Produzir um evento de sucesso é sempre um grande desafio. São muitas as tarefas ao longo do processo e, por isso, é preciso ter muita organização e contar com uma equipe responsável e eficiente. Nesse momento, pode ser interessante apostar na ajuda de uma assessoria de eventos, que vai garantir que você não se perca em meio a tantas obrigações e que tenha mais tempo disponível para se dedicar a gerar os melhores resultados para o seu cliente.

Um evento corporativo bem produzido tem excelentes reflexos na imagem e no sucesso de uma empresa. Por isso, é importante que tudo seja feito com muito esmero e profissionalismo para garantir que os convidados tenham a melhor experiência possível com a ocasião.

A experiência e o know-how de especialistas na área podem contribuir para que o seu evento ocorra sem estresse e nem grandes complicações, mas é preciso contar com uma empresa séria e avaliar se os custos não irão pesar no orçamento final do evento. Afinal, vale a pena contratar uma assessoria de eventos?

Continue a leitura e descubra!

O que faz uma assessoria de eventos

Antes de mais nada, é importante entender que os papéis de uma assessoria de eventos são diferentes das de um promoter ou de um cerimonialista. Basicamente, o assessor vai ser o responsável por acompanhar todo o processo, desde a concepção do evento até a finalização dos relatórios.

As múltiplas funções de uma assessoria de eventos incluem sugerir e negociar com fornecedores, organizar o cronograma, designar funções, solucionar imprevistos e supervisionar todas as tarefas ligadas à produção do evento.

Pré produção

De uma forma simples e direta, o assessor é quem faz o evento acontecer. É claro que as decisões importantes serão tomadas por você, mas o profissional deverá lhe acompanhar durante todo o processo com aconselhamentos e sugestões pertinentes.

A assessoria deve entender e desenhar o perfil da sua empresa e o que vocês querem ganhar com aquela ação. Assim, será possível estabelecer metas palpáveis para avaliar o sucesso da produção e planejar um evento que irá agradar ao seu público-alvo.

Durante o evento

Durante o dia do evento, é responsabilidade da assessoria acompanhar o andamento do cronograma das solenidades, assim como o cumprimento dos protocolos estabelecidos. Sempre com muita cordialidade e jogo de cintura, também cabe a assessoria a resolução de possíveis problemas e imprevistos.

Lembre-se que esse é um momento crucial para a reputação da empresa, portanto é primordial garantir que tudo ocorra de forma natural e sem embaraços aos olhos dos convidados. No caso de palestrantes ou congressistas de outras cidades, a assessoria também é responsável por supervisionar a logística de transporte e hospedagem dos convidados.

Finalização e elaboração de relatórios

Ao fim do evento, o trabalho que continua no dia seguinte também é muito importante, principalmente para avaliação de resultados e para o controle financeiro. É hora de avaliar o sucesso da produção e para isso é importante contar com um banco de dados bastante completo.

Quanto mais informação for possível reunir, mais rico será esse relatório. Desse modo, a assessoria pode auxiliar na coleta e organização de indicativos como orçamentos, listas de presença e de convidados, serviços oferecidos, venda de ingressos (se houver), brindes distribuídos e muito mais.

Para quais tipo de eventos ela é recomendada

A assessoria pode ser contratada para qualquer tipo de evento. No caso do mundo corporativo, no entanto, é possível avaliar algumas variáveis para saber se o serviço é ideal para o objetivo da empresa naquele momento.

Complexidade do evento

Quanto mais complexo o evento, maior a importância de se contratar uma assessoria. Venda de ingressos, convite de palestrantes e organização de workshops são alguns exemplos de ações que podem necessitar de ajuda profissional para garantir um evento bem-sucedido.

Por exemplo, no caso de uma comemoração interna de fim de ano para um pequeno setor, talvez os próprios funcionários possa dar conta da organização. Por outro lado, uma celebração de grande porte precisa de uma produção mais completa e cuidadosa, principalmente se envolver stakeholders e investidores na lista de convidados.

Equipe disponível

Outro ponto que deve ser avaliado é a quantidade de colaboradores disponíveis para o planejamento do evento. A maioria das empresas trabalha com uma equipe enxuta, na qual cada funcionário possui obrigações e funções muito importante para o dia a dia da companhia.  Dessa forma, como retirar algumas pessoas dos seus trabalhos habituais para se dedicar à produção do evento?

A importância da assessoria de eventos

Resolução de problemas

A maior vantagem em contratar uma assessoria de eventos é a experiência dos profissionais especializados na área. Na prática, isso quer dizer que um assessor terá muito mais destreza para lidar com as incumbêmcias de produzir um evento e, principalmente, agilidade para resolver qualquer tipo de problema.

Afinal, por melhor planejado que seja um evento, é quase certo que imprevistos irão acontecer. Questões como fatalidades, mau-tempo, falhas de logística e muitos outros são bastante comuns, portanto é imprescindível saber como resolvê-las rapidamente.

Network e poder de negociação

Para produzir um evento de sucesso, é preciso contratar diversos serviços. Entre buffet, segurança, cerimonialistas, palestrantes e vários outros, são muitas as pessoas responsáveis pelos bons resultados.

Nesse ponto, outro diferencial importante que uma assessoria de eventos pode oferecer é justamente o bom relacionamento que elas possuem com fornecedores. Esse domínio do mercado faz com que o assessor saiba quais são os profissionais mais confiáveis e os produtos de maior qualidade.

Mais do que isso, as empresas de assessoria de eventos também costumam contratar esses fornecedores com uma frequência muito maior, o que ajuda com que elas tenham mais poder de barganha e negociação na hora de fechar o contrato.

Organização eficiente

Quando você já conhece os caminhos, atalhos e estratégias, o processo de produção de eventos se torna bem mais ágil. Isso acontece com todo tipo de trabalho: é preciso errar algumas vezes para saber o que funciona melhor. Por mais que isso seja uma evolução natural, ela pode consumir muito tempo, energia e, é claro, recursos.

Então, porque não contratar diretamente uma equipe que já sabe exatamente o que fazer? Desse modo, você garante uma produção mais eficiente, enquanto assegura que sua equipe interna não irá se desviar das funções habituais, o que poderia prejudicar a rotina da empresa.

Ao dominar o know-how da produção de eventos, uma assessoria de eventos também pode contar com soluções desenvolvidas especialmente para o mercado, como ferramentas voltadas para o gerenciamento simplificado da lista de convidados, por exemplo.

** Redução nos custos**

É claro que ao unir produtividade, soluções tecnológicas, poder de negociação e expertise o resultado só poderia ser um: a redução no custo total do evento. Desse modo, ao colocar o orçamento no papel, pode ser que o preço da contratação de uma assessoria de eventos seja compensado pela economia que ela pode oferecer.

Analisando todos esses aspectos, fica fácil entender se é interessante contratar uma assessoria de eventos. A produção de eventos não é uma tarefa nada fácil e é muito importante contar com serviços que possam facilitar todo o processo.

Quer saber como o Lets.events também pode te ajudar a organizar o seu evento? Clique aqui para falar com um dos nosso expecialistas!