Normalmente, a principal fonte de renda de um evento é a venda de ingressos. Alguns conseguem aumentar essa receita com venda de produtos ou consumação. Mas existe uma outra forma de captar dinheiro para um evento, uma delas é por meio do patrocínio. Mas como conseguir patrocínio para o seu evento?

Entendendo o patrocínio

A primeira coisa que você precisa saber é que patrocínio não é mendicância, nem doação, muito menos um favor. Segundo a Eventbrite Pulse Report 2017, apenas 63% dos produtores de eventos consideram esse recurso financeiro como maior parte de receita para o seu evento.

Essa forma de captação de renda deve ser encarada como um investimento. Com ele, você terá a chance de gerar resultados positivos para ambas as partes, criando assim uma relação de ganha-ganha com o seu parceiro.

É importantíssimo que você entenda a influência de uma marca junto ao seu evento e os tipos de patrocínio que você pode captar. Você pode negociar com a instituição um patrocínio de permuta ou dinheiro.

Tipos de patrocínio

A permuta nada mais é que a troca de benefícios. Você pode negociar com uma rádio, por exemplo, o anúncio do seu show em sua programação, sem custo. Em contrapartida você inclui o nome da rádio como “patrocinador” ou “apoiador” do seu evento. Outra forma, bem comum no patrocínio de permuta, é a distribuição de produtos. Uma marca de bebidas, por exemplo, pode patrocinar o seu evento oferecendo seu produto que, por sua vez, pode ser vendido ou oferecido aos participantes.

Outra forma de permuta é feita com o patrocínio por brindes. Nesse formato, o patrocinador realiza ações de divulgação dentro do evento e distribui vários brindes da marca para os convidados.

Já o patrocínio em dinheiro consiste na negociação de um valor determinado para que o patrocinador invista em seu evento. Para esse formato é importante definir cotas de patrocínio e oferecer diferentes benefícios, de acordo com o valor que está sendo pago. Esse dinheiro é importante para a realização do evento e pode ajudar com os custos de transporte dos palestrantes do seu workshop, por exemplo. Neste caso, é comum que a organização preste conta do valor e resultados do valor investido.

Primeiros passos

Liste seus potenciais patrocinadores, tendo em mente qual o objetivo que você quer com cada um deles e qual a relação da marca com o seu evento. O tamanho da lista não importa, desde que você faça a abordagem certa com cada um deles. Mas antes de começar a correr atrás das empresas, esteja bem preparado!

Mostre valor do seu evento definindo bem os seus objetivos, detalhando o seu público-alvo e qual a relação do seu público com os da marca. Saiba o tamanho, proporção e alcance do seu evento.

Qual a sua missão, o seu valor para os patrocinadores, o seu diferencial, quais benefícios o patrocinador terá em apoiar o seu evento e assim vai. Crie diferentes cotas de patrocínio e determine o que está incluso em cada uma delas, como: o tamanho do logotipo nas peças de comunicação, ações de divulgação da marca no evento, stand ou espaço exclusivo dentro do evento e por aí vai.

Inclua todas as informações em uma apresentação prévia. Não se esqueça de caprichar em cada detalhe e não deixe de encantar sempre!

Tenha sempre em mãos um planejamento detalhado do evento, investimentos previstos em cada área e calendário de ações. Isso te manterá organizado e mostrará segurança ao seu futuro patrocinador na hora de um contato mais próximo.

Escreva o seu projeto para a Lei Rouanet

Uma das legislações mais importantes para produtores de evento, a Lei Rouanet ainda causa muitas dúvidas para a maioria das pessoas. O fato é que ela foi criada para fomentar a produção e a difusão cultural em todo o Brasil e pode ser uma ótima aliada para quem produz eventos desse segmento.

Isso acontece porque produções de todas as categorias culturais podem ser contempladas pela lei, que oferece grandes atrativos para a captação de patrocínio dos projetos. Entre os melhores deles, podemos destacar o abatimento no Imposto de Renda e a possibilidade de utilizar os projetos patrocinados como estratégia de marketing e fortalecimento da marca pelos patrocinadores.

Ter o seu projeto aprovado pela Lei Rouanet pode ajudar, e muito, na captação de patrocínios. Isso ocorre, porque as empresas querem investir o mínimo possível e colher grandes resultados com o patrocínio.

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Agora sim, vamos aos contatos!

Com uma lista de potenciais patrocinadores, planejamento e objetivos prontos, é hora de colocar a mão na massa. Você já poderá entrar em contato com os nomes listados.

Lembra aquela apresentação encantadora com os objetivos, público-alvo, missão e tudo o que falamos ali em cima? Então! É hora de começar a enviá-la. Faça o primeiro contato por e-mail, principalmente se você não tem proximidade com a empresa.

Uma forma mais pessoal de aproximação parece ideal. Mas acredite, muitos patrocinadores preferem que o primeiro contato seja feito online. Assim eles conseguem analisar a proposta antes mesmo de falar com você.

Caso deseje algo bem casual, vale a primeira abordagem via redes sociais. Mas lembre-se que essa opção vale de acordo com o perfil da empresa a ser abordada e com o perfil da sua festa. Se tudo se adequa, vale o contato!

Faça você mesmo!

Não apenas o discurso, você também precisa personalizar os pacotes de patrocínio e já fazer a abordagem direta ao ponto. Esteja aberto a negociações, mas saia de casa com propostas prontas. Não tente vender um pacote único para todos eles, caso tenha muitos.

Customize seus pedidos de acordo com o perfil e necessidade de cada um deles. Por isso é importante que você conheça não apenas o seu evento, mas também o seu futuro patrocinador. Estude, estude e estude! Assim você terá argumentos na ponta da língua durante as reuniões.

Depois de fechado as parcerias, não deixe de cumprir todos os combinamos e mostrar resultados. Não apenas no final do evento, mas durante o processo, para que eles se sintam envolvidos e vejam os benefícios da parceria.

Também não deixe de manter relação próxima com a empresa, afinal, o seu evento vai se repetir! Não importa se daqui há um mês ou um ano. Assim como você faz com seu público durante a temporada de pausa de um evento para o outro, atualize seus patrocinadores sobre o que está acontecendo.

Inclua na sua lista de e-mails o contato do seu patrocinador e o mencione sempre que possível nas suas postagens nas redes sociais ou até mesmo no conteúdo disparado por e-mail. Mantenha-os vivos! 😉

Dessa forma, você terá sucesso não apenas no evento atual, mas nos próximos! E o melhor, com patrocínio garantido.

Como falamos no início, o patrocínio é uma importante fonte de renda para a realização de eventos, assim como a venda de ingressos.

O Lets.events é a plataforma mais simples para vender seus ingressos online, gerenciar inscrições e listas de convidados para todos os tipos de evento.

Com o Lets, você pode criar listas de convidados e oferecer cortesias para o seu patrocinador. Ou, até mesmo, criar códigos promocionais com o nome do seu patrocinador para que ele ofereça benefícios aos seus clientes. Essa estratégia além de agradar à marca, pode ajudar a impulsionar as suas vendas.

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