Com a pandemia, muitos organizadores de eventos tiveram que se adaptar rapidamente para o ambiente digital. Hoje, com o avanço da vacinação e redução do número de contaminações, o evento híbrido tem se mostrado uma opção bastante interessante porque atende dois tipos diferentes de público.
Se você está organizando um evento desse tipo pela primeira vez ou ainda não conhece bem a modalidade, vai gostar das dicas e informações que iremos compartilhar, acompanhe e saiba mais!
O que é um evento híbrido?
Um evento híbrido nada mais é do que aquele que acontece tanto de forma presencial quanto online. Assim, os participantes podem escolher se irão participar pessoalmente ou através da internet, adaptando de acordo com a sua rotina e necessidades.
Em um momento ainda de incertezas em relação à pandemia, como o atual, o evento híbrido é uma forma de garantir que a programação irá acontecer independentemente de qualquer mudança. Afinal, caso surja uma nova determinação em relação ao número de pessoas permitidas, tudo já estará preparado para acontecer em ambiente virtual.
Além do mais, como muitas pessoas experimentaram realizar diversas atividades à distância por necessidade e acabaram gostando, é uma forma de também atingir esse público. A opção de participação online abre o leque de possibilidades e permite que se atraia indivíduos que estejam em qualquer lugar do mundo.
7 Dicas para ter sucesso organizando um evento híbrido
O evento híbrido é bastante vantajoso, mas devemos nos lembrar que acaba exigindo um pouco mais dos organizadores. Afinal, é quase como produzir dois eventos diferentes, já que é necessário tanto cuidar dos detalhes para aqueles que estarão presentes quanto dos aspectos para a transmissão via internet.
De qualquer maneira, são desafios que podem ser facilmente superados com as ferramentas e ações certas. Confira as dicas!
1. Utilize uma plataforma para eventos híbridos
A primeira dica é que utilize uma plataforma que seja preparada para eventos híbridos. E, claro, a melhor opção do mercado é a Lets.events!
Com o Lets você cria o seu evento rapidamente e já pode começar a vender ingressos. Há opções de parcelamento, configuração dos dados da ficha de inscrição, além de uma plataforma própria para eventos virtuais, integração com outras ferramentas de vídeo e muito mais!
Ao delegar essas tarefas para uma plataforma de eventos, terá mais tempo para cuidar de outros detalhes importantes para que seu evento híbrido seja um grande sucesso.
2. Cuide para que os dois públicos tenham uma boa experiência
Participar de um evento é muito mais do que assistir palestras, desse modo, é preciso cuidar para que o público tenha uma boa experiência. Em se tratando de um evento híbrido, esse cuidado deve incluir tanto os participantes que estarão presentes fisicamente quanto os que irão acompanhar online.
A interação é um fator fundamental para que as pessoas se sintam parte do conteúdo e possam fazer networking. Portanto, encontre formas de estimulá-las a enviarem perguntas e fazerem comentários. É isso o que fará com que o evento seja memorável para ambos os públicos.
3. Invista na divulgação
A divulgação é indispensável para o sucesso de qualquer tipo de evento, no caso do híbrido é preciso se atentar aos dois tipos de público. Se for contar com promoters e influenciadores digitais, é válido convidar tanto pessoas que irão acompanhar presencialmente quanto à distância.
Escolha bem os seus divulgadores, considerando o perfil de cada um e do público que os acompanha. Assim, as chances de conversão serão muito maiores.
Algumas ações que ajudam a fazer que um evento gere burburinho nas redes sociais incluem:
- Ter um perfil do evento nas redes sociais;
- Criar uma hashtag com o nome do evento;
- Enviar brindes para os inscritos que irão participar à distância;
- Criar um vídeo para divulgação;
- Usar recursos de contagem regressiva no site oficial e perfil das redes sociais do evento.
4. Crie uma programação que funcione tanto para o presencial quanto para o online
Os hábitos do público presencial são diferentes do online, principalmente porque é mais cansativo passar horas na frente de uma tela do que assistindo pessoalmente. Nesse sentido, verifique a possibilidade de oferecer aos participantes do online a opção de assistir aos materiais gravados.
Assim, além de dar maior liberdade para que os inscritos assistam aos conteúdos em seu tempo livre, poderá comercializar o evento na versão gravada. Essa é uma forma inteligente de monetizar o seu trabalho e fazer com que atinja ainda mais pessoas.
5. Conte com uma equipe preparada
Como mencionamos, organizar um evento híbrido tem seus desafios porque é quase como produzir dois eventos diferentes. Contudo, ao contar com uma equipe preparada é possível dividir as tarefas e garantir que tudo seja feito com cuidado e qualidade.
Ao automatizar todas as atividades possíveis, como a inscrição, pagamento e outras que são realizadas pelo Lets.events, a equipe poderá se ocupar de funções em que uma mente pensante fará a diferença. Portanto, use a tecnologia a seu favor e invista em capital humano para ações estratégicas.
6. Conecte os dois públicos
Mesmo se for oferecer a opção de o público à distância acompanhar os conteúdos gravados, muitos irão participar ao vivo. Nesse caso, encontre maneiras de conectar os dois públicos. Assim, além de a experiência se tornar mais rica, um dos objetivos que muitos têm ao participar de eventos será alcançado, que é fazer networking.
7. Analise os resultados do seu evento híbrido
Ao final do evento, é importante analisar os resultados para identificar pontos que possam ser aperfeiçoados para uma próxima ocasião. Mais uma vez, você pode contar com o Lets.events para essa missão, pois a plataforma oferece o acesso a dados de grande valor, como:
- Número de participantes;
- Tempo médio de participação;
- As sessões com maior público;
- Métricas de engajamento e interatividade;
- Conteúdos com melhores avaliações.
Os eventos híbridos são o futuro do setor!
Especialistas na área de eventos apontam que a modalidade híbrida veio para ficar. Então, aqueles que atuam no setor devem se adaptar o quanto antes para atrair os dois tipos de público e oferecer experiências memoráveis!
Conte com o Lets.events para organizar o seu evento híbrido, entre em contato para saber mais sobre a plataforma e os seus benefícios!
