Escolhendo o espaço para eventos – Se o local não for bom, seu evento pode ser um fracasso!

O local em que um evento será realizado possui um grande impacto sobre o sucesso ou fracasso da empreitada. Por isso, é preciso considerar alguns pontos quando se está escolhendo o espaço para eventos para oferecer uma experiência positiva aos participantes.

Alguns pontos-chave são o tipo de evento que irá realizar, o número de participantes, além de questões legais e outros aspectos. Continue acompanhando para saber mais e conferir as dicas que preparamos!

Escolhendo o espaço para eventos ideal

Cada tipo de evento tem necessidades específicas, considerando principalmente o público e as atividades que serão realizadas. Uma feira empresarial, por exemplo, pede um espaço diferente de uma palestra ou workshop. Confira alguns pontos a considerar em relação ao espaço para cada tipo de evento.

Congressos e palestras

Eventos como congressos e palestras têm como destaque as pessoas que irão se apresentar. Nesse caso, é importante que o espaço comporte o número de participantes e conte com os recursos necessários para manter a qualidade das apresentações, como iluminação adequada e boa acústica.

Eventos corporativos

Empresas realizam eventos de diversos tipos, como lançamentos de produtos, confraternizações, integração de funcionários, entre outros. Para essas ocasiões, o espaço deve, além de comportar o número de convidados, contar com espaço para as apresentações e o buffet.

Feiras

Embora existam feiras de diferentes portes, a grande maioria delas necessita de um espaço que comporte todos os expositores e as pessoas que irão visitar os estandes. Por se tratar de um tipo de evento com necessidades específicas, é válido buscar um espaço onde outras feiras já foram realizadas.

Shows

Para que um show ou outros tipos de apresentações culturais aconteçam, é necessário contar com um espaço em que seja possível montar toda a estrutura envolvida. Se conseguir um local que já tenha palco, a preparação será facilitada.

Workshops e cursos

Em workshops e cursos, mais do que assistir apresentações, as pessoas vão para aprender. Assim, é válido contar com cadeiras do tipo universitária, que facilitem a realização das atividades relacionadas ao conteúdo e as anotações. Também é preciso considerar o volume das turmas e quantas opções de cursos serão disponibilizadas.

Se forem turmas de pequeno a médio porte, um local com várias salas de aula pode ser interessante. Já nos casos em que um número maior de pessoas irá acompanhar, um auditório se mostra como uma opção mais adequada.

8 Dicas para escolher o espaço para eventos ideal

Além de considerar o tipo de evento que irá promover, existem outros pontos que se deve levar em conta para fazer a melhor escolha. Acompanhe as dicas e veja quais são os detalhes mais relevantes a considerar.

1. Localização

Uma característica importante a se considerar ao escolher um espaço para eventos é a localização. Afinal, é preciso que seja um local de fácil acesso para os participantes, seja de veículo particular ou de transporte coletivo.

Um espaço que é isoladamente perfeito, mas que é complicado de chegar pode fazer com que muitas pessoas desistam de participar.

2. Capacidade de pessoas

A capacidade de pessoas que o espaço comporta já era uma questão fundamental a ser levada em conta. Hoje, com as questões relacionadas à pandemia e os protocolos de segurança, esse ponto se tornou ainda mais relevante.

Nesse sentido, verifique se o espaço comporta o número de pessoas de acordo com os protocolos da sua cidade. É importante que todos os participantes possam circular confortavelmente e em segurança.

Cada tipo de evento tem necessidades específicas, considerando principalmente o público e as atividades que serão realizadas.

3. Serviços oferecidos

Existem espaços para eventos que já contam com uma estrutura que facilita bastante a organização. Alguns exemplos de serviços oferecidos são: praça de alimentação com cozinha ou restaurantes já em funcionamento, mesas e cadeiras, equipe de atendimento e limpeza, equipamentos de audiovisual, entre outros.

Vale a pena verificar se é mais viável alugar um espaço completo ou contratar os serviços separadamente. Faça os dois tipos de orçamento porque, muitas vezes, o pacote de espaço e serviços acaba sendo mais compensatório pela praticidade e qualidade oferecida.

4. Segurança e alvará de funcionamento

A segurança é um fator crucial a ser levado em conta, afinal, todas as pessoas presentes estarão sob responsabilidade dos organizadores do evento. Dessa forma, verifique se o espaço em questão possui alvará de funcionamento e se está equipado com saída de emergência e extintores.

Ter esse cuidado, além de evitar problemas futuros, faz com que as pessoas se sintam mais seguras em participar.

5. Estacionamento

Não é obrigatório que o espaço para eventos conte com estacionamento próprio, mas certamente essa é uma característica que faz a diferença. O fato de os participantes chegarem e conseguirem estacionar sem muita dificuldade confere mais conforto e praticidade para a experiência.

Se o espaço não contar com estacionamento, é válido buscar um local próximo e fechar uma parceria para os participantes deixarem seus veículos lá. Em eventos premium, contar com manobristas é um diferencial que costuma ser valorizado.

6. Acessibilidade

A acessibilidade é um conceito que envolve o acesso a um espaço por todos, incluindo os portadores de necessidades especiais. Hoje, com a ampla discussão sobre o assunto, não é difícil encontrar lugares com rampas de acesso, banheiros adaptados, piso tátil e outras características.

Mostre para as pessoas que o seu evento está pronto para receber a todos. Isso faz toda a diferença para o público em geral, e não apenas para aqueles que dependem da acessibilidade. Afinal, as pessoas saberão que se trata de um evento inclusivo.

7. Acústica e iluminação

Som e imagem são tudo para um evento de qualidade. Dessa forma, verifique se o espaço possui acústica e iluminação de qualidade. Por mais que possa alugar equipamentos de iluminação à parte, aqueles que já fazem parte do ambiente sempre dão um efeito mais interessante.

8. Custo

Por fim, está um ponto de grande relevância, mas que não foi citado em primeiro lugar porque não deve ser o primeiro aspecto considerado: o custo. É essencial que o valor do aluguel do espaço caiba no orçamento previsto, porém, olhar primeiro para o preço acaba limitando a análise de outras características relevantes.

Como pôde ver, há muito a ser considerado ao fazer a escolha do espaço para um evento. Entretanto, ao ter em mente os aspectos mais importantes, ficará mais simples direcionar a procura para tomar a melhor decisão.

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