Um ponto-chave na gestão de eventos é a aquisição de patrocinadores. Empresas que topam ajudar nos custos e nas operações do seu evento são muito bem-vindas, mas nem sempre são fáceis de conseguir.
O sistema de patrocínio é uma troca de benefícios para as duas partes. Para que a empresa possa patrocinar seu evento – seja com dinheiro, com produtos ou serviços -, você precisa dar algo em troca.
O desafio de todo produtor de evento é mostrar que, ao patrocinar seu evento, a empresa terá sua marca exposta a uma grande quantidade de pessoas. Para isso, você precisa de dados concretos para comprovar que seus eventos são um sucesso.
Neste post, iremos mostrar como vender da melhor forma o seu evento e conseguir patrocinadores. Vai deixar de ler?
Dicas de como vender seu evento para patrocinadores
É claro que é super interessante conseguir patrocinadores para o seu evento. Mas é preciso entender que a tarefa não é fácil, principalmente se for o seu primeiro evento. Para facilitar a sua vida, separamos algumas dicas. Confira a seguir!
Seja organizado
Este é um aspecto que não serve apenas para o momento de buscar patrocinadores, mas para a gestão de eventos no geral. Entenda que, quando você está à frente de um evento, de pequeno ou grande porte, é essencial ser organizado.
Quando você é organizado, consegue reunir informações e argumentos para convencer os patrocinadores das vantagens de associar seus nomes ao seu evento. Além disso, ao ter tudo organizado, você evita passar qualquer mensagem de forma equivocada para eles.
Monte um planejamento prévio
Ao elaborar o planejamento do seu evento, seja realista e tenha os dois pés no chão com relação às possibilidades existentes. É claro que você quer que seu evento seja um sucesso entre o público e que tudo saia melhor do que foi planejado, mas calma.
Antes de buscar os patrocinadores para o seu evento, tenha um planejamento completo que contemple todas as etapas de produção do evento.
Busque patrocinadores que se relacionem com seu evento
O primeiro passo para iniciar a busca por patrocinadores é entender quais marcas têm fit com o seu evento e que o público dos dois seja similar. Quando terminar esta busca, entre em contato com cada um deles.
Saiba com quem você deve entrar em contato e se é preciso realizar algum tipo de agendamento para fechar a parceria (porque, normalmente, o termo “patrocínio” não é bem-vindo nas primeiras conversas entre um produtor de evento e uma empresa).
É muito importante que, antes de entrar em contato com a empresa, você a conheça. Pesquise o perfil da empresa, o tipo de produto e serviço que ela oferece e o público-alvo dela. Assim, você pode pensar em um projeto que mostre todos os retornos verdadeiramente úteis que a empresa terá, se fechar a parceria com o seu evento.
Utilize dados de eventos antigos para mostrar à empresa o valor da parceria
O interesse do patrocinador é saber quais benefícios o patrocínio do seu evento trará para a marca dele. Não se esqueça que é uma relação de troca. Para isso, monte um relatório com tudo o que você tem a oferecer para o patrocinador, como a visibilidade, divulgação na mídia, promoção da marca, mailing e a possibilidade de comercializar e/ou divulgar os produtos ou serviços dele.
Para aumentar a sua credibilidade, não deixe de levantar dados de eventos passados e mostrar como as suas produções são um sucesso e os ingressos esgotam rápido. Se você usa algum tipo de plataforma de venda de ingressos online, pode buscar relatórios na própria plataforma, como o borderô, para mostrar como os seus eventos anteriores venderam muito bem.
Mostre como o patrocinador pode contribuir para o seu evento
Não esqueça que existem formas de patrocínio de evento que vão além de incentivo financeiro. É o ideal, mas nem sempre é possível de acontecer. Mostre para a empresa patrocinadora como ela pode contribuir para o seu evento de outras formas.
Pode ser desde a escalação de uma atração para o evento, até a impressão de banners e cartões, serviços de buffet, bar, decoração ou mais.
Não deixe de estabelecer cotas de patrocínio também. Definir estas cotas pode parecer complicado, principalmente se você estiver fazendo isso pela primeira vez.
Não existem regras para estabelecer as cotas, mas existem formas de dar um norte para você, como pesquisar os valores usados pela concorrência.
Construa um bom relacionamento com os patrocinadores do seu evento
Para que futuras parcerias se repitam, é essencial construir um bom relacionamento com os patrocinadores. Mostre-se disposto a atender as necessidades da empresa e a mantenha informada e envolvida em todas as fases de produção do seu evento.
Mostre-se flexível. Apareceu uma necessidade de fazer um ajuste nos planos para beneficiar o patrocinador e não irá afetar o evento (tanto em custos quanto em outros aspectos)? Não pense duas vezes em fazer este ajuste.
Mostre-se um bom parceiro para o patrocinador. Por exemplo: se puder oferecer cortesias com nomes na lista e experiências diferenciadas para convidados especiais do patrocinador, como um lounge VIP em seu evento, faça.
Mas lembre-se que o patrocinador não está fazendo um favor para você, então não o deixe tomar o controle do evento das suas mãos. Estabeleça com firmeza que esta relação é de igualdade entre ambas as partes. Assim, a relação entre você e o patrocinador pode durar por anos!
Conclusão
Não esqueça de uma coisa: você não está pedindo nenhum favor quando busca patrocínio. Seja confiante e mostre para a empresa que tanto ela quanto você vão se beneficiar com esta parceria.
Para isso, monte um planejamento realista, objetivo e profissional e se organize para saber usar os melhores argumentos no momento de apresentar a proposta de parceria entre o seu evento e a empresa.
Com estas dicas que separamos aqui, temos certeza que você conseguirá os melhores patrocinadores para o seu evento!
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