Já pensou em organizar um congresso online? Esse é um formato de evento bastante conhecido, voltado para o debate de temas educacionais e científicos, que pode ser perfeitamente adaptado ao ambiente digital.
Mas como realizar uma produção impecável e proporcionar uma experiência interessante para os participantes? Continue a leitura e confira o guia que preparamos recheado de dicas imperdíveis!
O que é um congresso online?
Um congresso é um tipo de evento que reúne pessoas interessadas em debater um mesmo assunto. Geralmente, tem duração de vários dias, incluindo atividades como: palestras, workshops, mini custos, entre outras.
Os congressos de medicina são um bom exemplo desse formato de produção. Neles, profissionais de determinada especialidade médica abordam as tendências mais recentes da área, atualizando os seus conhecimentos e contribuindo para novos avanços.
Quando se trata de um congresso online, a ideia é a mesma, com a diferença de que todo o conteúdo será acompanhado à distância pelo público. Embora a parte prática precise ser deixada de lado dependendo do tema do evento, muito conteúdo pode ser adquirido em ambiente digital.
Vantagens de realizar um congresso online
Mas quais são as vantagens que um organizador de eventos tem ao realizar um congresso online? Primeiramente, a redução de custos, pois é muito mais barato cuidar apenas da estrutura das apresentações e da transmissão, do que de todo um ambiente para comportar os participantes.
Em segundo lugar, está a possibilidade de ampliar a venda de ingressos. Afinal de contas, qualquer pessoa poderá participar, independentemente da localização. Assim, é possível alcançar um público maior e sem limitações de espaço.
De modo geral, os congressos online são muito mais democráticos. Mais pessoas podem participar porque não é necessário se deslocar e os ingressos costumam ter valores mais acessíveis. Para quem não puder acompanhar as apresentações ao vivo, existe a opção de assistir à gravação em outro horário.
Os eventos online foram uma saída durante a pandemia e continuaram fortes porque estão alinhados com a necessidade atual de flexibilidade. As pessoas gostam de poder decidir quando e onde irão consumir conteúdos, seja para lazer ou aquisição de conhecimento.
10 Dicas para promover um congresso online de sucesso
Vamos agora para a parte prática do nosso guia. Prepare-se para conferir dicas fundamentais para proporcionar um congresso online memorável aos participantes!
1. Identifique o público-alvo do congresso
Ao reunir a sua equipe para começar a planejar um congresso online, primeiramente é preciso identificar o público-alvo. Isso é necessário porque o perfil dos participantes irá afetar diretamente os conteúdos e a forma como serão apresentados.
Um congresso para advogados recém-formados será diferente de outro voltado para profissionais experientes, por exemplo. Portanto, dedique-se a esta primeira etapa para que as próximas sejam bem-sucedidas.
2. Escolha uma plataforma para hospedar o evento
Se em um evento presencial o espaço em que será realizado é fundamental para o seu sucesso, em uma produção online essa responsabilidade é da plataforma escolhida.
Para mais praticidade, é válido buscar um serviço que reúna transmissão ao vivo e venda de ingressos. Assim, resolverá boa parte do projeto em um único local, facilitando muito o seu trabalho.
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3. Crie um cronograma com as atividades
Eventos online também precisam de um cronograma com os horários das apresentações. É através dele que os participantes poderão se organizar para acompanhar tudo ao vivo.
Verifique qual é a melhor opção, sempre considerando o perfil do público. Inclusive, é válido consultá-lo por meio de enquetes enviadas por email ou publicadas nas redes sociais do evento.
4. Selecione os palestrantes
Os palestrantes são parte fundamental do sucesso ou fracasso de um congresso. Na modalidade online, eles têm a responsabilidade extra de envolver o público através de uma tela. Então, além de considerar a expertise na área, pense também em fatores como carisma e desenvoltura.
5. Defina estratégias para envolver o público
O envolvimento do público é importante para que a experiência seja positiva. Em um evento online pode ser estimulado através de interações feitas por chats e enquetes, na própria plataforma de transmissão.
O envio de perguntas aos palestrantes torna as apresentações mais dinâmicas e direcionadas para as dúvidas mais comuns do público.
6. Envolva as marcas patrocinadoras
Em eventos presenciais, os patrocinadores costumam montar estandes, distribuir brindes, entre outras ações. Nas produções online, as iniciativas podem ser adaptadas.
As empresas podem patrocinar alguma apresentação e ter sua marca em destaque na tela ou no próprio cenário onde o palestrante está. Também é possível enviar cupons de desconto por email aos participantes. São várias as possibilidades para proporcionar visibilidade aos apoiadores do projeto.
7. Crie planos para eventuais problemas técnicos
Uma falha técnica durante um congresso online pode atrapalhar as apresentações e a experiência dos participantes. Para evitar esse tipo de problema, é fundamental criar planos para lidar com eventuais imprevistos. Assim, caso algo aconteça, poderá ser resolvido rapidamente.
8. Invista na divulgação do congresso online
Após definir uma boa parte do planejamento do evento, é preciso começar a divulgação. É bom começar com pelo menos dois meses de antecedência.
Como se trata de uma produção online, os anúncios podem ser feitos nas redes sociais, páginas de busca, além de sites e blogs voltados para o público-alvo do congresso.
9. Ofereça oportunidades de networking
Eventos são grandes oportunidades para fazer contatos profissionais. O fato de se tratar de um congresso online não é e nem deve ser um impeditivo. Portanto, aproveite as funcionalidades da plataforma de transmissão e crie chats para os participantes se conhecerem.
10. Realize pesquisas de satisfação pós-evento
Por fim, é sempre importante realizar pesquisas de satisfação após o evento. As perguntas podem ser enviadas por email para serem respondidas de forma rápida e prática. Assim, saberá como foi a experiência para o público, obtendo insights valiosos para serem considerados em projetos futuros.
Realizar um congresso online é uma ótima maneira de diversificar os projetos e atrair novos públicos, ampliando o alcance da sua empresa de organização de eventos.
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