagens da Gestão Ágil para eventos?
Hoje, a Gestão Ágil é aplicada não apenas ao setor de TI, mas também de vários outros, incluindo o de eventos. Entre os benefícios mais mencionados estão: colaboração da equipe, economia de tempo e redução de riscos.
Confira a seguir as principais vantagens da Gestão Ágil na organização de eventos.
Transparência entre a equipe
Embora as atividades para a realização de um evento possam ser divididas, todas compõem o mesmo projeto e várias estão conectadas. Logo, é importante que todos estejam informados sobre o andamento de tudo.
Com as metodologias ágeis, as equipes se mantêm em contato constantemente através de registros no sistema e reuniões frequentes. Assim, todos sabem o que está acontecendo, em que estágio o projeto está, o que precisa ser feito e quais problemas foram resolvidos.
As demais partes interessadas, como clientes e patrocinadores, também ficam sempre informados através de reuniões. Essa transparência é bastante positiva, porque reduz erros e ruídos de informação, aumenta o espírito de equipe e melhora a eficiência no trabalho.
Cumprimento de prazos
O cumprimento de prazos é crucial na organização de um evento. Afinal, se esse cuidado não for tomado, diversos detalhes terão sua qualidade prejudicada, comprometendo a experiência dos participantes e o sucesso do projeto.
Uma das grandes vantagens da Gestão Ágil está na facilidade para cumprir cada etapa. Como as atividades são divididas, se tem mais controle sobre o tempo. Isso é benéfico para todos e especialmente para o organizador, que será poupado de muito estresse.
Motivação da equipe
O ser humano tem a forte tendência de se desmotivar quando a meta parece muito distante. Por essa razão, a divisão em etapas é muito utilizada nos mais diferentes contextos.
A sensação de concluir cada fase de um grande projeto reforça a motivação, resultando também em mais dedicação e, consequentemente, mais qualidade. A equipe do evento se mantém estimulada para entregar o melhor resultado.
Como aplicar a Gestão Ágil em eventos?
Agora que você já conhece a Gestão Ágil e os benefícios na organização de eventos, confira dicas de como aplicá-la através do método conhecido como Scrum.
1. Defina o objetivo do evento
O primeiro passo é definir o objetivo do evento, ele será o norte para o qual todas as ações deverão estar direcionadas. Pense no que deseja obter com a realização do projeto, se é fortalecer uma marca, resolver um problema dos participantes etc. Isso ajudará também na orientação da equipe.
2. Oriente a equipe sobre a metodologia
A próxima etapa é explicar a Gestão Ágil para a equipe. Afinal, para o sucesso das ações todos precisam se manter engajados. Fale sobre os benefícios que a metodologia pode proporcionar a todos e dê abertura para tirarem dúvidas.
3. Crie um roteiro com as etapas da organização do evento
Liste as atividades que precisam ser realizadas, com os respectivos prazos, como início da venda de ingressos, campanhas de divulgação, reunião com fornecedores etc. Cada tarefa pode ser dividida em subtarefas, dependendo da complexidade.
4. Divida o projeto em sprints
No método ágil as etapas de um projeto são chamadas de sprints, podendo ter duração de uma ou mais semanas. É necessário ter em mente que sprints de curto prazo irão envolver menos tarefas do que as de prazo maior.
Ao final de cada sprint deve-se analisar o desempenho de todos, se o tempo foi suficiente e se há algo a mudar. Por exemplo, se as vendas de ingressos estiverem diminuindo no sprint atual, você pode modificar sua estratégia para torná-la mais eficiente no próximo.
5. Fazer reuniões periódicas com a equipe
A comunicação é uma das bases do sucesso da Gestão Ágil. Portanto, realize reuniões periódicas com a equipe e demais partes interessadas no projeto, como patrocinadores, contratantes e fornecedores, se for o caso.
6. Analise os resultados após o evento
O trabalho não acaba após o evento. É necessário analisar o desempenho de todos ao longo do processo para verificar os pontos fortes e fracos. As pesquisas de satisfação com participantes são ótimas para obter a visão do público.
Use todos os dados colhidos para melhorar as próximas produções. Fazendo isso ao final de cada projeto, sua empresa de organização de eventos irá trilhar um caminho de crescimento contínuo.
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