O ser humano de modo geral aprende através das experiências, por meio de falhas e tentativas. Contudo, também é possível aprender observando terceiros e sua trajetória. Se você está organizando seu primeiro evento, é interessante conhecer os principais erros e acertos que produtores iniciantes cometem.
Ao observar a caminhada de outros profissionais, poderá saber onde pode ou não pisar com confiança. Afinal, embora errar faça parte do processo de desenvolvimento, ações que ajudem a reduzir os riscos são sempre bem-vindas.
No post de hoje iremos abordar os principais erros que alguns organizadores de eventos costumam cometer e como transformá-los em acertos. Ao longo da leitura você poderá aprender lições de grande valor para aplicar no seu trabalho. Vamos lá?
Meu primeiro evento: erros mais comuns e como transformá-los em acertos
Organizar um evento envolve muito mais do que contratar fornecedores e vender ingressos. É uma carreira em que é necessário construir bons relacionamentos e agir de forma estratégica.
Veja, a seguir, quais são os erros mais comuns entre organizadores que estão começando. Ao longo de cada tópico daremos dicas de como evitá-los e transformá-los em acertos!
1. Escolher a data errada
A data do evento tem um peso significativo sobre seu sucesso. Afinal, é preciso que seja um dia em que a maior parte das pessoas que compõem o público-alvo possam comparecer. Mas, como descobrir se a data é a ideal?
Existem alguns aspectos que devem ser observados, veja alguns exemplos:
- Verificar se há outros eventos semelhantes na mesma data.
- Se o público for formado por estudantes, talvez não seja uma boa ideia marcar o evento na época do ano em que as instituições costumam realizar semanas de provas.
- Já em se tratando de um público formado por lojistas, por exemplo, é melhor evitar realizar eventos em épocas de grande movimento, como no fim do ano.
Viu só como uma série de detalhes ligados à data pode impactar o sucesso de um evento? Por isso é tão importante conhecer o público-alvo e escolher um período do ano em que mais pessoas possam comparecer.
2. Reservar um local inadequado
O local do evento é casa que receberá os participantes e deve tanto ter espaço e estrutura adequados quanto estar em uma região da cidade de fácil acesso. Todos esses detalhes devem passar uma imagem positiva do seu trabalho e dos patrocinadores.
A escolha equivocada do local pode trazer resultados desastrosos para produções futuras e prejudicar a relação com as empresas parceiras.
3. Escolher fornecedores apenas pelo preço
Bons fornecedores são tudo na vida de um organizador de eventos e aqueles que estão começando podem enfrentar certa dificuldade ao tomar essa decisão. Escolher empresas fornecedoras baseado apenas no menor preço pode prejudicar a qualidade dos serviços oferecidos aos participantes.
É preciso considerar um conjunto de pontos, que envolvem tanto a qualidade oferecida quanto os valores e formas de pagamento. Ao analisar todos os itens da lista, poderá verificar como cada empresa se sai até chegar ao fornecedor ideal para o seu evento.
4. Burocracia na venda de ingressos
Estamos vivendo a era digital, em que as pessoas buscam realizar grande parte das atividades do dia a dia através do smartphone. Se para comprar ingressos de um evento o público precisar ir pessoalmente até um local específico, as chances de desistência são muito grandes.
É preciso mostrar desde o início a preocupação com a praticidade da venda e a segurança da transação. Nesse sentido, mais do que realizar a venda online é importante utilizar uma plataforma de eventos segura e com todas as funcionalidades que você e o público precisam.
5. Não testar os equipamentos
Testar os equipamentos é um cuidado básico que precisa ser realizado em qualquer situação, seja em uma grande conferência ou em uma apresentação comunitária. Mesmo que sejam aparelhos já conhecidos e utilizados, é necessário realizar testes previamente. Isso evita que a ausência de um simples cabo atrase o início do evento ou que um grande defeito coloque tudo a perder.
6. Não ter um cronograma de tarefas bem definido
Organizadores de eventos precisam realizar uma série de tarefas para preparar todos os detalhes. Sem um cronograma com as atividades e as datas a serem realizadas, fica fácil se perder.
Para evitar deixar tudo para a última hora, é imprescindível utilizar um sistema de gerenciamento com todas as tarefas descritas. Assim, toda a equipe do evento terá acesso e saberá em que etapa cada membro está.
7. Falta de controle dos horários de cada apresentação
A falta de pontualidade é um quesito que pode passar uma imagem ruim da organização do evento para o público. Por mais que imprevistos possam acontecer, é necessário ter um bom controle sobre os horários das apresentações para conseguir resolver eventuais problemas com facilidade.
8. Desrespeitar a capacidade do espaço
Cada espaço de eventos foi pensado para comportar um número X de pessoas. Desrespeitar a capacidade de um local, além de perigoso, poderá tornar a experiência desconfortável.
Desde o início da venda de ingressos é importante considerar o limite máximo do espaço e não exceder de forma alguma. Ainda que a grande procura possa se mostrar como uma oportunidade de aumentar os lucros, isso pode custar a sua credibilidade como organizador de eventos.
9. Não ter um plano B
Mesmo que todos os cuidados sejam tomados para que o evento seja um sucesso, existem fatores que não podem ser controlados. Para se precaver, é fundamental fazer uma análise de todos os possíveis riscos envolvidos capazes de inviabilizar a produção.
Com essas informações, é possível criar um plano B que será colocado em prática em caso de necessidade. Se não for preciso, ótimo, mas se for, certamente muitos problemas e custos extras serão evitados.
10. Deixar de pedir feedbacks pós evento
Por mais que durante o evento seja possível ver a reação do público e ter uma ideia se a experiência está sendo positiva, é através de feedbacks que se obtém respostas claras. Um organizador que deixa de enviar pesquisas de satisfação ao público está perdendo grandes oportunidades de crescer.
Um bom questionário deve incluir questões ligadas ao espaço, às apresentações, ao atendimento e à organização geral. Para as perguntas finais, é válido mencionar se a pessoa iria a um próximo evento e indicaria para seus amigos.Conhecer os principais erros que as pessoas cometem é uma boa maneira de organizar seu primeiro evento com maiores chances de sucesso. Aproveite para navegar pelo Lets.blog e conferir mais dicas para realizar uma produção impecável!
