Criar o orçamento é um dos primeiros passos para a produção de um evento. Ele deve ser feito com bastante cautela e profissionalismo. Isso porque, caso haja falhas nessa parte, pode-se ter um gasto muito maior que o necessário para a realização do que se está planejando.
Ou então, em alguns casos, pode-se até mesmo faltar verba para a conclusão, podendo até mesmo colocar em risco a sua execução. Não raro alguns eventos são cancelados justamente pela impossibilidade de seguir em frente, por falta de dinheiro.
Você quer planejar um evento de sucesso? Então veja como começar bem sabendo o que pensar ao fazer orçamentos para um evento.
Qual o budget disponível para a produção?
A primeira coisa a ser pensada de imediato é: qual o orçamento disponível previamente para a produção. Qual o valor total que já está em mãos? O que ainda é possível ser captado em tempo hábil, seja através de parcerias, patrocínio ou crowdfunding?
É preciso ter discriminado quais valores já estão disponíveis e quais deverão ser arrecadados. Assim você terá a noção exata do que é possível comprometer hoje e uma média estimada que poderá ser usada depois.
Qual qualidade o evento terá?
Ao pensar em um orçamento para evento é necessário pensar: qual a qualidade que desejo para o que vou produzir?
Um evento mais simples vai demandar um orçamento mais básico, ou seja, não terá tantos gastos e sofisticação, podendo ser elaborado com um budget menor.
Já outro que seja mais sofisticado precisará de mais itens e também será necessário utilizar produtos mais caros.
Logicamente não estamos falando que as produções mais baratas são sem qualidade. Elas apenas são feitas de forma mais simples e podem ser tão bem sucedidas quanto as que são realizadas com maior luxo e maior budget.
Qual será o número de convidados?
O número de convidados para o evento impacta diretamente o orçamento e, por isso, deve estar como prioridade ao prepará-lo. Ele está envolvido nas seguintes decisões a serem tomadas em relação à produção:
- Locação de espaço condizente com o número de convidados;
- Encontrar infraestrutura que atenda ao número de pessoas (por exemplo, local que tenha número de banheiros suficientes para atendê-las ou que tenha espaço para receber banheiros químicos a fim de suportar a demanda);
- Contratação de funcionários suficientes para oferecer atendimento de qualidade para os convidados;
- Encontrar local com estacionamento que comporte a provável demanda de carros dos convidados;
- Adquirir insumos o suficiente para recebê-los com qualidade (comes, bebes, copos, talheres, guardanapos, pratos, entre diversos outros).
O que mais considerar ao preparar orçamentos para evento?
Ainda há uma série de outros pontos a se pensar ao preparar orçamentos para evento que são essenciais para garantir a qualidade da produção, tais como:
- Valor de contratação de funcionários, seja na modalidade permanente ou freelancers;
- Aluguel de equipamentos eletrônicos (iluminação, mesa de som, amplificadores, caixas de som, câmeras, etc.);
- Aluguel de móveis (mesas, cadeiras, bancadas, sofás, etc.);
- Cachê de atrações;
- Valor a pagar pelo serviço de fornecedores;
- Gastos com luz e água se o local for seu;
- Gastos com divulgação;
- Transporte de convidados, se for o caso.
Quais são suas maiores dificuldades ao fazer orçamentos para um evento? Conte para nós nos comentários!
