Saber como organizar coffee break para eventos é fundamental para oferecer algo impecável aos participantes. Afinal, mais do que um mero lanche, trata-se de um momento que as pessoas usam para confraternizar e fazer networking.
Se deseja causar uma boa impressão e reforçar a sua marca no mercado de eventos, é importante oferecer um coffee break diferenciado. Assim, esse momento também irá contribuir para que a experiência dos participantes seja memorável.
Continue a leitura para conferir dicas de como organizar um coffee break para eventos perfeito e de acordo com a identidade da sua produção. Lets!
Em que tipo de evento o coffee break é necessário?
O coffee break é uma parte comum em diversos tipos de eventos, incluindo os acadêmicos, corporativos e profissionais. É uma prática comum a produções com várias horas de duração, em que uma pausa é necessária tanto para alimentação quanto para descansar a mente.
Basicamente, o que se deve analisar para concluir se o coffee break é necessário ou não em um evento é o tempo de duração. Se for uma palestra com uma a duas horas de duração não é fundamental, mas pode ser um diferencial ao final. Contudo, caso dure mais do que isso, é recomendado ter esse intervalo.
Vale destacar que estamos falando de eventos de pequenos a médios e não de grandes feiras e conferências. Nesse segundo caso, é comum que o espaço conte com praça de alimentação para os participantes lancharem. Por outro lado, os próprios expositores poderão promover coffee breaks em seus estandes, mas perceba que ainda assim se trata de algo menor e mais reservado.
Oferecer esse momento de confraternização é interessante pelas questões práticas citadas, de alimentação e descanso, e também para causar uma boa impressão. Afinal, quanto mais satisfeitos os participantes ficarem com a experiência, maiores as chances que retornem nos próximos eventos que você produzir.
A importância da qualidade do coffee break para eventos
Embora as atrações sejam o foco de um evento, os detalhes da produção contam muito para formar a opinião dos participantes. Um erro que alguns organizadores cometem é não darem a devida importância ao coffee break.
Simplesmente encomendar petit fours na padaria mais próxima e com o menor preço e disponibilizá-los em uma mesa com café em um canto do espaço, não irá causar uma boa impressão. Se deseja se destacar, faça diferente e demonstre isso através dos detalhes.
Acredite, quanto mais agradável for esse momento, mais estímulos as pessoas terão para retornar para assistir às apresentações. Afinal de contas, a forma como estamos nos sentindo interfere na maneira como enxergamos as coisas, tudo está interligado.
6 Dicas para organizar coffee break para eventos
Quer organizar um coffee break impecável para o seu evento? Considere as dicas a seguir!
1. Calcular as quantidades
Para organizar qualquer tipo de evento que envolva comida, é preciso fazer cálculos considerando a quantidade de participantes. De maneira geral, costuma-se considerar cinco salgadinhos, três doces e 250 ml de bebidas por pessoa.
Lembrando que todos os três itens devem ser oferecidos em diferentes versões, mais adiante daremos sugestões. Mesmo que uns possam ter um consumo maior, a quantidade acaba sendo compensada por aqueles que consomem menos.
2. Definir o horário e tempo de duração
Mais um ponto importante a ser considerado ao organizar coffee break para eventos é o horário em que irá acontecer e o tempo de duração. Esse detalhe é fundamental para a definição do cardápio, pois certos alimentos combinam mais com cada parte do dia.
A duração depende da quantidade de participantes. Se forem poucas pessoas, de 20 a 30 minutos é o suficiente. Já para públicos maiores, é válido dar um pouco mais de tempo para todos poderem conversar com calma.
Sobre o momento ideal do evento para a pausa, geralmente é na metade. Entretanto, se for uma palestra de até duas horas de duração, pode-se realizar o coffee break ao final, como parte do encerramento.
3. Escolher o cardápio
A escolha do cardápio é um dos pontos altos da organização de um coffee break, pois é preciso oferecer opções saborosas e de qualidade. Como mencionamos anteriormente, certos alimentos combinam mais com cada período do dia, então considere isso. Confira algumas sugestões:
Manhã – Café, leite, chá, suco, mini pães de queijo, torradas com geleias e patês, petit fours.
Tarde – Café, suco, bolos, sanduíches frios, salgados assados, biscoitos amanteigados.
Noite – Suco, café, bebidas alcoólicas (como drinks e vinho), mini tortas, mousse e outras opções de pratos quentes em porções individuais.
Importante: lembre-se de incluir opções para aqueles que tiverem algum tipo de restrição alimentar, como intolerantes à lactose, glúten, além de veganos e vegetarianos. Se possível, inclua uma pergunta a respeito dessas restrições no formulário de inscrição para o evento.
4. Contar com bons fornecedores
Para garantir o sucesso do coffee break é essencial contar com bons fornecedores. Portanto, contrate os serviços de empresas que forneçam opções saborosas, de qualidade e que sejam pontuais.
O ideal é já contar com parceiros de confiança. Se ainda estiver formando sua carteira de fornecedores, vá a degustações e peça indicações de amigos. Assim evitará surpresas e imprevistos no seu evento.
5. Definir o espaço em que o coffee break irá acontecer
Geralmente, espaços de eventos contam com ambientes próprios para a realização de coffee breaks. Mas, de qualquer maneira, dá para adaptar qualquer área para fazer essa confraternização.
É importante que seja um local em que todos possam circular confortavelmente. Como as pessoas estarão fazendo uma pausa de horas sentadas, não é necessário ter cadeiras. A ideia é que todos circulem em volta das mesas e conversem.
6. Criar um ambiente propício para o networking
A nossa última dicas tem total relação com a anterior, porque o espaço em que o coffee break irá acontecer deve ser convidativo para o networking. Vale a dica de convidar os palestrantes para interagirem com os participantes.
Por isso, ao mesmo tempo que é necessário ser uma área que comporte bem a todos, não deve ser ampla demais. Afinal de contas, a ideia é que as pessoas fiquem próximas para conversar.Siga essas dicas para organizar coffee breaks para os seus eventos e demonstre aos participantes o seu cuidado e capricho. Afinal, é nos detalhes que se proporciona uma experiência única!
