Produzir um evento é uma atividade que envolve muitas tarefas, preocupações e decisões. No entanto, buscar maneiras de diminuir o nível de estresse antes do grande dia é essencial para conseguir entregar o projeto conforme esperado.
O organizador de eventos é uma figura importante em todas as etapas da produção, do planejamento à realização. Por isso, precisa estar se sentindo tranquilo e confiante para tomar decisões rápidas e fazer o que mais for necessário.
Continue a leitura para conferir uma sequência de dicas que preparamos para manter a calma em uma situação como essa. Vamos lá?
A importância de controlar o nível de estresse pré-evento
O estresse tem efeitos sobre a nossa saúde física e mental, incluindo a forma como tomamos decisões. Você consegue se lembrar de algum momento em que tomou uma decisão estando sob pressão?
Geralmente, é difícil decidir algo nesse estado porque as coisas não parecem nada claras. Inclusive, é comum tomar uma decisão ruim no calor do momento, simplesmente porque não há condições para pensar logicamente.
Agora, imagine como isso pode afetar a organização de um evento. O estresse, além de atrapalhar as ações realizadas pelo responsável pelo projeto, pode acabar contaminando o restante da equipe. Assim, um grupo de pessoas estará sem saber como agir, correndo o sério risco de perder o controle.
Uma maneira pela qual o estresse pode afetar a tomada de decisões é limitando a capacidade de se adaptar à mudança. Um estudo realizado pela Mental Health Foundation, do Reino Unido, com um grupo de pessoas que iriam participar de um concurso para vagas de trabalho na área médica, concluiu que:
- Os participantes submetidos ao estresse durante a preparação tendiam a tomar decisões por hábito, ou seja, repetindo ações já conhecidas.
- Enquanto isso, os candidatos que não estavam sob o mesmo estresse conseguiam tomar novas decisões, adaptando-se à situação.
Assim, os pesquisadores concluíram que o cérebro sob estresse recorre à tomada de decisão habitual porque isso exige menos de nossos recursos cognitivos.
Agora, imagine isso no cenário de organização de um evento. O organizador precisa pensar rápido e tomar decisões de acordo com a situação, o que pode envolver lançar mão de ações já conhecidas ou inovar e fazer algo diferente.
Conforme mostrado pela pesquisa, o estresse limita as decisões, mantendo o indivíduo apenas em um “terreno” considerado seguro. Em um evento isso pode ser extremamente prejudicial, comprometendo a inovação e a obtenção de resultados mais interessantes.
Embora pareça que manter o nível de estresse baixo seja impossível, é importante saber que não é. Com algumas ações e decisões é possível, sim, controlar as emoções e se manter tranquilo, claro, sem deixar de lado as responsabilidades em relação à produção.
Como reduzir o nível de estresse antes de um evento?
Agora que você já sabe os malefícios do estresse para o organizador de eventos, confira dicas de como mantê-lo sob controle nas vésperas da concretização do projeto. São ações simples, mas com grande potencial para alcançar excelentes resultados, acompanhe!
1. Defina um cronograma para as tarefas que precisa realizar
A melhor maneira de manter a tranquilidade no dia da realização de um evento é cumprindo todas as suas obrigações. Para isso, é importante criar um cronograma desde o início do projeto, com prazos para cada tarefa.
Saber exatamente quanto tempo tem para cumprir cada etapa é ótimo para alcançar a eficiência e, também, manter a calma. É válido manter as tarefas listadas em forma de checklist. Assim, o ato de riscar ao realizar cada uma irá fortalecer a sensação de controle da situação.
2. Conte com uma equipe capacitada
Saber que pode contar com uma equipe capacitada é mais um fator que ajuda a diminuir o nível de estresse antes de um evento. Para seguir essa dica é necessário considerá-la no ato da contratação, dedicando-se ao processo de seleção.
Além de aspectos técnicos, considere pontos comportamentais que julgue relevantes para trabalhar ao seu lado na realização dos eventos. Você pode listar as qualidades previamente e, assim, verificar quais candidatos melhor atendem os requisitos.
Ter uma equipe eficiente e preparada é crucial para controlar o estresse antes e durante um evento. Afinal de contas, sabe que não precisa resolver tudo pessoalmente, pois há pessoas proativas prontas para agir caso seja necessário.
3. Crie planos alternativos
Por mais organização e planejamento que se tenha, não dá para controlar absolutamente tudo. Por isso, é preciso ter planos alternativos para recorrer em situações eventuais.
Se o evento for ao ar livre, por exemplo, além de verificar a previsão do tempo, é válido alugar tendas para o caso de chuva. São medidas preventivas que podem representar um custo extra no orçamento, mas são capazes de evitar grandes prejuízos e, claro, evitar o estresse gerado por imprevistos.
4. Adote hábitos que beneficiam o controle do estresse
Além das questões diretamente relacionadas ao evento, existem dois hábitos que ajudam no controle do estresse, veja:
Praticar atividades físicas regularmente: os exercícios físicos, especialmente os aeróbicos, são ótimos para o controle do estresse e da ansiedade. Então, não deixe de praticar, mesmo nos dias que antecedem o evento. Organize a rotina e deixe pelo menos 30 ou 60 minutos do dia para se exercitar.
Dormir bem: o sono é reparador e fundamental para manter os níveis de estresse sob controle. Algumas dicas que ajudam a dormir bem são:
- Evitar usar o celular após se deitar;
- Fazer refeições leves à noite;
- Evitar o consumo de álcool e cafeína horas antes de dormir;
- Ter um sono de duração média entre 7 a 9 horas.
5. Aprenda a reconhecer as suas emoções para gerenciá-las
Por fim, está uma dica necessária para manter o controle emocional antes de um evento e em qualquer outra situação da vida. A chave para isso é o autoconhecimento, pois quanto mais souber como experimenta as emoções, maior será o seu autocontrole.
Uma ação válida para começar é buscar palavras para descrever o que sente. Se preferir, escreva a respeito em uma agenda pessoal ou aplicativo. Esse exercício ajudará a identificar os sinais de estresse para agir antes que ele tome conta da sua mente.
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