Reunir sua equipe para um momento de descontração pode trazer muito mais benefícios para o seu negócio, do que você imagina. Além de promover mais interação entre seus colaboradores, um evento empresarial bem organizado pode contribuir para a motivação dos seus funcionários, aumentar a produtividade, fazer com que eles vistam ainda mais a camisa da empresa e até fortalecer o trabalho do marketing.

Mas, claro, tudo isso só será possível se você elaborar um bom planejamento para a sua festa e escolher as melhores estratégias para que suas metas sejam alcançadas.

Quer descobrir o que fazer para obter o máximo de vantagens com o seu evento empresarial? Fique com a gente. Preparamos um passo a passo para você encarar esse desafio e completá-lo com êxito.

1º Passo: Conheça bem os seus funcionários

Antes de tomar qualquer decisão a respeito da sua festa, converse com o RH da sua empresa e tente conhecer o perfil dos seus funcionários.

Saber idade, sexo, hábitos, costumes, gostos e o que eles esperam de uma ocasião desse tipo é fundamental para a escolha do local, atrações, tipo de música, comidas e bebidas que você vai oferecer, por exemplo. Tendo esses dados em mãos será possível montar uma programação mais assertiva, capaz de agradar grande parte dos seus colaboradores.

2º Passo: Monte um equipe e comece a organização o quanto antes

Como já dizia o ditado: “a pressa é inimiga da perfeição”. Quando o assunto é evento, o ideal é sempre contar com um bom prazo para planejar, organizar e colocar todas as suas estratégias em prática.

Por isso, selecione um grupo de pessoas que já estejam acostumadas a lidar com fornecedores, com prazos, que tenham boa comunicação e que saibam trabalhar em grupo. Já tem o seu time selecionado? Então já pode começar a organizar o evento.

Para melhorar a organização, uma boa dica é criar um calendário anual de eventos da sua empresa. Além de ter uma visão mais ampla de quanto tempo você tem disponível para organizar cada um, você conseguirá dividir o seu orçamento da melhor forma possível, evitando assim gastos extras e desnecessários.

3º Passo: Planejamento é tudo!

Com a sua equipe formada, o próximo passo é pensar em todos os detalhes do seu evento empresarial. Muita atenção nessa etapa: são todos os detalhes mesmo.

Aqui, você vai definir a grana disponível e tudo o que vai precisar ser orçado e contratado. Mais uma dica de ouro: abuse dos checklists! Nessas horas não vale a pena ficar só no achismo, por isso, registre todas as etapas, anote as tarefas e comece a delegar as funções para cada membro da equipe.

Confira uma lista com itens indispensáveis no seu planejamento.

Para começar:

  • Verba;
  • Quantidade de participantes;
  • Parcerias;
  • Possíveis datas (evite datas comemorativas);
  • Objetivo do evento.

Escolha o Local de acordo com o formato do seu evento. Não esqueça de checar:

  • Limpeza;
  • Iluminação;
  • Banheiros e materiais de higiene;
  • Espaço para copa e cozinha;
  • Espaço e mesa para buffet;
  • Cestos de Lixo;
  • Refrigeração do local.

Prepare o Evento:

  • Defina atrações;
  • Comidas e bebidas que serão oferecidas;
  • Convite e forma de distribuição;
  • Estratégia de divulgação do evento;
  • Materiais de apoio (Kit participante, brindes, etc);
  • Decoração;
  • Som;
  • Mesas e cadeiras.

4º Passo: Comunique o seu evento e gere expectativa

Para que seu evento seja um sucesso, uma coisa não pode faltar de jeito nenhum é o público. Para isso, defina uma boa estratégia de comunicação para que todos os seus colaboradores fiquem sabendo de todas as informações e tenham tempo de planejar para garantir a sua participação.

Nessa etapa, além de fornecer informações sobre o local, data e horários, é importante despertar a curiosidade dos funcionários e claro, o desejo de participar. Invista em teasers, e-mail MKTs, ações durante o horário de trabalho, divulgue atrações, benefícios e surpresas que estarão esperando pelo seu público.

5º Passo: Seja criativo!

Não basta apenas reunir o pessoal, é muito importante que todos interajam, se divirtam e criem boas recordações do seu evento. Para isso, invista em brincadeiras que engajem o seu time, dinâmicas e se possível, distribua brindes e prêmios.

Outro ponto importante é investir em uma decoração que carregue a marca da sua empresa. Seus funcionários provavelmente vão tirar muitas fotos e postar nas redes sociais. Se o nome do seu negócio aparecer nesses registros, você transforma sua festa em uma ótima ferramenta de comunicação e divulgação espontânea.

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