O primeiro passo para produzir um bom evento é a elaboração da lista de convidados. É a partir dela que será possível embasar todo o restante do planejamento, como a escolha do mobiliário, a confecção de brindes, a contratação do buffet e muito mais. Mas, afinal, como fazer uma lista de convidados?
Antes de mais nada, é preciso muita organização para montar uma boa lista e, principalmente, para fazer com que a entrada do evento ocorra de forma rápida e tranquila. Por isso, hoje preparamos esse artigo que vai lhe ajudar a entender como trabalhar essa etapa tão importante do planejamento do seu evento. Confira!
Considere o perfil do evento
Não existe fórmula mágica para elaborar uma lista perfeita em todas as ocasiões. Cada evento possui características únicas e, por consequências, demandas diferenciadas. Por isso, para saber como montar uma lista de convidados é preciso, primeiro, entender o perfil do evento, isso é essencial para trabalhar a situação de forma adequada.
No caso de congressos e eventos corporativos, nos quais o networking é um grande objetivo para a maior parte dos interessados, fica ainda mais marcante a importância de um mailling consistente e selecionado, já que os próprios convidados passam a ser atrações do evento.
Também é muito comum que esse tipo de evento conte com convidados especiais, como congressistas e palestrantes. Nesses casos, é essencial que tais nomes sejam escolhidos com bastante cuidado, já que suas falas serão associadas à própria organização. Além disso, eles podem ser responsáveis por atrair uma grande parte do público.
Trabalhar com uma lista bem apurada também ajuda a criar uma atmosfera em que todos fiquem satisfeitos. Assim, é possível selecionar o público de acordo com o estilo da ocasião, de forma que todos possam se sentir mais confortáveis naquele local.
Crie listas menores
A organização é a palavra-chave quando se fala em elaborar a lista de convidados. Uma boa estratégia para facilitar a sistematização da lista é setoriza-la por categorias. Ou seja, criar sublistas menores, que podem ser separadas de diversas formas e vão facilitar na hora de identificar o convidado, agilizando o processo. Além disso, essa divisão também é uma boa forma de conferir a lista e garantir que ninguém importante deixou de ser convidado.
Para fazer isso, você pode separar os convidados que irão se apresentar, os que possuem cortesia, os membros da imprensa, os parceiros, etc. Com essa divisão, fica mais fácil identificar os convidados, o que é importante, até mesmo, para a logística do próprio evento, como o direcionamento da pessoa para o setor correto, por exemplo.
Defina um orçamento
Para fazer a lista de convidados é fundamental estabelecer um teto de gastos, já que essa definição é necessária para saber o limite de pessoas que poderão ser convidadas. Lembre-se de que buffets costumam cobrar por pessoa e é preciso providenciar mobiliário suficiente para que todos fiquem confortáveis durante o dia.
A contratação de colaboradores para trabalhar durante o evento também varia de acordo com o número de convidados, que influencia decisões como a quantidade de garçons, seguranças, apoios, portaria e mais.
Para garantir que o limite não seja ultrapassado, o segredo é saber filtrar os convidados que são, de fato, importantes. No caso de eventos corporativos, dê prioridade aos parceiros com os quais você tem interesse em estreitar as relações e privilegiar.
Utilize soluções tecnológicas
Quem produz eventos sabe que os custos podem ser enormes e, por isso mesmo, está sempre em busca de soluções que possam baratear o processo. Se elas ainda ajudam a diminuir as preocupações e tarefas, então, melhor ainda. Por isso, existe uma gama de ferramentas tecnológicas voltadas a solucionar os problemas desse nicho de mercado.
No caso da lista, por exemplo, é possível contar com o Lets.events, que gerencia a lista de convidados e agiliza processos como a confirmação de presença e o check-in no evento. Com ela, os próprios convidados podem adicionar outros nomes, respeitando uma quantidade estabelecida por você. Desse modo, além de simplificar o processo de gestão, também há um bom incentivo para a divulgação espontânea e o aumento do alcance do evento.
Outra grande vantagem de optar pelo trabalho online é o arquivamento do banco de dados dos convidados e das informações do próprio evento, como o número de convidados presentes. Essas informações são muito valiosas para trabalhar relatórios e avaliar o sucesso do evento.
O uso de um leitor de QRCode é uma outra solução que tem sido cada vez mais requisitada nas produções de eventos. Isso, porque a ferramenta faz com que o check-in dos convidados seja bem mais ágil e eficiente.
Confirme as presenças
Muita gente pode achar o processo de confirmar as presenças muito trabalhoso, mas ele é essencial para o sucesso do evento — e já existem soluções tecnológicas voltadas para otimizar essa tarefa. O ideal é que isso seja feito com certa antecedência, cerca de cinco dias antes do evento.
Desse modo, ainda há tempo disponível para realizar mudanças e adaptações rápidas, como a inclusão de novos convidados. Nesse momento, é interessante revisar a lista mais uma vez, para garantir que todos os convidados importantes foram lembrados.
Se prepare para imprevistos
Mesmo com todos esses cuidados, é bem comum ter que lidar com problemas de última hora em relação à lista. Pode ser que algum convidado importante não possa mais comparecer, ou que parceiros influentes queiram incluir novas pessoas à lista.
Para resolver essas situações, é preciso sempre ter um plano B encaminhado. Uma boa prática é a de deixar uma margem de garantia na lista, de forma que novos convidados não significarão entraves logísticos. Para calcular essa estimativa é preciso considerar um tamanho do evento, o espaço disponível e o perfil dos convidados.
Não existe segredo para saber como fazer uma lista de convidados. O certo é que é preciso entender as particularidades de cada situação, estar sempre à postos para solucionar problemas e buscar trabalhar com equipes dedicadas e soluções eficientes para todos os processos da produção.
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