Ninguém deseja ter um evento cancelado, no entanto, certas situações fogem do controle e exigem uma medida drástica como essa. A dúvida que fica está relacionada aos trâmites legais, afinal, há o valor pago pelo público na compra de ingressos e os contratos com fornecedores.
Conhecer os passos para fazer tudo da forma certa é importante para evitar problemas na justiça e ter o nome da sua empresa manchado. Um cancelamento não é uma situação desejada, no entanto, uma postura correta irá transmitir confiança para as pessoas.
Vamos conhecer os trâmites legais de um evento cancelado? Continue a leitura e confira!
O que pode fazer um evento ser cancelado?
Diversos eventos precisaram ser cancelados no Brasil e no mundo entre 2020 e 2021, pois a taxa de contágio do vírus Covid-19 estava alta. Muitos deles foram remarcados e outros não puderam mesmo acontecer, por diferentes razões.
Hoje, com a vacinação em massa e o controle do vírus, a vida voltou ao normal, mas cancelamentos continuam acontecendo porque às vezes é necessário. Existem várias situações que podem levar à necessidade de cancelar um evento, de caráter pessoal ou social, como a pandemia.
São exemplos de motivos para um cancelamento: um problema grave de saúde, venda de ingressos abaixo do esperado, falta de verba, descumprimento de leis, problemas com as atrações e outros eventos inesperados. A decisão pode ser uma iniciativa da própria organização ou de órgãos de fiscalização.
Ter atenção durante todo o planejamento e cumprir corretamente as obrigações legais é fundamental para reduzir esses riscos. Assim, esses motivos podem ser reduzidos significativamente, mantendo a produção mais segura.
Evento cancelado: como agir?
Quando não há outra saída e o cancelamento é inevitável, é preciso seguir os trâmites legais. Confira a seguir alguns tópicos com as ações mais importantes.
1. Decidir se o evento poderá ser remarcado
Primeiramente, é preciso analisar a situação e verificar se o evento poderá ser remarcado ou se ficará realmente suspenso. A remarcação de data é sempre mais indicada, entretanto, dependendo do motivo, pode ser necessário cancelar definitivamente.
Se a decisão for remarcar, é necessário ter bastante cuidado ao definir uma nova data. Afinal, é preciso ter certeza de que não será necessário adiar mais uma vez, pois isso irá deixar as pessoas insatisfeitas.
2. Verificar os contratos com fornecedores
Antes de partir para o passo seguinte e comunicar aos envolvidos, verifique os contratos com os fornecedores. É comum conter cláusulas mencionando cancelamentos, então releia e veja quais são os seus direitos e deveres nessa situação. Assim, chegará à reunião ciente de todos os pormenores.
3. Informar a todos os envolvidos
Após a decisão pelo cancelamento ou adiamento ser tomada, é hora de informar a todos os envolvidos. Nesse momento, preze pela transparência e explique a situação aos profissionais envolvidos, como a equipe organizadora, os responsáveis pelas atrações e os fornecedores.
Os participantes deverão ser avisados através do email informado na compra do ingresso e também pelas redes sociais oficiais. É natural receber comentários e mensagens de pessoas insatisfeitas, por isso, é necessário se preparar para respondê-las com paciência e gentileza.
4. Criar um plano para reembolsar os participantes
Quando uma pessoa compra o ingresso de um evento, está contratando uma prestação de serviço. Logo, se o serviço não for realizado, é preciso reembolsar o consumidor. Em caso de adiamento, é importante dar ao público a opção de aguardar a nova data ou obter o dinheiro de volta.
O plano para reembolso deve considerar os valores disponíveis e os prazos. Atualmente, de acordo com a Lei 14.390, de 2022, os eventos cancelados em razão da pandemia até dezembro de 2022, poderão ser remarcados até 31 de dezembro de 2023. O prazo também vale para os reembolsos.
5. Editar a página de venda de ingressos na plataforma
É importante editar a página de venda de ingressos na plataforma assim que a decisão do cancelamento for tomada. Nesse caso, é preciso informar a nova data, deixando claro que houve um adiamento, ou avisar sobre a decisão de não realizar a produção.
6. Acionar a seguradora
Se houver um seguro para o evento, é importante acionar a seguradora para verificar qual a cobertura para a situação em questão. Geralmente, após a comprovação do motivo para o cancelamento, é recebido um valor para arcar com reembolsos, multas e outras despesas.
Caso sua produção não tenha seguro, considere essa possibilidade em projetos futuros. Essa é uma maneira de se precaver contra imprevistos e ter mais tranquilidade para resolver todos os detalhes.
Como evitar ter um evento cancelado?
Até aqui demos dicas sobre os trâmites legais para um evento cancelado. Entretanto, além de lidar com isso da forma certa, é válido aprender lições para aplicar nas próximas empreitadas e evitar que isso se repita.
Veja a seguir as dicas que preparamos para evitar ter um evento cancelado.
Definir a data com cautela
Embora não seja possível prever certas coisas, ter cautela ao definir a data do evento poderá evitar muitos problemas. Por isso, analise se não está próximo demais de outras produções voltadas para o mesmo público e questione os agentes das atrações contratadas quanto a isso para evitar conflitos de agenda.
Alterar a locação
Se perceber que a venda de ingressos não está alcançando o volume esperado, verifique a possibilidade de alterar a locação. Um espaço menor, que comporte a todos, terá um custo mais baixo, facilitando a adaptação do orçamento.
Ter planos alternativos
Sempre tenha planos alternativos para lidar tranquilamente com imprevistos. Às vezes, investir um pouco mais em algumas medidas preventivas ajuda a evitar grandes prejuízos. Portanto, lembre-se de incluir essas ações no seu planejamento.
Realizar a venda de ingressos em uma plataforma de eventos
Por fim, opte por realizar a venda de ingressos em uma plataforma de eventos, como Lets.events. Assim, terá mais facilidade para realizar reembolsos em caso de cancelamento.
Além disso, as ferramentas disponibilizadas ajudam a aumentar as conversões. Dessa maneira, as chances de cancelar por falta de público serão reduzidas significativamente.
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