Para fazer festas particulares de sucesso, é preciso muito mais do que apenas boa intenção. O planejamento deve envolver todos os detalhes para evitar que alguma coisa estrague não só seu evento, mas também a sua reputação. Assim, o cuidado com a decoração, música e divulgação — entre muitos outros aspectos — é essencial para que tudo seja o mais proveitoso para os participantes.
Reunimos algumas dicas para te ajudar na preparação e execução de baladas realmente inesquecíveis. Confira:
Planejamento é a base de tudo
Primeiramente, você precisa saber qual o tema que seu cliente deseja: uma festa alternativa, uma à fantasia e outra sertaneja são bem diferentes entre si. Depois, estabeleça claramente quais as metas a serem realizadas. Dessa forma, a equipe pode trabalhar ciente do que deve ser feito. Em seguida, defina quais são as ações que cada membro realizará.
Esse plano será seu guia e é imprescindível para todos os eventos que você for realizar. A partir dele, você pode traçar quais estratégias usar para alcançar seu objetivo e também pode marcar todos os detalhes para que nada fique de fora.
Calcule os custos
Monte a tabela de custos baseada no orçamento disponível para a ocasião. Verifique se o valor será capaz de cobrir todas as despesas, seja com a compra de itens ou o pagamento dos colaboradores.
Uma boa opção para aliviar seu orçamento é buscar uma parceria com pessoas ou empresas que financiem a balada em troca de propaganda ou outro benefício profissional. Por exemplo, você pode exibir propagandas de uma determinada empresa em troca do fornecimento de algum equipamento.
Monte o cenário perfeito
Conheça o público que vai comparecer, pois isso guiará todo o planejamento. Festas particulares geralmente incluem muitos amigos procurando por um ambiente mais livre e com a cara deles, então invista em tudo que pode fazer com que a experiência seja única para os organizadores e convidados.
Além disso, saiba a quantidade de pessoas esperada para orientar a quantidade de itens que precisam ser comprados. Isso pode ser feito usando uma plataforma de lista de convidados.
Veja se a decoração pode ser montada no espaço disponível, se o tipo de iluminação vai precisar de adaptadores e se é necessário algum tipo de arranjo especial. Outra preocupação é em como transportar esse material corretamente para que não se danifique. O ideal é que a decoração seja feita, quando possível, por um profissional, sempre com a sua opinião e fiscalização.
A música que será tocada é outro fator de muita importância e que também vai depender do tipo de público para qual será feita a balada. Veja se a ocasião pede um DJ ou uma banda, e deixe preparada uma lista de músicas para os intervalos. Além disso, a posição e quantidade de caixas de som deve ser planejada, assim como o volume de áudio e a acústica do ambiente.
Repasse todos os detalhes da festa particular
Quando já estiver tudo montado, verifique cada item da produção para ver se está tudo funcionando. Cheque as luzes, som, banheiros e bar para prevenir falhas posteriores.
Essa fase é uma das mais importantes, pois você evita dores de cabeça desnecessárias e não dá margem para que algo de ruim aconteça.
Use as redes sociais para divulgar
Além do grande número de usuários ativos, as redes sociais são gratuitas e possuem ferramentas de grande ajuda na hora de divulgar festas particulares e outros eventos.
No Facebook, por exemplo, é possível criar eventos em que as pessoas podem confirmar a presença e ter todas as informações sobre a balada. No Twitter, você pode usar marcações (as famosas hashtags) que lhe darão uma noção da popularidade da sua festa particular. Também é possível criar sorteios para conseguir maior visibilidade. Existe ainda uma dezena de outras redes, que podem ser usadas de acordo com o seu planejamento.
Lembre-se de que o sucesso depende do conjunto dos detalhes, então esteja atento a todos eles. Também procure inovar em seus eventos, pois a mesmice é a maior inimiga de uma produção memorável.
E então, você está pronto para fazer festas particulares arrasadoras? Fale com um dos nossos consultores e descubra como o Lets pode te ajudar a fazer a gestão dos seus convidados.
