Uma gestão de eventos eficiente pode ser o diferencial entre um profissional dessa área mediano e um que seja capaz de organizar produções inesquecíveis e fazer um grande nome no mercado.

E um bom organizador de eventos é capaz de buscar e utilizar novas e importantes ferramentas para melhorar o seu trabalho, de forma a otimizá-lo a fim de dedicar maior tempo para outras funções.

Uma das que podem ser utilizadas é o CRM. Se não sabe o que é isso, fique tranquilo! Explicaremos a seguir o seu significado e os benefícios dele para o seu trabalho. Acompanhe!

O que é e como funciona o CRM?

CRM é sigla para Customer Relationship Management, uma estratégia de negócios cujo objetivo é gerenciar o relacionamento entre o cliente e, no caso, o produtor de eventos.

Se a construção dessa relação é importante em todas as áreas, nesse setor ela é imprescindível. É uma forma de estabelecer confiança e garantir que os clientes indicarão seus serviços a outras pessoas.

Ou seja, através do uso de CRM de forma adequada pode-se estabelecer não só uma relação de proximidade com o público, como também ajudar a promover uma experiência única e inesquecível, algo desejável por todo profissional da área.

Como ele pode ser utilizado para a gestão de eventos?

O CRM pode ser aplicado na sua gestão de eventos a partir de softwares específicos para produtores, que conterão funcionalidades que colaborarão para a aplicação da estratégia nas mais diferentes produções.

Um exemplo é o Lets, software dedicado ao gerenciamento de participantes em eventos, com listas de convidados e venda de ingressos online. A plataforma permite estabelecer a aplicação dessa estratégia por meio de suas funcionalidades, tais como:

  • importação dos dados de lista de convidados do Excel;
  • formulários que captam informações relevantes do público do evento;
  • verificação no número de confirmações;
  • avaliação de audiência em tempo real;
  • geração de relatórios.

Quais são seus benefícios?

E para que entenda as razões pelas quais você não pode ficar sem utilizar o CRM em sua gestão de eventos, conheça quais são os benefícios que ele pode trazer para as suas produções:

Gerenciar múltiplas listas de convidados

Os produtores realizam eventos diversos ao longo de um mês ou, até mesmo, da semana. Com isso, há diversas listas de convidados que vão sendo produzidas.

Pode ocorrer de, com o tempo, o profissional perder-se no meio das informações e não conseguir analisar os dados oferecidos de forma estratégica.

Um software específico permite gerenciar múltiplas listas de convidados ao mesmo tempo, de forma que possa otimizar o trabalho e dedicar um tempo maior a outras questões das produções.

Analisar o evento antes de sua realização

Quem tem interesse em ir em um evento pode incluir seu nome em várias listas, seja de desconto, ou até mesmo de convidado VIP. O produtor de evento pode aproveitar essas listas para solicitar alguns dados que sejam estratégicamente interessantes e que podem ajudar a analisar o perfil do público, antes mesmo da realização do evento.

Trabalhar com listas permite estimar o público que deve comparecer e, com isso, definir estratégias de divulgação para potencializar as chances de conseguir mais presenças, caso esteja abaixo da meta estimada.

Além disso, a partir dessas informações, pode-se também fazer um melhor controle de itens, como quantidade de comida e bebida a ser adquirida para atender a todos, por exemplo, evitando desperdícios ou então falta de insumos ao longo da realização.

Permitir que os participantes gerenciem suas próprias listas

O sistema de listas de convidados do Lets permite que as pessoas que estão na produção possam incluir seus convidados diretamente nas listas, de forma prática e sem que tenha que passar para você antes.

Com isso ganha-se tempo e agilidade, bem como evita-se erros durante a troca de informações.

Personalizar através ativações tecnológicas

Com os dados gerenciados por CRM, é possível integrar o banco de dados com ativações tecnológicas. Por exemplo, já imaginou ter na entrada de seu evento um robô inteligente saudando seus convidados com dados personalizados?

É possível que ele saude o participante do evento dizendo o nome da pessoa ou mesmo com dados mais ricos, como “já é a terceira vez que você está participando dos nossos eventos”.

Analisar o público participante

É possível fazer uma análise completa do perfil dos participantes, utilizando dados como: quem incluiu o nome na lista, quem comprou um ingresso antecipadamente e, até mesmo, quem fez o check-in, confirmando a entrada no evento.

Dessa forma, para as próximas edições, é possível otimizar os esforços para atender às expectativas do target, de forma a oferecer uma experiência única e inesquecível.
Percebeu o quanto o CRM é fundamental para otimizar seu trabalho na gestão de eventos?

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