A organização de um evento de dança pode trazer excelente retorno, pois há cada vez mais apaixonados pelas diferentes modalidades dessa área cultural. Contudo, antes de iniciar o trabalho é interessante observar alguns tópicos essenciais para o sucesso da sua empreitada. Boa leitura!
Dicas de como organizar um evento de dança
Um evento como um festival ou uma competição de dança oferece uma série de boas oportunidades para o organizador. Em contrapartida, gera necessidades específicas que devem ser consideradas. Confira abaixo algumas dicas cruciais para organizar esse tipo de evento.
1. Defina o formato e o tema do evento
O evento de dança em questão será um festival com diversas apresentações ou uma competição? Qual será o tema do evento? Ele será focado em um estilo de dança ou terá outros? Essas são questões determinantes para prosseguir no planejamento do seu evento. Outras questões relevantes que podem ser feitas são:
- Quais artistas irão participar do evento?
- Quantos dançarinos estarão envolvidos nas apresentações?
- Quais serão os critérios para definir os vencedores? (Caso haja competição).
- Quais serão os prêmios oferecidos aos vencedores? (Caso haja competição).
Iniciar o processo de planejamento respondendo esses tópicos é bem importante para não se deparar com surpresas ao longo da realização do evento.
2. Escolha do local
Tendo definido qual será o estilo ou estilos de dança do seu festival é essencial buscar por um lugar adequado para as apresentações. Considere que diferentes estilos possuem necessidades distintas.
Por exemplo, danças que contam com um número considerável de dançarinos como o break precisam de um palco maior. Já no caso de danças de salão, em que um casal se apresenta de cada vez, o palco pode ser menor. A prioridade deve ser entregar um espetáculo de entretenimento interessante para os espectadores.
Leve em conta ainda se o espaço será aberto ou fechado. Se a cidade onde o evento será realizado faz muito frio e/ou chove com frequência é interessante apostar num local coberto para evitar problemas. A facilidade de acesso ao local também é um ponto essencial a ser considerado.
3. Orçamento do evento
Durante a fase de planejamento é importante definir qual será o orçamento do evento. Esse tipo de evento geralmente desperta a atenção de potenciais patrocinadores. O ideal é ter opções de diferentes valores de cota de patrocínio para apresentar aos interessados.
Com diversas opções de formatos e valores é mais fácil conquistar bons patrocinadores para se aliar ao seu evento. Fechar parcerias é outra forma de financiar parte da organização reduzindo os custos da produção. Por exemplo, é possível ter um parceiro responsável pela praça de alimentação.
4. Ordem de apresentações
Geralmente, eventos de dança contam com a apresentação de diferentes dançarinos e grupos. Organizar a ordem de cada atração pode ter grande impacto no sucesso e aceitação do público. As apresentações serão realizadas em ordem alfabética ou pela relevância dos artistas?
É interessante pensar em qual sistema gerará mais engajamento no público. Lembre-se de que é importante também considerar o que irá manter o interesse dos espectadores em médio e longo prazo. Festivais de dança que duram mais de um dia podem ter as atrações divididas por estilos para atrair diferentes públicos.
5. Venda de ingressos
A venda online de ingressos é a forma mais prática para garantir que o público interessado realize a compra. Uma grande aliada dos organizadores de eventos para essa tarefa é a plataforma Lets.Events. Através dela é possível criar o ingresso do seu evento rapidamente e iniciar as vendas.
O site permite realizar as vendas por lotes e utilizar estratégias de marketing para impactar os potenciais interessados. Inclusive, é possível realizar promoções especiais para atrair mais público e acompanhar todo o processo de vendas com facilidade.
6. Desenvolva uma estratégia de divulgação
Uma boa estratégia de marketing é essencial para o sucesso de qualquer tipo de evento. É interessante investir na divulgação em locais voltados para esse tipo de atividade como academias e escolas de dança. Entre as estratégias off-line também é possível incluir a divulgação em outdoors, pontos de ônibus, através de flyers, entre outros.
Também é importante investir numa estratégia de divulgação pela internet. Redes sociais, blogs e páginas voltados para os apaixonados por dança são excelentes escolhas. Lembre-se, ainda, que cada estilo de dança tem o seu próprio público, então procure impactar essas pessoas especificamente.
7. Equipe de logística
Um evento com apresentações artísticas como um festival ou competição de dança demanda uma equipe de logística treinada. Lembre-se de que a segurança da estrutura, tanto para os artistas quanto para a plateia, deve estar em primeiro lugar.
Além de uma equipe especializada na montagem das estruturas, é essencial contar com boas equipes de som e iluminação. As apresentações devem ficar impecáveis em diferentes tipos de registros como filmagens e fotos feitas com smartphones.
8. Invista em registros de qualidade
Eventos culturais como festivais de dança devem contar com bons registros fotográficos e filmagens. Esses registros além de terem o valor de preservação da arte podem se tornar ferramentas de divulgação para edições futuras do festival. Então inclua no orçamento a contratação de um ou mais profissionais de registro.
9. Redes sociais alimentadas
Como citamos acima, os registros feitos durante o evento podem ser usados para divulgar novas edições do mesmo. Para fomentar o interesse do público no espaço de tempo entre uma edição e outra, sugerimos manter as redes sociais alimentadas. Fazer postagens com alguma frequência manterá o seu evento em evidência.
10. Avaliação
Por fim, para saber o que funcionou e o que pode ser aperfeiçoado em edições futuras invista numa estratégia de avaliação por parte do público.
Questionários podem ser enviados por e-mail ou até mesmo podem ser realizadas entrevistas durante o evento. Faça perguntas relevantes para entender o grau de satisfação do público.
Para conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor de eventos, acesse outras postagens do Lets.blog e aproveite!
